La permanence téléphonique est une branche à part du secrétariat indépendant, car elle est assez difficile à mener de front avec d’autres prestations. Rien de plus énervant que d’être dérangée par le téléphone alors qu’on est en plein boulot.

C’est pourquoi il faut bien réfléchir avant de s’y lancer, car une fois commencé, votre téléphone n’arrêtera plus de sonner. La perm, c’est un peu tout ou rien.

On entend beaucoup d’avis sur cette prestation, souvent négatifs. Cependant, une fois que vous aurez lu cet article, vous verrez que la permanence téléphonique, c’est top !

par Tatiana RABIN - Votre Accueil Téléphonique

Quand j’ai envisagé de me mettre à mon compte en tant que secrétaire indépendante, je ne voulais surtout pas entendre parler d’accueil téléphonique. Pourquoi ?
Premièrement, je déteste le téléphone ! C’est énorme comme raison, non ?

Deuxièmement, j’aime la liberté.
Je ne voulais surtout pas me retrouver enfermée avec des horaires contraignants, même si c’était moi la chef…
Vous vous demandez sans doute comment j’ai pu passer de ces deux conditions inébranlables à la création d’une entreprise qui ne fait que de la gestion d’appels, non ?
(Moi aussi, parfois, je me le demande…)

Qu’est ce que la permanence téléphonique exactement ?

Il s’agit de prendre en charge les appels d’une personne, d’une société ou d’une entreprise, puis de noter et de transmettre les rendez-vous ou les messages.
Il est clair que la tâche change peu et que vous n’aurez pas beaucoup de variété dans la journée.
Il faut donc aimer et se sentir à l’aise dans une certaine routine.

Cependant, en fonction de votre clientèle, les appels eux-mêmes pourront varier : prise de rendez-vous pour des professions médicales, de messages pour des artisans, des avocats…

Voilà déjà en quoi je me trompais quand je pensais que la permanence téléphonique n’était pas pour moi.
En réalité, je déteste appeler, mais j’adore répondre au téléphone.
J’aime le contact (même uniquement téléphonique), et j’ai toujours le sourire.
Le premier inconvénient n’avait du coup pas lieu d’être.

Rester bloquée chez soi toute la journée…

Deuxième frein et le plus important : « quand tu fais de la perm, tu es bloquée chez toi ! », voire « tu es bloquée toute la journée dans ton bureau ! » Diantre, cela ne donne pas envie.

Alors, c’est vrai ou c’est faux ?
Eh bien, c’est vrai… et c’est faux…

C’est vrai dans le sens où vous êtes bien à votre domicile (mais franchement, quitte à travailler, je préfère être chez moi plutôt que dans une entreprise, pas vous ?), mais vous n’êtes pas bloquée chez vous 24h/24 pour autant.

Le secret est… d’avoir une collaboratrice.
C’est indispensable de toute façon. Vous aurez besoin de vacances, de temps libre pour un rendez-vous chez le médecin, de moments off…

À peine avais-je signé avec mon premier client que je devais m’absenter une journée. Panique à bord ! Mais grâce au forum des télésecrétaires, j’ai trouvé une collaboratrice en une semaine et elle me dépanne sans arrêt.

Un rendez-vous chez le médecin pour le certificat médical de ma fille à 17 heures : collaboratrice ! Le plombier qui débarque pour installer la douche : collaboratrice ! Personne pour aller chercher la petite à l’école : collaboratrice !!!
(Euh, c’est moi qui vais chercher ma fille, pas ma collaboratrice…)

Et je retrouve la liberté :-)
Évidemment, pendant ce temps-là, je ne gagne pas d’argent, mais je ne suis pas bloquée derrière mon téléphone 11 heures dans la journée.

Bloquée dans mon bureau ? Pas vraiment non plus, même si c’est l’endroit le plus agréable pour travailler au calme.
Entre les tablettes, les casques desquels on peut décrocher, les téléphones sans fil…, il y a désormais plein de solutions pour travailler de partout dans la maison.

Les horaires

Troisième inconvénient important : les horaires.

Il y a, à mon sens, deux façons de faire de la permanence téléphonique : vouloir gagner plus d’argent en multipliant les heures et le nombre d’appels, ou alors chercher simplement à gagner sa vie correctement.

Je suis dans la deuxième catégorie. Je ne pourrais pas vraiment vous parler de la première, d’autres le feraient mieux que moi, je suis même encore loin d’avoir atteint mon quota minimal souhaité, mais je peux vous montrer que c’est possible.

J’ai choisi des horaires que peu de secrétaires en permanence téléphonique choisissent.
Je travaille 37 heures/semaine, je ne travaille pas après 18 heures, j’ai une pause de deux heures à midi, et j’arrête de travailler le vendredi soir.

J’ai longuement hésité à me lancer, car quand je surfais sur le net, je voyais des permanences de 50 heures, 60 heures, et même plus…
Pour moi, c’était impossible comme amplitude horaire. Je voulais profiter de ma famille.

J’ai démarré en choisissant des « petits » horaires.
Après tout, c’était à moi de décider. Et si ça ne marche pas, il sera toujours temps, soit d’augmenter mon amplitude horaire, soit de changer de prestation…

Les premiers clients

J’ai commencé à prospecter en juillet, et depuis août, j’ai signé avec 5 clients, uniquement dans le médical.
Mes horaires ne leur ont pas posé problème, même si, eux, sont présents après 18 heures ou certains samedis, d’ailleurs.

Je rappelle que je suis débutante, que je n’ai pas encore assez de clients pour dégager un chiffre d’affaires suffisant, et qu’il est possible que je change d’avis dans quelques mois sur mes horaires. Mais pour l’instant, le besoin ne s’en est pas fait sentir.

Dans tous les cas, il sera plus facile de dire à mes clients : « Désormais, je prends vos appels aussi le samedi », plutôt que « Bon, les gars, ras-le-bol de bosser jusqu’à 19h30, j’arrête à 18 heures désormais ! ». Pas sûr que les clients apprécient !
Par contre, dans l’autre sens, c’est tout bon, on augmente son offre de service.

Conclusion

Pour l’instant, personnellement, je ne vois que des avantages à faire de la permanence téléphonique :

Je suis chez moi, mais j’ai plein de contacts (certes téléphoniques, mais ça me suffit), et j’ai encore le temps de blaguer avec certains patients. Il y en a même qui me donnent les coordonnées de leurs praticiens sans secrétaire… Elle n’est pas belle la vie ?

J’ai des horaires fixes ; j’y vois un énorme avantage. Je ne travaille ni le soir ni le week-end. À 18 heures, le répondeur se met en route automatiquement et c’est fini jusqu’au lendemain. Je n’ai jamais de retard, plus de travail à finir…, pas de clients qui m’appellent au dernier moment pour un travail urgent. Mes nuits sont douces…

Les frais de fonctionnement sont peu élevés, et le chiffre d’affaires est assez constant d’un mois à l’autre dès qu’on a des clients récurrents. On sait où on va, et on peut gagner sa vie correctement.

Je ne suis pas bloquée chez moi en réalité. J’ai une collaboratrice tip-top. Je bascule mes lignes dès que j’ai besoin de temps.

Bref, à mon sens, la permanence téléphonique, ce ne sont presque que des avantages.
Avouez, je vous ai convaincues, non ?

Tatiana RABIN
Votre Accueil Téléphonique
Tél. : 09 73 01 97 97

[Cet article est extrait de l’eMag N°1 du 1er trimestre 2014]

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