Télésecrétaire : Comment fixer vos tarifs ?
Publié le mercredi 30 janvier 2013 par Celine Lieffroy | 2 commentaires
Classé dans : Tarifs -

Trop cher, vous ne seriez pas retenue !
Pas assez cher, vous dévalorisez votre travail et risquez de ne jamais atteindre un seuil de rentabilité pour votre activité.

Quand on souhaite se lancer comme télésecrétaire, il y a de quoi être perdu dans la jungle des tarifs proposés.
De 10 à 35 euros de l’heure, c’est la fourchette que l’on trouve en consultant les sites internet des différentes télésecrétaires sur le Web.

Vous êtes télésecrétaires ou souhaitez vous lancer dans le télésecrétariat,
Vous ne savez pas comment établir vos tarifs…

Voici quelques critères à partir desquels vous allez pouvoir établir votre réflexion :

Déterminez votre coût de revient

Qu’est-ce que le coût de revient ?
C’est le coût de votre travail, ramené à l’heure pour plus de simplicité.
En deçà de ce tarif, vous ne gagnez pas votre vie et ça ne va pas valoir le coup longtemps de continuer votre activité.

Le coût de revient dépend de quatre facteurs qui sont propres à chaque télésecrétaire :

1° Le revenu disponible dont vous avez besoin tous les mois :

Là, c’est vraiment à vous de le fixer en fonction de votre situation personnelle et des charges de votre ménage :
loyers ou remboursement de crédit pour la maison, frais pour les courses alimentaires, vestimentaires et autres, éventuellement les frais pour les enfants, voire pour partir en vacances (soyons fous !), sans oublier les frais de voiture et ceux liés aux loisirs...

À titre de comparaison, les télésecrétaires prennent souvent comme référence le salaire net qu’elles gagnaient en tant que salariée.

2° Les charges de fonctionnement et investissement nécessaires pour votre activité de télésecrétaire :

Celles-ci peuvent être très différentes en fonction des prestations proposées, si vous exercez à domicile ou chez vos clients…

Par exemple, si vous souhaitez proposer de la permanence téléphonique, il faudra vous équiper d’un standard.

Vous aurez peut-être besoin de renouveler rapidement votre parc informatique, d’acheter un ordinateur portable pour vous déplacer chez vos clients, d’acquérir de nouvelles licences pour vos logiciels de traitement texte… ou encore d’investir pour la réalisation d’un site internet ou la création d’un logo.

Au minimum, il vous faudra compter quelques frais pour :

  • Le téléphone et votre connexion internet
  • Des fournitures (papiers, cartouches d’encre, stylos…)
  • Quelques petits matériels (clés USB, clavier, souris, dictaphone…)
  • Vos déplacements
  • Vos affranchissements (timbres)
  • Vos frais d’impression pour vos cartes de visite et plaquettes
  • Votre assurance professionnelle pour les dommages que vous pourriez occasionner chez vos clients
  • Éventuellement quelques livres pour vous mettre à jour vos connaissances

3° Le statut juridique et fiscal de votre activité :

En effet, les charges et l’assiette de calcul de ces charges ne sont pas les mêmes que vous ayez opté pour le statut d’auto-entrepreneur, celui d’entreprise individuelle au réel ou le statut d’entrepreneur-salarié, par exemple.

4° Le nombre d’heures que vous allez pouvoir facturer dans l’année.

Il s’agit de votre temps de production facturé à vos clients et non de votre temps de travail.

Or, il faut prendre en compte également le temps nécessaire pour :
1° Trouver des clients
2° Gérer l’aspect administratif et comptable de votre activité

Au lancement de votre activité et pendant quelques mois encore, vous passerez sans doute près de 90 % de votre temps à prospecter, mettre au point vos documents commerciaux et précisez vos prestations.

Avec le temps, j’estimerais la répartition du temps de travail d’une télésecrétaire de la manière suivante :

  • Temps de production 60 %
  • Temps commercial 30 %
  • Temps administratif 10 %

Si vous travaillez 40 heures par semaines et 48 semaines par an (soyons raisonnable), cela nous fait : 40 heures x 48 semaines = 1 920 heures de travail par an.

C’est une moyenne, car le propre de l’activité d’une télésecrétaire est de connaître des charges de travail inégales dans l’année, ce qui vous amènera peut-être à travailler plus de 80 heures par semaines à certaines périodes, mais beaucoup moins pendant les périodes creuses.

Il faut bien comprendre que votre tarif va jouer également sur votre temps de travail.

