Continuer à se former quand on est secrétaire indépendante
Publié le samedi 30 juin 2018 par Celine Lieffroy | 0 commentaires
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Pour ma part, étant en coopérative d’activités, je bénéficie de l’offre de formations proposées par nos coopératrices et coopérateurs.
Je ne compte plus les ateliers et formations que j’ai pu suivre dans ce cadre, depuis les classiques ateliers d’intégration, à l’époque où je créais mon activité au sein de Coopaname, sur la gestion de projet, la démarche commerciale ou la communication, jusqu’aux formations plus spécifiques, comme l’autobiographie raisonnée ou la formation formateur de 5 jours que j’ai pu suivre en 2016…

Je continue par ailleurs à me former par moi-même, en ligne, par la veille et l’expérimentation, dans tous les domaines qui me passionnent, notamment ceux liés à la démarche commerciale ou au référencement (SEO) sur lequel reste basé le développement de mes activités…

Je vous encourage à toujours vous former sur les évolutions potentielles de vos métiers, comme sur les nouvelles manières de travailler, pour plus de bien-être, mais aussi de productivité.

Voici les témoignages de 5 secrétaires freelances qui vont dans ce sens :

Virginie, assistante de gestion indépendante (78)

Spécialisée en gestion et en organisation, elle a lancé MyassistantOnline, en 2014, sous le statut micro-entrepreneur, et travaille exclusivement pour des TPE, sur site, chez ses clients (30 %), ou à distance (70 %).

Avant de se lancer, Virginie avait un niveau BTS assistante de gestion et 15 années d’expérience dans le domaine de l’assistanat de gestion et la comptabilité.

Dans le cadre de son lancement, elle a bénéficié d’un accompagnement par un cabinet-conseil mandaté par Pôle emploi, mais « leur efficacité laissait à désirer ».
Elle n’avait alors pas spécialement suivi de formation dédiée à la création d’entreprise, si ce n’est un atelier animé par la Maison des entreprises.

Depuis, elle a passé un Titre d’Entrepreneur de la petite entreprise (TEPE) à la Chambre des métiers – qu’elle a validé en 2015 – et elle a démarré une licence en Contrôle de gestion qu’elle espère terminer cette année.

En parallèle, elle a suivi des formations courtes à la Chambre des métiers : anglais, outils Google, Publisher, Excel, contenus Web, l’innovation pour développer sa performance, la gestion administrative, construire et faire connaître son offre…

Toutes ces formations sont proposées au catalogue de la CMA des Yvelines, et coûtent 28 euros la journée.

Pour le TEPE, Virginie n’a déboursé que 150 euros, sur un coût total de 6.000 euros (pour 9 mois de formation).
Le reste a été financé par la CMA via la contribution à la formation professionnelle.

« J’ai eu connaissance de cette formation par la newsletter de la Chambre des métiers en fin d’année 2014. J’ai été à la réunion d’information début janvier 2015, et j’ai trouvé que le principe était très bien pour faire évoluer mon projet. »

La formation a démarré en mars 2015, à raison de 2 à 3 jours de cours en présentiel par mois, le reste du travail se faisant à distance (308 heures au total).
Le cursus a été validé par un examen oral devant un jury, ainsi qu’un dossier rendu en décembre 2015.

Avec le TEPE, passé après son démarrage, Virginie voulait mieux cibler son offre et définir une stratégie plus adaptée.
La licence qu’elle prépare actuellement a pour but de proposer un nouveau service à ses clients dans le cadre de son développement.

« Après le TEPE, je voulais préparer la licence d’Entrepreneur mais elle se faisait en présentiel 2 jours par semaine et un peu trop loin de chez moi.
Du coup, j’ai regardé les formations proposées en cours du soir au CNAM, avec la possibilité d’obtenir une licence. J’ai hésité entre Paie et Contrôle de gestion
. »

Virginie a finalement opté pour le contrôle de gestion, le cursus comprenant 6 modules, une certification en anglais (bulat) et un mémoire à préparer.

« J’ai commencé mes modules en octobre 2015, certains en cours du soir, d’autres à distance, puis en hybride (présentiel/distance). Je passe les 2 derniers la dernière semaine de juin.
Cinq des modules représentent environ 40 heures de travail et le 6ème module, 80 heures, sans compter le temps de travail à la maison
. »

Virginie est arrivée à organiser son activité pour se rendre en cours.

« Pour travailler à la maison, c’était un peu plus compliqué, surtout avec un enfant. Et au moment des examens, il m’a fallu prévoir plus de temps pour mes révisions. »

Le coût de la licence s’élève à 900 euros pour les 6 modules.

