Télésecrétaires, comment démarcher les avocats ?
Publié le lundi 21 octobre 2013 par Celine Lieffroy | 5 commentaires
Classé dans : Prospection - Permanence téléphonique - Trouver des clients - Secrétaire juridique -

C’est une question que l’on m’a posée par mail.
Pour compléter ma propre expérience, j’ai demandé aux membres du forum des secrétaires indépendantes de me dire également comment elles trouvaient leurs clients avocats.

Une offre ciblée

La première chose à rappeler, c’est que lorsqu’on s’adresse à une cible spécifique comme celles des avocats, il convient de personnaliser son message.

Inutile de faire la liste de ses prestations et de ses compétences, telle qu’on peut la trouver parfois sous la plume des télésecrétaires.

Vous vous adressez à des professionnels du droit, donc présentez-leur des solutions qui les intéressent.

Votre solution doit être facile et rapide à mettre en place et économique.

Présentez-vous rapidement pour mettre votre prospect en confiance et créer du lien.

Rassurez-le, par exemple en précisant votre expérience et/ou votre formation dans son domaine, voire en citant des références clients.

Indiquez bien toutes vos coordonnées.

Contactez vos prospects

D’après tous les témoignages récoltés, le mail est le grand gagnant pour contacter les avocats.

Il faut dire que ces professionnels manquent de temps et sont particulièrement difficiles à joindre par téléphone.

Et puis, par téléphone, comme je le dis souvent, vous êtes certain de déranger !
Ce n’est pas le cas du mail qui peut être lu, ou non, au grès des besoins de votre interlocuteur.

Pour être lu, il est évident que votre objet doit être particulièrement explicite sur vos intentions.
Il ne doit pas non plus être trop publicitaire sous peine de passer directement à la poubelle, peut-être même de manière automatique du fait d’un anti-spam.

Votre nom d’expéditeur doit également mettre en confiance. Pensez-y !

Oubliez les séries d’envois groupés en mettant vos prospects dans la case CCC de votre e-mailing.

C’est le meilleur moyen d’être authentifié comme spammer !

Chacun de vos messages doit s’adresser à une personne.

Pensez aussi que votre mail pourra être lu par son assistante, donc ne parlez pas de remplacer sa secrétaire !
Au contraire, vous pouvez contribuer à désengorger son secrétariat en permettant à sa secrétaire d’être plus disponible et réactive à ses besoins sur place en prenant en charge :

  • Le filtrage de ses appels
  • La saisie de ses documents les plus longs

Fatima de Katiba Gestion précise d’ailleurs que la potentialité du remplacement de la secrétaire en cas d’absence et de congés est une bonne accroche.

D’ailleurs, Fatima ne trouve pas ses prospects par e-mailing, mais lors de Business Dating organisés dans son département.

Josiane Klein, quant à elle, télésecrétaire et traductrice allemand-français, prospecte également via le réseau social XING, très en vogue auprès des germanophones.

Elle précise quand même avoir trouvé son premier client avocat lors d’une de ses rares campagnes de prospection téléphonique !

« Il m’a demandé si je parlais allemand, j’ai dit oui, il a continué à me parler en allemand et j’avais rendez-vous quelques jours plus tard ! Je suis arrivée pile au bon moment. »

Les annuaires

La plupart des télésecrétaires contactent leurs prospects à partir des annuaires spécialisés des barreaux.

C’est l’avantage des professions réglementées.

Il convient néanmoins de rappeler que le spamming est réglementé et puni par la loi.

Vous ne pourrez contacter par ce moyen que les adresses génériques liées à un cabinet, par exemple : contact@cabinet-avocat-92.fr

Certaines télésecrétaires ciblent plus particulièrement les avocats qui débutent en espérant qu’ils n’aient pas encore de secrétaires.

C’est notamment le cas de Lucette des Clés du temps.

Pourtant, comme je l’ai précisé plus haut, on peut également tout à fait cibler les cabinets avec une ou plusieurs secrétaires s’il s’agit de décharger leur secrétariat.

Cécile de CJSI Bureautique précise :

« Tous les avocats avec lesquels je travaille ont déjà une secrétaire. Je suis là pour pallier les absences ou les urgences. Ils sont bien contents de trouver quelqu’un à 18 h 30, un soir, pour leur taper un courrier urgent… »

Il faut voir aussi que certains professionnels ne souhaitent pas embaucher.

C’est le cas des clients d’Angélique de Standard Online, spécialiste des cabinets juridiques et qui compte aujourd’hui plus de 30 clients dans ce domaine.

Beaucoup de ses clients sont spécialisés dans le social et donc confrontés tous les jours aux difficultés employeurs/employés.
Ils ne voient donc que des avantages dans l’externalisation.

