Secrétaire médicale indépendante (témoignages)
Publié le mardi 2 mai 2017 par Celine Lieffroy | 2 commentaires
Classé dans : Permanence téléphonique - Secrétaire médicale - Retranscription audio - Télétransmission -

Quelles sont les spécificités du métier de secrétaire médicale indépendante ? Quels sont les critères pour se lancer et réussir dans ce secteur ? Le marché est-il difficile ?...
5 télésecrétaires spécialisées dans le médical ont bien voulu témoigner pour Croquefeuille.

Karine est assistante indépendante dans la Marne (51)

Installée à Châlons-en-Champagne, Karine ABRAHAM a créé Dactyl’K en 2009.

Après un Bac F8 en sciences médico-sociales, elle a obtenu un BTS de secrétaire de direction. Elle a travaillé 19 ans dans la fonction publique comme secrétaire médicale (radiologie et psychiatrie).

Sans être spécialisée, le médical représente aujourd’hui 80 % de son chiffre d’affaires.

Ses missions : expertises judiciaires, expertises pour des assurances, expertises pour la CPAM, rapports psychiatriques, gestion d’agenda…

Ses clients sont essentiellement des médecins, mais elle fait aussi un peu de sous-traitance, notamment pour une plateforme.

Karine propose également des missions de gestion administrative et la rédaction de procès-verbaux de réunions.
Elle travaille surtout à distance.

Jeune retraitée de la fonction publique, elle exerce sous le statut auto-entrepreneur.

Son lancement a été « très calme ». Elle a obtenu un premier client au bout de trois mois et a dû effectuer différentes « missions de dépannage » pour compenser sa perte de salaire par rapport à son ancien emploi.

Elle trouve ses clients grâce à l’envoi de flyers.

Karine reconnaît que sans sa pension de retraite anticipée, elle aurait eu du mal à continuer son activité. Les revenus sont aléatoires, dit-elle, en fonction des missions.

« En Champagne-Ardenne, les médecins préfèrent faire appel à des centres d’appels ou des boites de retranscription, qui ont des tarifs plus intéressants... »

Selon elle, les tarifs sont « raisonnables ». Après, les clients doivent choisir entre des « expertises bâclées » ou du travail « consciencieux et propre ».

Après 7 ans, elle continue de penser que les médecins sont une bonne cible et qu’il reste possible de trouver des nouveaux clients.

Pour se lancer comme secrétaire médicale indépendante :

« Mieux avoir de l’expérience dans le domaine pour comprendre de quoi parlent les médecins. Les termes médicaux sont très spécifiques selon les pathologies.
Il y a un gros risque d’écrire un mot à la place d’un autre, et donc de changer le sens d’une phrase. Le médecin hésitera à refaire appel à une personne qui s’est improvisée secrétaire médicale.
 »

Cécile est secrétaire médicale indépendante en Seine-et-Marne (77)

Cécile Jaegly a créé CJSI Bureautique en 2010, après une longue expérience salariée en tant qu’assistante au service de différents employeurs.

Elle avait déjà travaillé pendant 12 ans pour des médecins.

Au départ, elle proposait des missions de retranscription pour les professionnels du droit et les entreprises.
Depuis, son activité a évolué en faveur de sa vocation pour le secteur médical.
En 2016, elle a décidé de se spécialiser dans les prestations de secrétariat médical et de ne plus travailler qu’avec les professionnels de santé.

Ses missions : frappe de courriers médicaux, saisie de comptes-rendus opératoires et comptes-rendus d’hospitalisation, transcription d’expertises médicales…

Ses clients sont principalement des spécialistes, des chirurgiens, des experts médicaux, des professions paramédicales...

Elle exerce uniquement à distance.

Cécile trouve ses clients principalement via son site internet.

« Je pense qu’il faut être visible sur le Net (site internet, blog, annonces, réseaux sociaux…). Les professionnels médicaux ont peu de temps libre et recourent plus facilement aux nouvelles technologies pour trouver une secrétaire médicale à distance. Mais la publicité papier n’est pas à négliger, ainsi que le bouche-à-oreille, une fois la clientèle établie.  »

Elle rappelle que les professionnels de santé font partie des premiers à avoir privilégié l’externalisation de leurs tâches administratives. Grâce aux nouvelles technologies, la présence d’une secrétaire médicale au sein du cabinet n’est plus essentielle.

Cependant, de par son expérience, elle constate que la confidentialité reste un frein.
Certains clients préfèrent choisir un prestataire loin de leur domiciliation pour éviter toute reconnaissance entre les patients et la secrétaire à distance.

Pour elle, les avantages de la spécialité sont la diversité et la régularité, car une fois la confiance établie avec les clients, ceux-ci sont fidèles.

« Même si on a l’impression de toujours réaliser la même tâche, au final le travail est enrichissant, car les diagnostics sont très variés. On acquiert des connaissances sans avoir fait médecine. ;-) »

Elle ajoute que le vocabulaire médical peut être très pointu dans certaines spécialités, ce qui nécessite de faire preuve de rigueur pour les comprendre afin d’éviter les erreurs dans les comptes-rendus. Elle se sert aussi beaucoup d’internet pour faire des recherches.