Au départ, Virginie n’avait pas pensé prévoir un budget formation dans son prévisionnel, mais elle le fait aujourd’hui systématiquement. Non seulement, parce qu’elle « adore apprendre », mais également parce qu’elle estime que les métiers d’assistance sont « en pleine transformation ».

« J’aimerais simplement insister sur l’importance de se former, surtout avec la transformation numérique. Les assistantes sont en plein dedans. »

Carol, secrétaire indépendante dans les Landes (40)

Spécialisée dans le médical, elle a créé Caral Secrétariat en 2011, sous le statut micro-entrepreneur, et travaille notamment pour des médecins. Elle fait beaucoup de transcriptions.

« Mais j’aime étendre mon activité à d’autres secteurs, car ce qui me plaît dans mon métier, c’est le fait de varier les missions. »

Aussi, ses clients peuvent également être des avocats, des chercheurs, ou encore des entreprises qui n’ont rien à voir avec le médical, des étudiants ou des particuliers.

Elle travaille quasiment exclusivement à distance.

Avant de se lancer, Carol avait une licence en espagnol et un certificat de formation au secrétariat médical et médico-social.
Elle cumulait déjà environ 10 ans d’expérience, notamment comme secrétaire médicale.

Elle n’avait pas suivi de formation spécifique pour son lancement, mais avait participé à deux réunions de la boutique de gestion et à un atelier création d’entreprise animé par Pôle emploi.

Depuis qu’elle est lancée, Carol a suivi une formation d’initiation au référencement avec la CMA des Landes, puis un MOOC « boostez votre référencement » (en cours).

« Je m’étais également inscrite pour la formation “création de sites internet” avec la CMA, mais elle a été annulée faute de candidats. »

Le coût de la formation CMA était de 40 euros pour une journée de cours en groupe et une demi-journée avec le formateur.
Le MOOC est gratuit. Seul le certificat est payant.

Carol a commencé le MOOC il y a environ un mois, et il lui reste encore 2 chapitres à terminer.

« Je l’ai un peu délaissé depuis 10 jours pour des raisons personnelles, mais je compte le terminer rapidement. »

Elle connaissait le format MOOC sans encore en avoir suivi un, de peur de ne pas avoir le temps nécessaire.

C’est dans le cadre de sa veille sur le référencement et le SEO qu’elle est « tombée » sur celui-ci, et qu’elle s’est finalement inscrite.

« Je m’intéresse beaucoup au référencement, j’aime ça, et ça faisait un moment que je souhaitais aller plus loin que l’initiation de la CMA. »

Pour celles et ceux qui ne connaissent pas le format, elle précise :

« Un MOOC est une formation en ligne. Les cours sont gratuits sur beaucoup de sites ; le certificat est payant. Cela laisse la possibilité de se former sur le sujet que l’on veut.
Pour celui-là, les cours étaient divisés en chapitres plutôt courts, sous la forme écrite et en vidéo, avec des exercices récapitulatifs en fin de chapitres, sous forme de QCM instantanément corrigés.
Tout est accessible dès le début, tu avances à ton rythme, ce qui est plutôt pratique quand tu as une activité professionnelle à côté.
Mais cela peut avoir aussi avoir l’effet l’inverse, car il n’y a aucune obligation…
 »

Elle encourage tout le monde à suivre ce type de formation qui permet de monter en compétences gratuitement.

« Cela peut aider à mettre à jour des connaissances et à être plus efficace au quotidien sur un sujet qui nous intéresse. »

Carol n‘avait pas prévu de budget formation lors de son lancement.
Elle n’en prévoit toujours pas, le tarif des cours qu’elle a suivis jusque là ne le justifiant pas.

Elle regrette qu’il ne soit pas si facile de trouver des formations en présentiel dans sa région.

« Quand on travaille seule au quotidien, c’est agréable de faire des formations en groupe, et non en ligne. »

En tout cas, elle ne manque pas d’envie pour de futures formations, notamment autour de la communication : rédaction web, retouche photo, construire une infographie efficace, création de sites internet…

Alexandra, assistante indépendante en Gironde (33)

Elle a créé AM-AI, en 2016, sous le statut micro-entrepreneur.

Avant de se lancer, Alexandra était titulaire d’une licence anglais-allemand et d’une formation d’attachée de direction. Elle avait travaillé 2 ans en cabinets d’avocats comme assistante de direction bilingue anglais avant d’intégrer la société Relay France où elle restée 8 ans.

