Retranscription audio, en quoi cela consiste-t-il ?
Publié le vendredi 20 septembre 2013 par Celine Lieffroy | 1 commentaires
Classé dans : Prestations - Secrétaire médicale - Retranscription audio - Secrétaire juridique -

Comme le savent la plupart d’entre vous, en tant que télésecrétaire, j’étais spécialisée en retranscription audio.

Je travaillais à la fois pour des avocats comme secrétaire juridique à distance.
Dans ce cadre, mon travail consistait essentiellement à saisir sous audio les fichiers MP3 envoyés par mes clients, avocats ou huissiers de justice.
Il pouvait s’agir de constats, d’états des lieux surtout, de courriers ou de différents actes juridiques, tels qu’assignations et conclusions.

Pour le reste, mon travail en retranscription audio relevait de missions très différentes.

En effet, comme j’aime à le rappeler, la retranscription audio n’est qu’une technique.
Cela consiste à retranscrire par écrit ce qui est enregistré oralement sur un support audio.

Différentes missions peuvent en découler :

La frappe sous audio, notamment pour des médecins ou des avocats.

Votre client vous dicte au moyen de son dictaphone numérique ses courriers, comptes rendus d’examens ou de consultation que vous retranscrivez sous Word, selon les modèles de documents qu’il vous aura préalablement fournis.

La retranscription d’entretiens

Un entretien est entendu comme une suite de questions et de réponses entre un interviewer et un interviewé.
Cet exercice est souvent pratiqué par des étudiants ou des chercheurs dans le cadre d’un programme de recherche (leur thèse par exemple, mais pas seulement).
Cela peut-être également le fruit du travail d’un consultant ou d’une agence de communication.

Votre travail consiste alors à retranscrire, le plus souvent en mot à mot, la teneur des propos de l’interviewé, selon la trame fournie par votre client.

La rédaction de procès-verbal de réunions

La retranscription de réunion suppose un degré de complexité supérieure dans la mesure où vous allez être confronté à plusieurs interlocuteurs dont, la plupart du temps, il faudra reconnaître les voix (ce qui n’est pas toujours possible).
Les intervenants peuvent également parler en même temps. Il faudra alors démêler les propos des uns et des autres.

En général, le client, un comité d’entreprise, par exemple, vous fournit la liste des participants, l’ordre du jour, et parfois différents documents qui vous permettront de mieux comprendre de quoi il s’agit.

La rédaction de compte rendu de réunion

Cette mission suppose des qualités de synthèses plus poussées, mais le principe est le même.
Au lieu de reprendre l’intégralité des propos des intervenants, il vous faudra reprendre les idées principales de leurs échanges et les ordonner en fonction du plan de la réunion qui vous aura été fourni.

La retranscription de colloques ou de conférences

Cette prestation a ceci d’agréable que les intervenants parlent les uns après les autres, après avoir été présentés.
Vous savez donc qui parle et l’interlocuteur peut garder la parole assez longtemps, ce qui vous permet de vous habituer à son débit et à ses habitudes de langage.

En tant que télésecrétaire, vous pouvez proposer toutes ces prestations à la fois, ou vous spécialiser dans l’une ou l’autre, par exemple le secrétariat médical.

Vous pouvez également, bien que ce soit plus compliqué pour cibler vos clients, vous spécialiser dans un domaine d’expertise :

  • Le BTP
  • Le médical
  • L’écologie…

Cela vous permettra de maîtriser la terminologie.

Je me souviens notamment d’avoir travaillé pour le comité d’entreprise d’une grosse société de BTP spécialisée dans le béton.
Les premières missions avaient été particulièrement fastidieuses pour moi, le temps de m’habituer à leur vocabulaire.

De même, j’avais travaillé pour une association spécialisée dans l’entretien des forêts, ce qui supposait de connaître les différentes essences d’arbres et les différentes arboricoles…

J’espère que cet article vous permettra d’y voir plus clair en ce qui concerne la retranscription audio.

Sinon, vous pouvez me contacter pour en savoir plus, ou compléter mes propos en commentaires.

Crédits photo : Moyan Brenn

Commentaires
Le jeudi 24 juillet 2014 à 20h22

Dans un précédent article, j’avais indiqué la nécessité d’acquérir un matériel de pointe pour faire des transcriptions audio.
En effet, un bon matériel diminue la durée de la retranscription de façon considérable.
Pour réduire encore la durée de travail sur un fichier audio, il faut se matérialiser avec les insertions automatiques et ne pas hésiter à en créer aussi souvent que cela peut faire gagner du temps.
Je travaille avec plusieurs médecins qui utilisent toujours les mêmes tournures de phrases, du genre "Je ne manquerai pas de vous informer des résultats de cet examen dès qu’ils seront en ma possession." Eh bien, on peut ne taper qu’un mot, par exemple "informer" puis F3 et la phrase entière s’inscrit dans le document ! C’est un gain de temps énorme car on peut ainsi laisser la bande tourner.
Autre tip : utiliser la fonction ralenti. Je la mets à 50% du débit normal de parole et cela me permet de gagner beaucoup de temps !
Bref, avec de l’entraînement et un usage forcené des insertions automatiques, on peut ramener le temps de transcription à 5h30 pour une heure !

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