Les délais peuvent être aussi une des difficultés du métier.

« Les médecins apprécient de recevoir leurs courriers ou comptes-rendus médicaux rapidement (sous 24 à 48 heures). Cela peut-être une difficulté lorsque l’on travaille avec plusieurs médecins, car la charge de travail devient vite envahissante. »

Elle reconnaît qu’il vaut mieux avoir des connaissances et une expérience pour se prétendre secrétaire spécialisée en frappe de courriers médicaux. Mais tout reste possible si la personne « s’investit un minimum pour compenser son manque d’expérience ».

Installée sous le statut micro-entrepreneur, elle affirme pouvoir vivre de son activité à 100 % et ne souffre pas spécialement de la concurrence, que ce soit celle des consœurs indépendantes ou celle des plateformes.

« Effectivement, il m’est arrivé (mais rarement) d’avoir des refus de médecins qui préféraient finalement avoir recours à une "grosse boite de retranscription" spécialisée en médical, mais je n’ai pas l’impression qu’ils représentent la majorité des cas. »

Elle note que les clients préfèrent avoir recours à un service de proximité, travailler avec la même personne et établir une relation de confiance.

Son conseil : savoir déterminer ses tarifs de transcription correctement, en prenant en compte les recherches (termes inconnus, orthographe...)

Coralie est télésecrétaire médicale dans le Vaucluse (84)

Installée près d’Avignon Coralie Giraud a créé Coralie Télétranscription, sous le statut micro-enrepreneur, en mai 2013.

Après une formation de secrétaire médicale à la Croix Rouge, elle a travaillé plus d’une dizaine d’années dans le secteur médical (cliniques privées, centre de rééducation, cabinets privés et hôpitaux).

Alors qu’elle était en CDI, elle a pris le risque de démissionner de son poste auprès d’un chirurgien du secteur privé.

« Être indépendante est ce qui me convenait le mieux, afin de pouvoir gérer ma vie familiale avec trois garçons et mon travail. J’avais besoin également de ne me concentrer sur un travail qui me convenait totalement, la frappe médicale. Surtout, je voulais faire du tri dans les tâches inhérentes à mon métier et ma façon de travailler. »

Ses missions : retranscription et/ou correction de fichiers audio dictés par des médecins.

Ses clients sont principalement des plateformes spécialisées dans la saisie externalisée de courriers médicaux, ce qui lui permet de toucher à de nombreuses spécialités.

Elle travaille exclusivement à distance.

Pour elle, internet est un bon moyen de prospection.

« Avoir une carte de visite et un site internet est incontournable de nos jours pour se faire connaître et ainsi proposer facilement nos compétences. »

Elle trouve néanmoins que les médecins sont souvent frileux quant à la sécurité du transfert de leurs fichiers. Il n’est pas toujours facile de les convaincre de sauter le pas.

Une des difficultés du métier est l’isolement et l’organisation entre son travail et sa vie personnelle.

« Quand on travaille chez soi, le travail a tendance à prendre beaucoup de place et il est difficile de fermer la porte et passer à autre chose. »

Ainsi, Coralie reconnaît travailler le week-end, que ce soit pour terminer certains dossiers ou anticiper la semaine suivante.

Des outils comme Skype lui permettent de garder le contact avec ses collègues, afin de rompre l’isolement dans le travail quotidien, ou encore demander conseil.

Pour se spécialiser dans la frappe pour les médecins :

« Je pense qu’une expérience sur le terrain de plusieurs années est nécessaire. On gagne en maturité et on sait également comment se comporter face à telle ou telle problématique. Il est plus facile de gérer notre travail si l’on connaît le métier pour l’avoir exercé. On est plus à même de comprendre les exigences et les attentes des médecins afin de mieux y répondre.  »

Aujourd’hui, Coralie est très satisfaite de sa situation.
Elle souhaite continuer sa prospection auprès de spécialistes afin de diversifier sa clientèle.

Maude est télésecrétaire médicale près de Nemours (77)

Installée en Seine-et-Marne, Maude Sarnago a créé Maude Secrétariat en février 2014, sous le statut micro-entrepreneur.

Après une formation de secrétaire médicale, elle a travaillé une dizaine d’années dans le domaine, dont 7 ans au sein d’une plateforme téléphonique médicale.

Elle s’est spécialisée dans la permanence téléphonique et la gestion d’agenda avec prise de RDV et des messages.
Ses clients sont principalement des médecins.

Son lancement s’est fait assez rapidement.
Une fois le matériel acheté, elle a lancé un emailing dans son département, ce qui lui a apporté ses premiers clients.

Elle s’est également créé un site internet, ainsi qu’une page Facebook.

Elle ne trouve pas qu’il soit spécialement difficile de convaincre les médecins, mais les plateformes restent des concurrentes sérieuses, « car leurs prix sont bien plus bas, comme leur qualité de service ».

Pour elle, la diversité des prix est d’ailleurs une difficulté pour se positionner sur le marché.