Depuis son immatriculation à la CMA de Bordeaux, elle a pu suivre les formations suivantes :

  • En mars 2017, « Trouver ses premiers clients » (2 jours)
  • En juin 2017, « Micro-entreprise, changer de statut » (1 jour)
  • En septembre 2017, « Gestion du temps » (2 jours)
  • À partir de septembre 2017, ADEA – Assistant de dirigeant des entreprises artisanales – (2 ans à raison d’1 à 2 journées par semaine).

« La formation sur le développement commercial me paraissait un bon complément au Pack installation, afin de connaître les incontournables de la prospection. J’ai apprécié avoir en 2 jours un condensé de beaucoup des informations que j’avais déjà croisées dans le pack, avec des commentaires en direct, des exemples, des retours d’expériences, etc. »

Toutes ces formations ont été financées par la CMA.

« Nous avons droit à 105 heures de formations courtes par an, et les formations longues peuvent être prises en charge en complément. »

Seuls les frais d’inscription restent à charge.
Ils sont de l’ordre de 20 euros pour une journée ou de 30 euros pour 2 jours.

Pour la formation ADEA, Alexandra a payé 240 euros pour les 2 ans, sur un coût total de plus de 8.000 euros.

Pourquoi est-ce important pour elle de continuer à se former ?

« Je trouve qu’il est important de régulièrement se remettre à niveau, et la formation est un bon moyen.
J’apprécie aussi le fait que ça se déroule le plus souvent sur 1 ou 2 jours, car je sais que je vais me consacrer pleinement au sujet sur ce laps de temps, chose qu’il me serait plus difficile de faire seule dans mon coin.
Enfin, avoir un interlocuteur en face, prêt à répondre à nos questions de façon immédiate et échanger avec le reste du groupe est toujours très enrichissant
. »

Alexandra a choisi la formation ADEA, parce qu’elle était spécialement adaptée aux problématiques de l’artisanat.

« Je la voyais comme une très bonne carte de visite pour proposer mes prestations à des artisans. »

Elle dit apprécier sortir de chez elle une fois par semaine pour retrouver son groupe.

« Des liens se créent, et nous avons beaucoup de plaisir à étudier ensemble. On se soutient, on s’aide mutuellement, l’ambiance est très chouette. »

Cela reste une formation longue qui demande un certain investissement :

« On y consacre un jour par semaine, voire deux, certaines semaines. Il y a des contrôles continus et des examens finaux. La deuxième année est sanctionnée par un mémoire, en plus des examens. »

Au programme de la formation :

  • En 1re année :

Communication et gestion RH, avec 1 contrôle continu, 1 examen écrit final de 4 heures et 1 examen oral final de 40 minutes
Bureautique : Word et Excel avec 3 contrôles continus et 1 examen final de 4 heures
Comptabilité : 1 contrôle continu qui entre en compte pour la 2ème année avec la note de gestion

  • En 2ème année : Gestion, Stratégie commerciale et 1 mémoire

Alexandra arrive à la fin de sa première année.

« J’avais des acquis dans certaines matières, d’autres m’ont apporté beaucoup de nouvelles connaissances ou m’ont remise à niveau sur mes anciennes connaissances. Je gagne beaucoup à échanger avec le groupe, et je suis donc ravie d’avoir signé, malgré l’investissement que ça demande. »

Pour la suite, elle a déjà prévu les formations suivantes :

  • Outlook et One Note : « pour maîtriser ma boîte mail et mon agenda de façon optimale »
  • Sécurité informatique :

« J’aimerais trouver une formation accessible sur la cybersécurité, car nous travaillons de plus en plus avec l’informatique et je trouve essentiel d’être au courant des risques et de la façon de les éviter, que ce soit pour nous ou pour tous les fichiers/dossiers que nous partageons avec nos clients. »

  • Gestion de projet :

« Des outils de travail en groupe m’ont été présentés, et j’aimerais en trouver qui me conviennent et pourraient convenir à des clients pour leur proposer une optimisation de leur gestion de projets à plusieurs. »

Claude, assistante administrative et commerciale (77)

Installée en micro-entreprise, depuis 2013, elle intervient dans le sud de l’Île-de-France (77,91 et 94) sous la marque CLC’Secret@riat.

Ses clients sont des TPE, et notamment des artisans, auxquels elle propose des prestations de secrétariat classique, de phoning, d’aide à l’élaboration du document unique…

Elle travaille essentiellement à distance (80 %), mais aussi sur site, dans les locaux de ses clients (20 %).

Avant de se lancer, Claude cumulait déjà plus de 30 ans d’expérience, aussi bien dans le privé que le public.
Elle a été accompagnée par Pôle emploi, et son projet avait été validé par la BGE PaRIF.