Elle donne l’exemple d’une de ses clientes avocate :

« Elle a donc une secrétaire indépendante qui vient à son cabinet pour tout ce qui transcription trois fois par semaine et moi 7 jours/7 pour son standard et ses prises de RDV. Elle y trouve son compte pour une meilleure gestion de son cabinet et plus de qualité. »

Quels retours escompter avec une prospection par mail ?

Il est vrai que, comme le précise Cécile :

« la potentialité de tomber sur quelqu’un qui a un besoin au moment où on le démarche est tout de même faible. »

On dit souvent qu’on peut attendre 1 % de retour aux campagnes d’e-mailing, mais nous sommes toutes d’accord pour dire que les retours sont en réalité beaucoup plus faibles.

Reste qu’il faut bien semer pour espérer récolter…

Et comme le dit Josiane :

« Quelquefois les demandes viennent jusqu’à 3 ans après. J’ai déjà eu des propositions de mission avec mon mail datant de quelques années auparavant en dessous. Comme quoi les gens gardent les messages au cas où.  »

C’est aussi un des avantages du mail.

Et vous, que pensez-vous de ces méthodes ? Comment avez-vous trouvé vos clients avocats ?

Crédits photo : elisa la

Commentaires
Le lundi 21 octobre 2013 à 10h59

Merci Céline, ton article reflète bien la réalité. L’emailing n’est, bien sûr, pas à mettre de côté mais il ne faut pas en attendre un retour conséquent et surtout utiliser d’autres moyens de prospection.

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Le mardi 21 janvier 2014 à 14h25

En ce qui concerne le fait de personnaliser son message, vous avez raison, mais je dirais que ce genre de conseils vaut aujourd’hui pour de nombreux types de personnes/entreprises, et donc pas que pour les avocats ! ;)

Ces derniers constituent en effet une cible bien particulière, avec plusieurs critères bien spécifiques (le fait qu’ils manquent de temps par exemple), comme vous l’avez bien expliqué.
En revanche, je suppose qu’une fois qu’un avocat a trouvé sa secrétaire, il est plus facile pour cette dernière de garder son emploi étant donné qu’un avocat n’a pas de temps à perdre à chercher une secrétaire tous les deux mois ?

Pour les avocats débutants n’ayant pas et recherchant une secrétaire, je n’abandonnerai cependant pas totalement la téléprospection (prospection par téléphone) étant donné que cette dernière permet un contact direct, pouvant être plus incitatif que l’e-mailing (de mon point de vue...)

(PS : Si je peux me permettre, il y a un mot oublié dans cette phrase : "Reste qu’il bien semer pour espérer récolter…" x))

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Le mercredi 22 janvier 2014 à 08h34

Merci PandaBear pour votre commentaire et votre lecture attentive.
Vous avez bien mérité votre lien :-)

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Le vendredi 14 mars 2014 à 14h05

Par mail, surtout pour des avocats, il n’est pas rare de recevoir en retour un courrier stipulant des textes de loi comme quoi la prospection doit être encadré et patati et patala...

Pour moi le meilleur moyen de faire des contrats de permanence téléphonique, surtout dans ces cercles, c’est le bouche à oreilles provoqué. Il faut tout faire pour repartir avec des noms, c’est le plus important !

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Le samedi 15 mars 2014 à 06h41

Il faut bien sûr respecter la législation, et prohiber le spamming.
Voir à ce sujet : http://www.croquefeuille.fr/?+-Emailing-+

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Le jeudi 15 mai 2014 à 10h46

Bonjour,

J’ai créé mon entreprise de secrétariat juridique début mars 2014 et les clients principaux que je vise sont les professionnels du droit, mais également les petites entreprises.

Cela fait 1 mois et demi environ que j’ai commencé à me faire connaître. Fiche sur le site LEXIRIS grâce à Céline (merci encore), site internet, annonces dans des sites spécialisés, publicité dans des journaux locaux, démarchage téléphonique, emails... Pour le moment le retour est plutôt faible. Je remarque une appréhension liée à l’externalisation alors que les arguments ne manquent pas pour la favoriser.

Les secrétaires indépendantes spécialisées dans le domaine juridique peuvent-elles nous faire part de leur expérience par rapport à la recherche de clientèle ?

Merci d’avance,

Nathalie
Jurisoutien

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Le jeudi 28 août 2014 à 12h07

Bonjour à toutes,

Merci pour cet article intéressant. Je voulais juste savoir au niveau des logiciels qu’utilisent les avocats ; notaires ; et autres auxiliaires de justice ; faut il que nous secrétaires indépendantes investissions dans le logiciel ? Car, si nous n’avons le logiciel comment cela se passe ?

Merci pour votre réponse et bonne continuation à toutes.

Sonia

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