Télésecrétaires, comment créer vos cartes de visite ?
Publié le mardi 27 mars 2018 par Celine Lieffroy | 3 commentaires
Classé dans : Prospection - Trouver des clients - Communication -

Qu’elle travaille sur site, localement, ou à distance, la carte de visite est souvent le premier outil de communication d’une secrétaire freelance.

Pour ma part, spécialisée en retranscription audio, et travaillant uniquement à distance depuis mon domicile, je n’en ai jamais eu.
Or, aujourd’hui, alors que je me rapproche des réseaux locaux, les gens que je croise m’en font la demande, ne serait-ce que pour garder trace de mes coordonnées…

Je me suis donc posé la question de comment faisaient les secrétaires indépendantes pour réaliser leurs cartes de visite…

Carol, secrétaire indépendante dans les Landes (40)

Installée à une vingtaine de kilomètres de Mont-de-Marsan, Carol a créé Caral Secrétariat en décembre 2011.

Elle avait réalisé sa carte de visite au début de son activité, via le service en ligne du site Vistaprint, et reconnaît en avoir fait imprimer « beaucoup trop ».

Si elle devait la refaire aujourd’hui, elle changerait les couleurs et l’image pour créer une carte plus personnalisée aux couleurs de son entreprise.

Au départ, Carol avait fait faire ses cartes pour prospecter.
Elle en laissait alors dans des endroits passants ou sur des tableaux d’affichage.

Aujourd’hui, plus qu’un vecteur de communication, c’est pour elle un moyen de laisser ses coordonnées à la suite d’un échange.

« La dernière fois, c’était en décembre, à l’occasion d’un examen médical, un médecin était intéressé par mon activité et me l’a demandée. »

Anne-Lise, assistante indépendante à Troyes (10)

Installée dans l’Aube, Anne-Lise a créé ALC secrétariat en juillet 2013.

Elle a d’abord confié la création de son logo à une graphiste, puis a repris les éléments de sa charte graphique pour sa carte de visite dont elle a sous-traité la réalisation à une agence de communication.

« J’ai envoyé à l’agence tous les éléments que je souhaitais faire apparaître sur ma carte. Ils m’ont envoyé 3 propositions. J’en ai validé une pour impression. »

Cela lui a coûté 130 euros pour 100 cartes, création comprise.

« La présentation sur une carte doit être pro, de qualité, et le graphisme cohérent avec l’activité. »

Pour elle, l’erreur serait de trop charger la carte et de ne pas l’imprimer sur du papier de qualité.

Anne-Lise distribue sa carte lors des soirées réseaux, quand elle se rend à des rendez-vous ou qu’elle rencontre des nouvelles personnes à qui présenter son activité.

« Il ne faut pas dégainer sa carte systématiquement, mais attendre qu’on nous la demande. »

Elle est contente des retours qu’elle a pu avoir sur sa carte de visite :

« Globalement, j’ai des retours positifs. Surtout, on me dit qu’on comprend mon boulot au premier coup d’œil. Donc, l’objectif est atteint ! »

Séverine, télésecrétaire à Dijon (21)

Elle a créé Bee Assistance en mai 2017, au sein d’une coopérative d’activités et d’emploi.

Séverine avait réalisé une première carte assez basique dont elle n’était pas satisfaite.

« Quand mon premier stock a été écoulé, j’ai retravaillé ma carte pour arriver au modèle que j’ai aujourd’hui et qui me convient mieux. »

Elle s’est appuyée sur les modèles présentés sur le site de Vistaprint, mais a peaufiné sa carte avec Publisher.
Elle leur en avait commandé 250 en janvier, puis 500 de la nouvelle mouture en mars.

Pour elle, il est surtout important de bien respecter sa charte graphique.

Séverine distribue ses cartes dans les commerces, les salles d’attente, quand elle rencontre des entrepreneurs...

« La semaine dernière, je suis allée demander un devis à un cheministe. Quand j’ai passé la porte, la première chose qu’il m’a dite, c’est qu’il était perdu, car il était sans secrétaire depuis plusieurs mois. J’ai tout de suite sorti ma carte, et je me suis présentée. »

Aujourd’hui, elle regrette d’en avoir trop laissé dans les commerces.