Depuis son immatriculation, elle a suivi plusieurs formations, la première dédiée à la création de sites internet, via un centre privé, et les suivantes via la Chambre des métiers et de l’artisanat de Seine-et-Marne.

À la CMA, elle s’est notamment inscrite aux formations suivantes : Photoshop, référencement-SEO, création d’outils de communication (logo, flyer, vidéo, communiqué de presse).

« Cette offre de formation m’a permis de réaliser tous mes visuels. Le budget communication est donc réduit. C’est un plus lorsque l’on est une toute petite structure. »

Elle a également suivi des formations diplômantes comme le PCIE (Passeport de Compétences informatiques Européen) et l’ADEA (Assistante de dirigeant d’entreprise artisanale).

« La formation ADEA peut paraître longue, mais ce n’est que tous les lundis, sauf pendant les vacances scolaires.
Du coup, il faut compter 2 ans et demi pour arriver à son terme
. »

Le programme :

Module 1 : Communication (70 heures)
Module 2 : Gestion de l’entreprise artisanale (203heures)
Module 3 : Secrétariat et bureautique (112heures)
Module 4 : Stratégie et technique commerciales (98heures)
Module facultatif : Prérequis informatique (42heures)
Module facultatif : Bâtiment (49 heures)

Pour le PCIE, il peut se passer plusieurs mois entre deux sessions.

Module 1 : Technologies et Société de l’Information
Module 2 : Gestion des documents (Windows)
Module 3 : Traitement de texte (Word)
Module 4 : Tableur (Excel)
Module 5 : Base de données (Access)
Module 6 : Présentation (PowerPoint)
Module 7 : Services d’information et Outils de communication (Internet Explorer et Outlook)

« Après chacun des cours, nous nous connectons via nos codes accès communiqués ultérieurement par la CMA pour répondre aux questions via les choix proposés.
C’est assez stressant, car le temps est très court. Il faut avoir 75 % des réponses pour obtenir le PCIE
. »

Dernièrement, Claude s’est inscrite à une formation de formateurs afin de proposer des formations en bureautique et en gestion du temps de travail.

Pour suivre ces formations, il faut savoir jongler avec la vie professionnelle et familiale…

« Mais l’avantage d’être freelance, c’est que je ne suis pas contrainte à des horaires de bureau.
Le fait d’avoir mon planning à l’avance me permet de m’organiser aussi bien professionnellement que personnellement
. »

À la CMA de la Seine-et-Marne, les formations courtes ne coûtent rien, et les formations longues sont prises en charge via le conseil de formation.

Si bien que Claude ne prévoit pas spécialement de budget formation.

« Pour profiter de ces formations, on me demande 50 euros/an lors de la première inscription de l’année. Cette somme ne sera encaissée que si je ne viens pas, histoire de nous responsabiliser.
Idem pour les formations longues, on m’a demandé 200 euros à l’inscription, il y a 3 ans, et le chèque n’a jamais été encaissé
. »

Sophie, assistante indépendante dans le Val-d’Oise (95)

Elle a créé SJ95 Secrétariat en 2010 sous le statut micro-entrepreneur.

Avant de se lancer, elle était diplômée d’un titre professionnel de niveau IV et avait cumulé plusieurs années d’expérience en tant que secrétaire auprès de médecins ou d’avocats.

Elle n’a pas été accompagnée pour la création de son activité, et à cette époque, le stage de préparation à l’installation (SPI) n’était pas obligatoire.

Depuis, elle s’est inscrite à diverses formations (en comptabilité, en communication, création de logo et de plaquette) proposées par la Chambre de métiers et de l’artisanat du Val d’Oise.

Le coût de ces formations s’élève à 62 euros par semestre (frais de dossier).

Actuellement, elle suit une formation diplômante (TEPE) et une formation de relecteur/correcteur par correspondance par le biais du Centre d’Écriture et de Communication.

Le coût de cette formation est de 1.500 euros dont une partie a été prise en charge par le FAFCEA (pour la partie correspondante aux regroupements).

Sophie prévoit toujours un budget pour se former.

« Il est important de se former tout au long de sa carrière professionnelle. Cela nous permet d’avoir de nouvelles connaissances et de “faire grandir” l’entreprise.
À l’issue de mes formations, je vais pouvoir proposer de nouvelles prestations
. »

Et vous, pensez-vous toujours à vous former ? Avez-vous fait des formations depuis que vous êtes lancé.e ? Si oui, lesquelles ?

Crédits photos : Justin Klubnik

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