Regards croisés sur la sous-traitance en retranscription
Publié le mardi 25 septembre 2012 par Cécile Jaegly , Nathalie Gonzales | 2 commentaires
Classé dans : Regards croisés -

La sous-traitance en retranscription audio est un sujet récurrent parmi les télésecrétaires.

Les difficultés tiennent d’une part à la difficulté de trouver une consœur ou plusieurs consœurs qui sauront s’adapter aux consignes de ses propres clients et d’autre part à la faiblesse des tarifs dans ce secteur d’activité.

Nathalie de Comme au Bureau et Cécile CJSI Bureautique ont eu la gentillesse d’illustrer cet article de leurs expériences comme sous-traitante et donneurs d’ordres.

Spécialisée dans la transcription de fichiers audio, Cécile a collaboré avec de nombreuses consœurs alors qu’elle débutait comme secrétaire indépendante.

Les prestations qu’elle a réalisées en tant que sous-traitante ont souvent été des transcriptions de dictées médicales, de la frappe de courriers ou actes juridiques, de la rédaction de procès-verbaux de CHSCT ou comptes rendus de comité d’entreprise, ou encore des transcriptions d’entretiens…

Selon sa charge de travail, Nathalie a été sous-traitante puis donneuse d’ordre.

Comment trouver le bon prestataire ?

Pour Nathalie, comme pour Cécile, les meilleures collaborations se sont faites grâce au bouche-à-oreille, sur recommandation.

Alors qu’elle débutait, Cécile a dû se soumettre aux tests pour des consœurs, puis la qualité de son travail a vite été reconnue, si bien qu’elle a été de plus en plus sollicitée. Elle n’a jamais rencontré ses donneurs d’ordres, sauf une qui est devenue une amie.

Prise par l’urgence, Nathalie a parfois dû faire appel à un prestataire au hasard. Elle a alors rencontré beaucoup de déconvenue pour ces missions qui ne se sont pas forcément révélées très rentables du fait du nombre d’heures de travail supplémentaires entraînées par le défaut de qualité du prestataire.

Il faut voir que les missions de sous-traitance en retranscription audio ne sont pas forcément très bien payées et n’attirent donc pas les prestataires les plus expérimentés.
La sous-traitance est une manière de se tester et de se former, mais dans ce cas le travail ne répond pas forcément aux attentes du donneur d’ordre.

Nathalie préfère désormais faire appel aux consœurs qu’elle connaît bien, ou à défaut préfère baisser encore le prix de la prestation de façon à se prévoir le temps de relecture et de correction indispensable au travail avec une « débutante ».

Exerçant sous le statut d’auto-entreprise, elle prend soin également de choisir des prestataires qui ne sont pas assujettis à la TVA.
En revanche, en tant qu’AE, Nathalie et Cécile peuvent facilement travailler comme sous-traitantes pour n’importe quel entrepreneur.

Énoncer clairement les consignes

Travailler entre consœurs nécessite tout de même quelques règles, notamment en ce qui concerne les consignes clients à respecter.

En tant que sous-traitance, Cécile leur accorde la plus grande importance : « J’y attache beaucoup d’importance, car j’essaie toujours de me rapprocher le plus possible des exigences de mes consœurs quant au travail demandé. »

Elle reconnaît qu’en général, les secrétaires indépendantes qui sous-traitent ont toujours une liste consignes bien précise à respecter.

Nathalie par exemple prend soin de rédiger un petit « cahier des charges » par mail pour rassembler toutes ses consignes : taille police, mise en page, comment signifier les mots incompris, etc.
« Cela permet de ne pas perdre du temps à tout refaire derrière. »

Elle ajoute qu’un bon partenaire, « outre ses compétences professionnelles, doit être capable d’entendre les « critiques », afin de rectifier le tir et d’améliorer la collaboration. Il doit donc aussi faire preuve d’une grande adaptabilité, et ne pas être susceptible ou « trop fier » de son statut d’indépendant. »

Si Cécile a toujours commencé à travailler après signature d’un contrat ou d’un simple devis, voire d’une clause de confidentialité ou de droit de propriété de clientèle, Nathalie se contente souvent d’un mail reprenant les consignes et les conditions de la collaboration.

En conclusion, Nathalie résume nos échanges de la manière suivante :

Les choses à faire :

  • Se renseigner un minimum sur les capacités professionnelles de son sous-traitant. Même si parfois, ce n’est pas possible. Il arrive que l’on puisse faire appel « par hasard » à un prestataire, lorsque l’on est dans l’urgence par exemple et que les prestataires que l’on connaît d’habitude ne sont pas disponibles
  • Se faire une liste des sous-traitants possibles, connus, de leurs tarifs et disponibilités si possible, TVA ou non, etc.
  • Vérifier systématiquement le travail pendant une bonne période jusqu’à avoir la certitude que le travail soit fait correctement, et ensuite le vérifier « à la volée ». Mais là, on est déjà dans une entière confiance avec son sous-traitant !
  • Donner des CONSIGNES CLAIRES. Pas d’ambigüité !
  • Faire un retour sur le travail rendu. Ce qui va, ce qui ne va pas, ce qui peut être amélioré.

Les choses à ne pas faire :

  • Eh bien… ne pas faire de retour sur le travail rendu ! hi !
  • Baisser systématiquement les prix de sous-traitance, car à force les prestataires compétents ne seront plus là. Donc faire un mix entre le fait que le travail est sous-traité (donc ne pourra pas être payé au tarif normal du prestataire) et la valorisation du travail de celui-ci.
  • Critiquer un travail sans expliquer les raisons, le pourquoi du comment.

Je remercie tout particulièrement Nathalie et Cécile pour leur collaboration à cet article et vous invite à visiter leur site :

Commentaires
Le mardi 22 juillet 2014 à 14h28

Après plus de deux ans d’exercice et un cahier de commandes qui se remplit à grande vitesse, je suis actuellement dans la situation de la donneuse d’ordres. Cependant, j’avoue qu’il n’est pas toujours facile de trouver chaussure à son pied en termes de collaboratrice, bien que j’applique aussi les démarches citées : explications, cahier des charges, corrigé... Chacune à sa méthode, ou s’adapte au client, cependant je pense qu’il y a un minimum de professionnalisme à avoir avant de proposer cette prestation. Il faut toujours se dire qu’en tant que sous-traitante on doit pouvoir permettre au donneur d’ordres de livrer le fichier tel quel au client... Or, ce n’est que rarement le cas.

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Le samedi 9 août 2014 à 11h38

A contrario, en tant que sous-traitante, j’ai souvent eu peu de consignes. Les consignes arrivent après, lorsque le donneur d’ordre pointe les "erreurs" faites. Du coup, il s’ensuit une frustration avec une impression de ne pas avoir été à la hauteur !
Et pourtant, est-ce que vous sauteriez du deuxième étage sans savoir s’il y a un matelas pour vous réceptionner ? Parfois, j’ai l’impression que c’est exactement ce que l’on me demande : un travail parfait, mais sans précision sur la perfection demandée ! Je n’ai pas de consignes précises sur la police et sa taille ou les interlignes, ou encore sur le niveau de langage demandé. Le pire étant de donner comme consigne un langage correct tout en admettant les "on" et les "ça" ! La notion de langage correct n’est pas la même pour chacun.

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