Les outils pour la retranscription audio
Publié le mardi 22 juillet 2014 par Celine Lieffroy | 3 commentaires
Classé dans : Prestations - Retranscription audio - Outils - Matériel -

Cet article fait suite aux nombreuses questions qui me sont posées sur le matériel nécessaire pour la retranscription audio.

Bien sûr tour ceci n’est pas obligatoire et un matériel de base suffira pour exercer cette prestation (Scribe + casque).

Pour transférer vos gros fichiers avec vos clients :

Un client souhaite vous faire parvenir ses enregistrements audio, mais ses fichiers sont trop lourds pour être envoyés par mail…

Voici quelques solutions utilisées par les télésecrétaires.

Via le service de Free

Service facile et sans inscription ouvert à tous les internautes (limité à 1 Go par fichier).

Vous pourrez envoyer un même fichier à 3 destinataires différents et l’accès par mot de passe est proposé.

Attention aux temps de téléchargement des fichiers qui peuvent être (très) longs, notamment en fin de journée.

Possibilité de télécharger des fichiers jusqu’à 10 Go grâce à Filezilla.

Aujourd’hui, la plupart des télésecrétaires préfèrent utiliser le service WeTransfer.

L’interface est également facile et sans inscription, ouverte à tous les internautes (jusqu’à 2 Go).

Le nombre d’envois n’est pas limité.
Possibilité de passer à 10 Go en version payante. Celle-ci permettant également de disposer d’un nom de domaine personnalisé avec le stockage de ses fichiers protégé par un mot de passe.

Vous pouvez également vous servir de vos espaces de stockage en Cloud tels que Dropbox ou OneDrive de Microsoft.

Ces solutions nécessitent une inscription, voire le téléchargement de l’application sur votre ordinateur. En revanche, elles permettent d’aller plus loin que le simple transfert de fichiers avec vos clients.

Vérifiez également si vous ne disposez pas d’un accès FTP via l’hébergeur de votre site internet (OVH par exemple).

Les logiciels et kits de retranscription

Si vous avez déjà essayé, vous savez qu’il n’est pas évident de taper un texte que vous écoutez simplement sur internet.

Il vous faudra écouter, mettre sur pause avec la souris, revenir à Word pour saisir ce que vous venez d’entendre. Cela prend un temps fou !

Pour gagner du temps, il existe des logiciels de transcription dont le plus utilisé est Express Scribe.

Une fois téléchargé, Scribe express permet de contrôler la lecture du fichier, soit au moyen d’un pédalier, soit au clavier.

Pour ma part, je n’ai jamais travaillé qu’au clavier (sans pédale).
Il suffira de maitriser les touches pré enregistrées :

F9 lecture
F4 pause
F7 retour
F8 avance rapide

Vous pouvez programmer les autres touches en fonction de vos besoins.

F5 vous permet de revenir sur votre écran Scribe (alors que vous étiez sans doute sur Word)
F6 de revenir à l’écran précédent (sans doute Word)

F2 est pré programmé à une vitesse de 50 %
F3 est pré programmé à une vitesse de 150 %
F10 vous permet de revenir à 100 % quelque soit la vitesse à laquelle vous étiez en train de travailler
Cela peut parfois s’avérer utile, car le ralentissement de la vitesse déforme aussi les voix.

Une des fonctions de Scribe Express est aussi de pouvoir diminuer la vitesse de lecture, de manière à pouvoir saisir en même temps que la personne parle.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’Express Scribe :
http://www.nch.com.au/scribe/fr/screenshots.html

Le logiciel existe en version gratuite et en version Pro.

La version gratuite prend en charge les formats audio les plus communs, comme wav, mp3, wma et dct.

Pour les formats spécifiques à certaines marques comme les ds2, il vous faudra passer à la version pro (22 euros environ).

Sinon, il vous faudra opter pour un convertisseur de fichiers audio, soit gratuit, soit payant.

Par exemple, le logiciel convertisseur de fichiers audio de Switch, dont le prix est à peine moindre que la version Pro d’Express Scribe (11 euros environ).

À ma connaissance, aucun convertisseur gratuit ne prend en charge le format ds2 (fichiers Olympus utilisés notamment par les avocats et les médecins).

D’une manière générale, mon conseil est de vous contenter de la version gratuite, jusqu’à ce que vous rencontriez le problème d’un fichier non pris en charge.

Il sera toujours temps de passer à la version supérieure en quelques clics.

Gardez également dans vos favoris la page solutions de l’éditeur (NCH) pour les problèmes techniques les plus souvent rencontrés :
http://www.nch.com.au/acm/fr/support.html

Une alternative à Express Scribe est le logiciel Transcriber, mais je n’ai jamais travaillé avec.

Les pédaliers

Certaines ne peuvent travailler qu’au pédalier. C’est une question d’habitude.