Pour se lancer dans la permanence téléphonique médicale :

« Il vaut mieux avoir une expérience dans le médical. Cela rassure les médecins, ainsi que les patients qui appellent avec leurs inquiétudes et leurs questions auxquelles il faut savoir répondre de façon juste sans prendre la place du médecin. »

Émilie est secrétaire médicale en Haute-Garonne (31)

Émilie Corbon a créé Médisphère en octobre 2015, sous le statut auto-entrepreneur.

Après un Bac sciences médico-sociales et une année en psychologie, elle a obtenu le titre de secrétaire médicale à l’école Vidal de Toulouse.

Elle a notamment travaillé en gynécologie dans une clinique, puis en centre hospitalier, avant de devenir secrétaire « volante » entre différents services.

Ses missions : permanence téléphonique, retranscription audio, télétransmission des FSE et gestion administrative.
Elle travaille essentiellement à distance.

Ses clients sont des professionnels médicaux et paramédicaux.

Émilie se sert essentiellement du téléphone pour trouver des clients, mais trouve difficile de convaincre les médecins.

Pour elle, les plateformes sont effectivement une concurrence importante, mais la qualité n’est pas toujours au rendez-vous.

En revanche, elle voit dans ses consœurs spécialisées en médical comme elle plutôt un réseau d’entraide.
Elle pense qu’il y a suffisamment de travail pour tout le monde.

Pour devenir secrétaire médicale indépendante :

« Il faut une certaine expérience dans le médical quand même, mais surtout du savoir-vivre (politesse, patience, etc.). Sans expérience, et pour les plus motivées, un minimum de formation en amont permet de qualifier les urgences…
Sinon, être organisée, réfléchie, bien établir son projet, prospecter toujours, et surtout ne pas attendre un salaire de ministre dès le départ.
 »

Et vous, qu’en pensez-vous ? Avez-vous songé à vous spécialiser dans le médical ? Pensez-vous qu’il reste de la place sur le marché pour cette spécialité, en dehors des plateformes ?

Crédits photo : bertknot

Commentaires
Le jeudi 4 mai 2017 à 20h19

Je suis étonnée de lire que "les médecins préfèrent faire appel à des centres d’appels ou des boites de retranscription, qui ont des tarifs plus intéressants..."
En effet, les boîtes de retranscription font souvent appel à la sous-traitance et leurs tarifs sont forcément plus élevés que ceux d’une secrétaire libérale. J’ai travaillé moi-même pour une boîte de retranscription et j’ai dû baisser mon tarif de 1,75 €/min à 1,40 €/min pour avoir la commande. Et j’ai appris par inadvertance (erreur de destinataire d’un mail...) qu’ils facturaient au client 2,50 €/min !!!!
En revanche, une des raisons qui peut inciter un client à passer par une boîte de retranscription plutôt que de s’adresser directement à une secrétaire est qu’il est sûr que le travail sera fait, si une secrétaire tombe malade, une autre prend le relais et c’est transparent pour lui. Il arrive d’ailleurs qu’un fichier audio urgent soit partagé entre plusieurs secrétaires indépendantes.
Bref, le prix n’est pas un obstacle - je n’ai jamais eu un refus d’un client à cause du prix ; mais il vaut mieux correctement évaluer son tarif, car l’augmenter en revanche est toujours compliqué ! Mon tarif est passé au 1er janvier à 1,80/min mais j’ai laissé mes anciens clients encore à l’ancien tarif.
Sinon, c’est vrai qu’il y a du travail dans la transcription, que ce soit pour des médecins (je ne suis pas secrétaire médicale mais j’ai vite appris le vocabulaire spécialisé : cardiologie, pneumologie, expertises), des CE d’entreprises ou des mairies. Grâce à Internet, on peut travailler avec des clients qui sont situés à l’autre bout de la France voire à l’étranger.
Je pense que le métier va encore se développer car les professionnels choisissent de plus en plus de travailler avec des indépendants plutôt qu’avec des salariés (pas de congés maladie, pas de congés payés, rapidité de travail, etc.) ; le seul problème est qu’on est parfois confronté à de la concurrence déloyale et à des secrétaires qui ne sont pas vraiment professionnelles et qui nous causent du tort. Mais le bouche à oreille fonctionne assez bien dans le milieu médical.
Bref, ce n’est pas rose tous les jours et il y a des périodes creuses, mais heureusement aussi des périodes où on bosse douze heures/jour ! Donc en moyenne sur l’année, c’est vraiment viable.
Cela fait quatorze ans que je fais ce métier en indépendant, et je ne changerais pour rien au monde ! Même si parfois j’envie les copines qui ont des RTT, des congés payés, des CE avantageux, etc.

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Le vendredi 19 mai 2017 à 15h10

Bonjour Isabelle,
Je prends connaissance de votre message et je suis tout à fait d’accord avec vous. Il est vrai que les sociétés de retranscription abordent des tarifs certainement bien plus élevés que les nôtres. La rapidité d’exécution peut aussi inciter les professionnels à "aller voir ailleurs".
C’est pour cette raison que je respecte toujours mon engagement quant aux délais pour la frappe de courriers médicaux.

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