« Elles semblaient partir très vite, mais je ne sais pas si c’est par intérêt des clients ou parce qu’elles étaient jetées à la poubelle dès que j’avais le dos tourné. »

En tout cas, Séverine est contente, parce que les gens reconnaissent bien son logo :

« Quand je me présente comme Bee Assistance, on m’a déjà dit : "ah, mais, c’est vous la petite abeille !". Je suis contente, car mon objectif d’attirer l’attention est atteint. On se souvient de moi. »

Mildred, télésecrétaire en Isère (38)

Installée dans un village à 50 km au sud de Lyon, Mildred a créé Ma-ligne Secrétariat en 2009.

Elle exerce uniquement à distance, depuis son domicile, où elle dispose d’un bureau dédié à son activité.

« Je propose des prestations diverses et variées, mais celles que je réalise le plus souvent sont la permanence téléphonique, la retranscription audio, la gestion de mails, la frappe et la saisie de documents. »

Au lancement de son activité, Mildred avait réalisé elle-même ses cartes de visites sur le site Vistaprint.
À son retour de congé maternité, en avril 2013, elle a délégué la création de son logo à une consœur secrétaire indépendante spécialisée dans le graphisme.
C’est cette même consœur qui a réalisé sa nouvelle carte de visite.

« L’erreur à ne pas commettre est d’oublier de stipuler son activité ou son numéro de téléphone. De plus, une carte de visite trop chargée ou avec des informations écrites en trop petit ne servirait à rien. »

Pour l’impression, Mildred est passée par Vistaprint.

Travaillant uniquement à distance, elle ne pense pas à les distribuer…

« Elles sont tranquillement rangées au fond d’un placard, même si j’ai toujours mon porte-carte rempli dans mon sac à main. »

Si elle devait la refaire, elle changerait peut-être la photo pour en mettre une d’elle-même…

« Sur ma carte de visite, il y a une personne lambda (photo trouvée sur Internet), et tout le monde pense que c’est moi ! »

Pour elle, la carte de visite n’est pas quelque chose d’essentiel. Mieux vaut miser sur le référencement sur Google de son site internet.

« Si j’ai une chose à ajouter, c’est de ne pas miser sur les cartes de visite ou les flyers pour trouver des clients. J’ai effectué cette tâche laborieuse de déposer des cartes de visite et des flyers dans toutes les boîtes aux lettres de mon secteur au début de mon activité, cela ne m’a rapporté strictement aucun client. Je pense qu’il vaut mieux passer son temps à confectionner son site Internet et à bien le référencer afin que les clients de toute la France puissent nous trouver. Il est important de savoir que, dans notre métier, il est rare de trouver un client juste à côté de chez soi. Pour ma part, mes clients sont éparpillés partout en France. »

Sophie, secrétaire indépendante en Ariège (09)

Installée près de Pamiers, Sophie a créé ProDesc Secrétariat en 2011, d’abord en couveuse, avant d’intégrer la coopérative dont elle est aujourd’hui associée.

Elle a créé sa carte de visite avec Publisher, « en faisant des dizaines d’essais avant de trouver ce qui (lui) convenait ».

Pour l’impression, elle est passée par Vistaprint, ce qui lui a coûté 13,38 euros TTC pour 250 cartes de visite.

Pour elle, l’important est de bien faire figurer son nom – ce qu’elle n’avait pas fait sur ses premières cartes –, que les caractères soient bien lisibles et que la carte soit assortie à ses autres supports de communication (site internet et dépliant).

Ce qui lui semble moins important et qu’elle a enlevé : ses coordonnées sur les réseaux sociaux (Facebook et Twitter).

Elle conseille d’avoir toujours ses cartes de visite sur soi afin de pouvoir en distribuer.

Nathalie, secrétaire juridique indépendante à Bonneval (28)

Elle a créé Alfort Secrétariat en 2009.

Pour réaliser sa carte de visite, elle est passée par le service en ligne de Vistaprint et s’est appuyée sur les modèles existants.

L’impression lui a coûté 16 euros pour 100 cartes.

« L’idée est de ne pas trop en mettre, éviter de surcharger sa carte et choisir des couleurs agréables au regard et qui nous correspondent. »

Nathalie a toujours ses cartes de visite sur elle.
Elle les distribue notamment à l’occasion de rencontres professionnelles.

Tiphaine, secrétaire indépendante en Essonne (91)

Elle a créé « De La Plume Au Clic » en mai 2016.

« J’exerce cette activité à mon domicile, la plupart du temps, mais suis amenée à aller travailler chez mes clients de temps en temps, ou à recevoir des clients pour échanger sur le travail demandé. »

Tiphaine a réalisé sa carte avec l’aide de son mari sur Photoshop. C’est lui qui avait également créé son logo.