Plusieurs types de pédaliers existent sur le marché, par exemple :

  • Le Kit de transcription Philips 7177 (220 euros environ)
  • Le Kit de transcription Olympus AS2400 (150 euros environ)

Je n’ai évidemment pas de préférence, puisque je n’ai jamais travaillé avec pédalier, si ce n’est chez mes clients, et je n’aime pas ça !

Mon conseil : recherchez également les bonnes affaires en occasion sur les sites de petites annonces en ligne.

En ce qui concerne le matériel, il faudra aussi vous doter d’un bon casque :

  • Suffisamment confortable pour pouvoir le porter pendant des heures
  • Suffisamment performant pour couvrir les bruits extérieurs, notamment si vous travaillez dans un environnement bruyant (à Paris, l’été et les fenêtres ouvertes, par exemple).

Je n’ai pas de conseil à vous donner, d’autant que cela va beaucoup dépendre de votre budget.
Pensez également aux bonnes affaires en occasion…

Pour retranscrire les vidéos

Votre client vous livre ses fichiers sur un DVD, mais il s’agit d’un format vidéo...

Pas de panique, il existe des logiciels pour convertir les fichiers vidéo en fichiers audio.

Par exemple :
Le logiciel Format Factory qui est gratuit et permet de convertir vos DVD en fichiers son.

Si ça ne marche pas, vous avez aussi cette solution payante :
AVS Video Converter

Son coût est d’environ 50 euros pour une utilisation illimitée.

Pour les plus dégourdis d’entre vous, vous pourrez également vous servir d’Audacity (logiciel gratuit) en recherchant des tutos sur internet « Comment extraire le son d’une vidéo ».

Par exemple :
http://www.dailymotion.com/video/xdgiry_extrait-son-d-un-film-avec-audacity_tech
http://www.youtube.com/watch?v=JH6T9QHTWr8

Et puis, pour les plus nuls d’entre vous (comme moi), il existe une solution très simple pour peu que vous soyez équipé d’un petit dictaphone numérique (pas cher) :

Faire tourner vos vidéos dans une pièce silencieuse de votre domicile en les enregistrant au moyen de votre dictaphone.

Pour ma part, c’est toujours ce que j’ai fait et je m’en suis très bien sortie. Cela me permettait de disposer d’un fichier son que je pouvais ensuite retranscrire avec Expresse Scribe, comme d’habitude.

Mes tarifs en retranscription vidéo étaient donc majorés du temps de la conversion, ce qui était très bien compris par mes clients.

Notez qu’il suffit parfois de cette majoration pour que vos clients vous disent qu’ils peuvent très bien vous fournir des fichiers mp3… et le problème est résolu !

Comment convertir vos cassettes en fichiers audio ?

Rares sont ceux qui travaillent encore avec des cassettes analogiques, mais cela peut encore se trouver pour certaines missions.

S’il s’agit d’un client avocat ou médecin, aucun doute à avoir : il va falloir le convertir au numérique, sinon cela risque de compliquer sérieusement votre collaboration.

Pour les autres types de mission, il va falloir déterminer de quel type de cassettes il s’agit :

  • Mini-cassettes
  • Micro-cassettes
  • Cassettes standards

Dans tous les cas, il vous faudra l’appareil adéquat pour la lecture de ces cassettes (dictaphone analogique, magnétophone, chaîne Hifi avec lecteur de cassettes…)

Ensuite, vous pourrez soit :

Enregistrer le son de ses cassettes une par une au moyen d’un dictaphone numérique (dans une pièce silencieuse)

Convertir le son de ces cassettes au moyen d’une prise Jack et d’un logiciel de montage son :

Par exemple avec Audacity (gratuit) :
http://www.commentcamarche.net/faq/192-numeriser-ses-cassettes-audio-ou-vinyles-sur-cd-ou-disque-dur

Ou avec AVS Audio Recorder (payant) :
http://www.avs4you.com/fr/Guides/How-to-rip-old-home-tapes.aspx

Pour l’une de mes missions de retranscription de conseils municipaux, le client m’avait fourni une vingtaine de cassettes standards.
Étant donné l’ampleur de la mission et mon incompétence en informatique, j’avais alors acheté un appareil me permettant de numériser ces cassettes plus simplement.

J’avais trouvé le convertisseur Ion Tape Express (environ 36 euros) en cherchant « convertir cassettes audio en MP3 » sur internet.

Comment supprimer les bruits de fond sur un fichier ?

