Retranscription audio : quelles compétences et aptitudes ?
Publié le vendredi 4 octobre 2013 par Celine Lieffroy | 4 commentaires
Classé dans : Prestations - Retranscription audio - Formation -

Dans la série retranscription audio, j’aimerais maintenant aborder la question des compétences et des attitudes à avoir.

En effet, les secrétaires indépendantes ont une vision souvent fausse de cet exercice :

  • Soit qu’elles en sous-estiment la difficulté
  • Soit qu’elles en surestiment les inconvénients

Je fais partie de ceux qui pensent que tout le monde peut faire de la retranscription audio, sous réserve :

  • de maîtriser la langue française, la syntaxe et l’orthographe
  • de s’être entraîné au moyen de plusieurs exercices dans le domaine choisi
  • de posséder les bons outils

En ce qui concerne les outils, nous y reviendrons dans un prochain article.

En ce qui concerne les compétences, je ne retiendrai donc que la maîtrise de la langue, encore qu’aucune d’entre nous ne soit à l’abri d’une coquille.
Pour le moins, il faut être à l’aise avec l’écriture, et un bon correcteur d’orthographe ne suffira pas à combler une lacune dans ce domaine.

En ce qui concerne les aptitudes, je parlerai de :

  • persévérance
  • rigueur
  • humilité
  • curiosité

En outre, il faut aimer écrire et avoir l’esprit plutôt casanier, puisque cette prestation se pratique exclusivement devant écran à la maison.

Persévérance, notamment dans l’entrainement.

Seule la pratique pourra améliorer vos performances.

C’est ainsi que, pour ma part, je suis passée d’un taux horaire de 5 euros l’heure travaillée (on ne rigole pas !) à plus de 25 euros l’heure (oui, entre temps, j’avais aussi augmenté mes tarifs, mais c’est un autre débat…)

L’idéal est de pouvoir vous entrainer avant d’obtenir vos premières missions (c’est même fortement recommandé).

Pour cela, il vous suffit de télécharger des conférences ou des émissions de radio sur internet et de les retranscrire.

Vous pouvez par exemple retranscrire les conférencesdu salon de la micro-entreprise.
Les sujets devraient vous intéresser !

Vous pouvez également vous rendre sur les podcastsde vos radios préférées.

Pour retranscrire un fichier son, il ne vous suffira pas de faire de la frappe au kilomètre.

Vous devrez remettre en forme le discours pour qu’il soit compréhensible à l’écrit.
Vous devrez aussi faire une recherche pour chacun des noms propres ou communs que vous ne connaissez pas ou ne savez pas orthographier.

Le document final doit être par ailleurs parfaitement mis en forme, selon une charte qui vous est propre (et en attendant que vos clients vous fournissent leurs propres modèles).

L’idéal serait de vous faire corriger par une amie qui doit pouvoir comprendre le document parfaitement sans avoir recours au fichier source.

Ces exercices sont indispensables pour bien vous rendre compte du temps dont vous aurez besoin pour retranscrire, par exemple, une heure de conférence, une heure d’entretiens, ou encore une heure de réunion.

(Pour ce dernier cas, je vous conseille les émissions de débats politiques !)

Endurance, car il faudra tenir dans le temps

Surtout si vous comptez vous spécialiser dans ce domaine, il faudra vous imaginer des heures devant votre écran, assis sur votre chaise de bureau, avec un casque sur les oreilles…

Il faudra également vous ménager des pauses, ne serait-ce que pour être plus efficace.
Déterminer les horaires où vous préférez travailler et surtout, vous mettre des limites !

L’idéal serait de trouver très vite une solution pour vous faire remplacer en cas de surcharge de travail ou quand vous vous rendrez compte que vous ne pourrez pas rendre votre travail dans les délais.

Rigueur dans le respect des consignes de votre client

Ceci dit, d’expérience, je vous dirais que les clients savent rarement exactement ce qu’ils veulent.

Dans la plupart des cas, ce sera donc à vous de prendre l’initiative de la forme de la transcription en fonction de la finalité de celle-ci.

Pour ma part, je pense qu’il est inutile d’assaillir votre client de questions, surtout s’il n’a pas l’habitude de cet exercice.
Vous devrez être capable de décider pour lui, s’il s’agit d’une retranscription mot à mot ou retravaillée, ou encore d’un compte rendu en fonction de ce qu’il voudra en faire !

En revanche, certains clients ont l’habitude, possèdent leurs propres modèles et leurs propres habitudes qu’il faudra respecter à la lettre.

Humilité, car ce n’est pas vous qui parlez !