En effet, plus vos tarifs seront bas, plus il vous faudra facturer d’heures à vos clients pour atteindre le revenu dont vous avez besoin.

Comparez vos tarifs avec ceux du marché

Votre coût de revient n’est qu’un des éléments à prendre en compte pour établir vos tarifs.

En effet, ceux-ci doivent également prendre en compte les prix du marché, les tarifs de la concurrence, le prix que les clients sont prêts à payer pour un service comme le vôtre.

Il ne s’agit pas forcément de s’aligner sur les tarifs du marché, mais de savoir se positionner par rapport à eux en fonction de vos propres compétences.

Certaines prestations sont, plus que d’autres, extrêmement soumises à la pression des prix du marché.

C’est le cas par exemple des missions de retranscription audio.
Pour une annonce pour la transcription audio mot-à-mot d’entretiens pour un étudiant, des dizaines de prestataires compétents vont pouvoir y répondre.
L’étudiant sera particulièrement sensible au critère du prix (voir plus qu’à celui de la qualité).

Dans la même gamme de service, vous pourrez plus facilement vous éloigner des prix du marché pour une prestation de retranscription synthétique d’une réunion d’un comité d’entreprise.
Le secrétaire du comité d’entreprise sera sans doute particulièrement sensible au temps que vous lui ferez économiser pour rendre son propre procès-verbal et la qualité de votre travail sera mieux appréciée.
Le seul critère étant que votre devis entre dans le budget de fonctionnement dudit comité d’entreprise.

Il est évident que pour certaines prestations rares, il devient alors difficile de comparer les prix pour les clients.
Ils accepteront de faire appel à vos services en fonction de leur budget et de leur capacité à effectuer ou non cette prestation en interne.

C’est le cas pour tout ce qui concerne les réponses aux appels d’offres, les demandes d’agrément formateur, les recherches de subventions, ou encore les services d’assistance commerciale dans des langues rares.

Il est toujours possible de se positionner en dessous ou au-dessous des prix du marché, l’important reste de savoir pourquoi et de pouvoir le justifier.

La valeur que vous donnez à votre expertise/expérience

Fixer ses tarifs revient également à se donner une note, à s’auto-évaluer…

C’est la raison pour laquelle, c’est un exercice souvent très difficile pour les « nouvelles » télésecrétaires.

ATTENTION, le client ne manquera pas d’en tenir compte !

Des tarifs bas par rapport au marché décrédibilisent une télésecrétaire auprès de son client :

  • soit celui-ci pensera que c’est une nouvelle sans expérience sur le marché… et qu’on peut en abuser
  • soit il pensera que c’est quelqu’un qui manque d’estime de soi et… qu’on peut en abuser.

Ne cherchez pas la reconnaissance d’un client pour un tarif bas de gamme.

Pour éviter de se sous-évaluer, appuyez-vous justement sur votre coût de revient, calculer bien vos charges et ce que doit vous rapporter votre activité.

Pensez que pour tout indépendant (et vos clients sont aussi souvent des indépendants), il faut compter facturer 30 euros pour toucher 15 euros, soit le double de ce que vous allez gagner.

N’hésitez pas à me contacter en cas de difficulté pour déterminer vos tarifs.

Commentaires
Le mercredi 1er octobre 2014 à 16h15

Bonjour,
Je vous remercie pour votre blog très utile.
Je suis assez nouvelle dans le métier de secrétaire indépendante, même si j’ai beaucoup d’expérience en entreprise.
J’ai un nouveau client éventuel : un médecin qui souhaite me faire taper ses comptes rendus médicaux et que je me charge de l’envoi.
Ma première question est : quel tarif ? je vois de tout : à la minute (2,50 €), à l’heure (30€) sachant que dans votre blog vous évoquez 8h de travail pour 1 h d’enregistrement....
Ma deuxième question : concernant l’envoi, il doit se faire après sa relecture. J’habite près de son cabinet. Hormis lui apporter la version définitive des comptes rendus à signer, je ne vois pas d’autre solution (sauf à lui demander une signature en blanc sur un fichier que j’utiliserais après son OK). Avez vous une idée ?
Merci de votre réponse et encore bravo pour le blog.
Dominique

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Le vendredi 9 décembre 2016 à 18h31

Bonjour,
Je vous remercie article très intéressant car cette année, je me suis développé et je propose du télétravail en plus du dépannage informatique à domicile et assistance informatique à distance.
Bonne continuation
Clément

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
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