Remboursement des frais et débours
Publié le lundi 4 février 2013 par Celine Lieffroy | 3 commentaires
Classé dans : Comptabilité - Gestion -

Vous êtes télésecrétaire et il vous arrive d’engager des frais pour le compte de vos clients ou dans le cadre d’une mission.

Voici quelques éléments pour bien faire la distinction entre les frais et les débours et bien comprendre leurs modalités de remboursement.

Qu’est-ce qu’un remboursement de frais ?

C’est une dépense que vous engagez dans le cadre d’une mission pour un client et pour laquelle la facture est à votre nom.

Cela peut être des frais de transports et de restauration pour une mission, par exemple.

Ces frais sont engagés dans le cadre d’une mission, mais vous concernent personnellement.
Ils ne pourront passer en débours.

Quand vous souhaitez vous faire rembourser par le client, il vous faudra les mentionner sur votre facture, en y joignant éventuellement la copie.

Pour les entrepreneurs au réel, la TVA s’appliquera également sur ces frais.
Pour les auto-entrepreneurs, le montant de ces frais s’ajoutera à leur chiffre d’affaires sur lequel sont calculées leurs charges.

Dans ce cas, il conviendra d’appliquer une marge sur ces frais, ce qui est tout à fait légal, de manière à couvrir vos propres charges.

Par exemple,
Pour un billet de train à 98 euros, vous pourrez facturer : 98 + 21 % = 118,60 euros.
De cette manière, vous ne serez pas pénalisé.

Qu’est-ce qu’un débours ?

C’est une dépense que vous engagez pour un client et pour laquelle la facture est à son nom.

Typiquement, pour une secrétaire indépendante, c’est lorsque vous achetez des timbres pour votre client ou que vous avancez les frais d’impression des rapports dont vous vous êtes chargé de la mise en forme.

Le remboursement des débours s’effectue au centime près et ne rentre pas en ligne de compte pour le calcul de votre chiffre d’affaires.

Pour que tout soit clair et transparent pour l’administration fiscale, il convient de faire apparaître ces débours à part dans votre facture.
Ils ne seront alors pas à prendre en compte dans votre chiffre d’affaires.

N’oubliez pas d’en garder une copie comme justificatif.

En ce qui concerne les auto-entrepreneurs :

Cette question du remboursement des débours pour les auto-entrepreneurs a fait l’objet d’une réponse ministérielle parue au Journal officiel de l’Assemblée nationale du 29 mars 2011 :

Interrogée au sujet de la situation d’un auto-entrepreneur, la ministre de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi rappelle que le chiffre d’affaires doit inclure les remboursements de frais perçus de ses clients, « sauf à ce qu’ils puissent être qualifiés de débours (c’est-à-dire qu’ils soient engagés au nom et pour le compte du client et que l’auto-entrepreneur lui en fasse une reddition de compte exacte, voir en ce sens le paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009)  »
Source : réponse ministérielle n°93336
http://questions.assemblee-nationale.fr/q13/13-93336QE.htm

Étant précisé dans le paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009 que :

« En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte… »
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2009/4fepub/textes/4g309/4g309.pdf

Commentaires
Le mardi 26 février 2013 à 15h13

Bonjour,

As-t-on le droit de nous facturer une intervention (formateur) + les frais SNCF et appliquer la tva 19.60% sur la totalité ?
peut-on imposer au formateur de lui rembourser lors de sa venue ?
Je n’arrive pas à trouver une source officielle.

Je vous remercie

Cordialement

Mme BEDU

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Le jeudi 28 août 2014 à 09h51

Bonjour,

Merci pour cet article très utile, il est clair et permet de bien faire la distinction entre ces 2 types de frais.
Encore merci pour votre site et vos articles toujours bien tournés, bien documentés et instructifs !

A. OLONA

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Le vendredi 29 août 2014 à 08h18

Bonjour Céline,
Encore une fois, un article très utile et clair.
Il est vrai que pour nous, secrétaires en auto-entreprise, les débours peuvent être intéressants dans le sens où l’avance des frais ne rentre pas en compte dans le calcul du chiffre d’affaire et donc des charges à payer.
Et cela m’amène à réagir aussi sur les avantages (ou plutôt les inconvénients) à faire de la sous-traitance lorsqu’on est sous ce statut car lorsqu’une consœur nous facture une intervention que nous lui avons sous-traitée, non seulement nous allons payer cette facture (sortie d’argent, ce qui est bien normal, hein !) mais puisque nous facturons le montant global à notre client (incluant la prestation de notre consœur), nous paierons en plus des charges sur ce montant-là, car cela rentre dans les frais et non dans les débours..
Aussi convient-il de rester vigilant !
Merci encore.

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