J’ai rencontré pas mal de télésecrétaires qui réécrivaient presque la totalité de leur fichier, car le discours et les mots employés auraient été maladroits, voire incorrects.

Je fais partie de cette école qui est de respecter le discours et le style des orateurs.
Bien sûr, je corrige les fautes de syntaxe et rajoute les négations. Il y a des choses qu’on dit à l’oral et qu’on n’aurait pourtant pas écrites !

Néanmoins, chaque personne à son style, et à moins que le client ait spécifié qu’il souhaitait une réécriture, je ne me le permettrais pas.

La curiosité est le moteur

L’intérêt du sujet traité, l’empathie que l’on peut avoir pour ses clients et leur domaine d’activité ou de recherche y font pour beaucoup dans le plaisir que l’on peut avoir à faire de la retranscription audio.

J’ai d’ailleurs rapidement fait des choix dans les missions que j’acceptais ou non.

J’ai progressivement arrêté de travailler pour les petits comités d’entreprise qui m’ennuyaient, mais gardé les programmes de recherche qui m’intéressaient le plus, notamment dans le domaine de la ruralité (ça me passionnait !)

Au final, on apprend beaucoup de choses en faisant ces missions qui nous ouvrent sur plein de secteurs différents (pour ma part, histoire, littérature, sociologie, sciences politiques, agronomie, agriculture...)

En revanche, je détestais le secteur médical dont mes associées raffolaient !

Et d’après vous, quelles sont les principales qualités nécessaires à la pratique de la retranscription audio ?

Crédits photo : IAEA Imagebank

Commentaires
Le vendredi 4 octobre 2013 à 14h40

Pour moi, une qualité qui est également très importante et notamment pour les réunions, c’est l’attention.
En effet, il faut une bonne oreille et une grande concentration afin de démêler les propos de chacuns et pouvoir restituer au mieux l’ensemble de l’enregistrement.
Qu’en pensez-vous ?

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Le lundi 7 octobre 2013 à 15h13

Bonjour,

Franchement je n’aime pas !
J’ai essayé et suis trop nerveuse pour.
Compétences et aptitude je pense les avoir mais la patience aucune, je me lasse vite, en plus si c’est un sujet qui ne me plait pas …
Maintenant on ne fait pas toujours ce que l’on aime !

Brigitte

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Le mercredi 9 octobre 2013 à 13h15

Bonjour. Pendant près de 20 ans, j’ai réalisé les PV des réunions d’un CE (au minimum 1 par mois), ainsi que d’une mutuelle d’entreprise (CA+AG). Il faut bien dire que ce n’est pas la partie du poste qui me passionnait le plus, mais je les ai réalisés consciencieusement, toujours !!!
J’ai commencé par prendre les réunions en sténo. Puis, suite à un rhumatisme, j’ai demandé à enregistrer les réunions.
L’important, surtout pour un CE, est de reconnaître les voix ! car il est essentiel d’attribuer les phrases aux bons interlocuteurs, qui se divisent en : Direction & #syndicats. Il ne faut donc pas faire dire à la direction ce que dit la CGT ou la CFDT !!!
Je pense que si j’avais aujourd’hui à faire ce travail sans connaître les interlocuteurs, je demanderais au Secrétaire du CE d’enregistrer en début de réunion chaque personne présente et de m’en donner en plus la liste par écrit (exemple de présentation à enregistrer => nom, prénom, poste, direction ou syndicat et lequel) afin de pouvoir ensuite dans l’enregistrement reconnaître chacun.
Pour des PV d’AG, il faut surtout connaître la voix des élus (président, secrétaire, trésorier). Mais chacun prend la parole en s’annonçant, généralement. C’est plus facile !
Voilà, si cela peut aider certaines.
Bon courage à toutes.

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Le jeudi 24 juillet 2014 à 19h45

Je travaille pour deux entreprises, pour lesquelles je réalise les PV de CE (mensuels) et CHSCT (trimestriels).
Les deux me demandent un rendu assez précis des propos tenus en évitant toutefois les redondances. Je compte une moyenne de 12 pages pour 3h de réunion.
Je ne participe pas aux réunions. Les secrétaires des CE m’envoient les fichiers audio et je les transcris chez moi. L’un d’eux a parfaitement discipliné ses collègues et exigent de chacun qu’il annonce son nom avant chaque prise de parole. Cela a le mérite de limiter les discussions à bâtons rompus qui partent dans tous les sens !
Mon autre client n’a pas réussi à discipliner ses collègues et je mets tout simplement des ????? quand je ne reconnais pas la voix ! L’essentiel est d’avoir un très bon rapport avec le secrétaire du CE car c’est lui qui va relire les PV !

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