Votre client a réussi à vous faire parvenir son fichier. Super !
Mais vous vous apercevez rapidement que le bruit de fond est insupportable et couvre la voix des participants…

Encore une fois, pour les plus audacieux, vous pouvez vous servir du logiciel Audacity (gratuit) en vous aidant des tutos trouvés sur internet,

Par exemple :
http://www.tutoriels-animes.com/comment-supprimer-bruit-de-fond-mp3.html

Pour les nuls (comme moi), il existe un logiciel pour vous aider à nettoyer vos fichiers :
MAGIX Audio Cleanic (50 euros environ).

« MAGIX Audio Cleanic 2014 a été mis au point pour tous ceux qui souhaitent obtenir
un son parfait le plus rapidement possible.
En seulement quelques clics, numérisez, éditez ou optimisez votre contenu audio. Grâce à l’interface intuitive du logiciel, même les tâches les plus ardues deviennent un jeu d’enfant. »

Il permet notamment la suppression de bruits indésirables tels que les bruits du vent et de la pluie, les craquements, les bourdonnements, les bruits urbains et de circulation, etc.

En revanche, vous ne pourrez rien faire pour les personnes qui parlent en même temps, qui n’articulent pas ou qui ont un fort accent…

La retranscription assistée par ordinateur :

Certaines télésecrétaires travaillent avec un logiciel de reconnaissance vocale comme Dragon Naturally Speaking.

Je n’ai jamais travaillé avec ce logiciel, donc je ne pourrais guère vous en parler sinon vous résumer les retours que j’ai pu en avoir.

Un des prérequis est de pouvoir travailler dans un environnement absolument silencieux, ce qui n’est pas mon cas (fenêtre sur la rue).

Pour espérer gagner du temps avec un tel logiciel, il va falloir prendre le temps (quelques mois) pour « éduquer » votre Dragon, en espérant qu’un « bug » ne le réinitialise pas…

Avant de parvenir à ce résultat, Dragon ne vous permettra pas de gagner du temps, car vous saisirez toujours plus vite que lui, d’autant qu’il vous faudra prendre le temps de corriger ses erreurs.

Néanmoins, il vous fera sans doute gagner en confort de travail en vous permettant d’adopter une meilleure posture que lorsque vous tapez sur votre clavier à longueur de journée.

Le principe consiste à dicter ce que vous entendez au casque pendant que le logiciel saisit ce que vous dîtes.

La correction orthographique

Enfin, s’il est un logiciel que je vous conseillerais d’acquérir rapidement (en dehors de l’indispensable Scribe express), c’est une solution de correction orthographique, autre que celle (insuffisante) proposée par Microsoft avec Word.

La plupart des télésecrétaires travaillent avec Antidote (environ 100 euros).

Pour le reste, d’une manière générale, je vous conseillerais de n’acheter votre matériel qu’au fur et à mesure de vos besoins, car il est fort probable que le matériel de base (Scribe + casque) vous suffise amplement.

Vous pouvez évidemment compléter cet article par vos commentaires, notamment si vous connaissez des logiciels que je n’ai pas cités.

Je reste également à votre disposition pour répondre à vos questions.

Commentaires
Le mercredi 30 juillet 2014 à 16h18

En ce qui concerne le logiciel de transcription DRAGON, si vous avez un enregistrement audio, vous pouvez également vous servir de la transcription d’enregistrement (dans outils).

Un gain de temps incalculable quand vos compte-rendus durent entre 3 et 6 h : il vous faut faire la mise en page et la correction mais plus besoin de taper, taper ...
Au fur et à mesure que vous l’utilisez, il mémorise les noms propres et autres .

En ce qui me concerne, je l’ai adopté et je n’en changerai pas.

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Le mercredi 30 juillet 2014 à 17h05

Personnellement, je n’ai jamais travaillé avec Dragon, mais j’ai plusieurs clients qui ont testé le logiciel et... qui reviennent vers les secrétaires ! Ouf !
Pédalier ou pas pédalier ? Je suis une inconditionnelle du pédalier après avoir travaillé plusieurs années sans ! J’ai en effet profité d’une embellie de mon activité pour investir et je ne le regrette pas car je gagne beaucoup de temps. On a beau être rapide avec les commandes au clavier, on perd forcément du temps, alors qu’avec un pédalier, les petits doigts continuent à taper.
Depuis un an, je fais énormément de retranscription audio essentiellement pour des médecins, et je ne me passerais plus du pédalier pendant que le pied effectue les arrêts et éventuels retours en arrière.
A utiliser aussi sans modération : les insertions automatiques ! Mais je l’ai déjà dit dans un commentaire sur un précédent article.

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Le vendredi 17 novembre 2017 à 00h36

J’ai travaillé avec Express Scribe. La première fois, j’ai un peu galéré pour charger le fichier. Mais au bout de quelques essais, j’ai enfin réussi, et aussi réussi à paramétrer la vitesse de la discussion. Ce qui est très pratique, car quand on maîtrise la vitesse de frappe, on peut rapidement dactylographier à la vitesse de la parole.

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