Elle avait interrogé ses proches pour savoir ce qu’ils auraient voulu voir figurer sur sa carte de visite.

« J’ai cherché des images pouvant illustrer le nom que j’avais choisi pour mon activité et une couleur qui me plaisait. J’ai essayé diverses polices et tailles de texte. J’ai fait des essais pour placer chaque élément à la meilleure place. »

Elle est ensuite passée par Vistaprint pour l’impression, ce qui lui a coûté 19,95 euros pour 100 cartes.

Si elle devait la refaire, elle écrirait ses coordonnées en plus gros.

« Les coordonnées sont importantes, car même si les clients potentiels se souviennent de nous en voyant la carte, ils ne se rappellent plus de nos coordonnées complètes. »

Thiphaine affiche sa carte sur ses réseaux sociaux (Instagram et Facebook).
Elle la distribue à son entourage, anciennes collègues et clients pour qu’ils la recommandent, ainsi qu’aux commerçants qu’elle connait.

« Il faut toujours avoir quelques cartes de visite sous la main pour pouvoir les donner à diverses occasions, même dans le cadre privé.
Pour les commerçants, il faut cibler ceux qui ont de la visibilité et des clients susceptibles d’être intéressés.
 »

Cela ne va pas toujours sans inconvénient :

« Un jour, une personne âgée m’a appelée après avoir pris ma carte chez un commerçant pour avoir de la compagnie… »

Caroline, assistante indépendante en Alsace (67)

Installée à Westhouse-Marmoutier, Caroline a créé Secrétario en mars 2012.

Elle a utilisé la plateforme Vistaprint pour la première version de sa carte.

« Assez simple, épurée, d’un format habituel, uniquement recto, j’ai jugé bon de n’y mettre que les informations de contact qui me semblait primordiales. »

Suite à un déménagement, il a fallu mettre à jour sa carte de visite, d’autant que son logo avait évolué.
Satisfaite de sa première expérience, elle est de nouveau passée par les services de Vistaprint.

Pour un lot de 100 cartes, cela lui a coûté 8,98 euros TTC (août 2017)

« Par expérience personnelle, je pense qu’il est inutile de la charger en informations (ex : prestations proposées…) et d’avoir un visuel trop chargé…
Pour moi, elle doit être limpide, un support informatif des coordonnées.
Si je veux étayer les informations auprès de prospects ou clients, je m’appuie sur mon flyer ou mon site internet. D’ailleurs, l’adresse du site internet de Secrétario se trouve sur ma carte de visite.
 »

Caroline travaille uniquement à distance. Aussi, pourrait-on penser qu’une carte de visite n’est pas nécessaire.

« Il m’arrive de la distribuer lorsque je rencontre des artisans ou entrepreneurs avec qui j’échange sur nos métiers respectifs. Comme ils sont souvent interrogatifs sur mon métier, je leur glisse ma carte. »

Adeline, secrétaire freelance au Mans (72)

Elle a créé « Liria Assistance », en avril 2016, au sein de la coopérative OXALIS, et propose des services d’assistance administrative et commerciale à distance.

Pour créer sa carte, Adeline a utilité un modèle de chez Vistaprint qu’elle a pu personnaliser : papier épais Deluxe glacé pour qu’elle ne soit pas trop fragile et rendu métallisé sur les parties colorées au recto.

« Il ne faut pas y mettre trop d’informations. La lecture doit rester claire et aisée. Toutes les coordonnées doivent être sur le même côté. Bien sûr, il faut éviter les fautes :) »

Sa deuxième commande lui a coûté 47.37 euros TTC pour 250 cartes, étant précisé qu’elle a bénéficié d’une réduction de 50 %.

« Le fournisseur m’avait envoyé 250 cartes qui avaient été cornées et tachées. Bien que cela ne se voyait pas beaucoup, j’étais embêtée de distribuer des cartes dans cet état. Après l’avoir contacté, il m’a envoyé 250 nouvelles cartes gratuitement. J’en ai donc eu 500 ! (même si je ne pense pas utiliser celles du premier envoi…)  »

Adeline distribue sa carte lors de ses rendez-vous professionnels, mais aussi personnels.
À l’occasion, elle les laisse dans certains commerces.

Aujourd’hui qu’elle travaille surtout à distance, elle en a moins l’usage, mais elle en prend toujours « un stock important » lorsqu’elle se rend à des rencontres réseaux.

« Je suis contente d’avoir une carte de visite, car cela peut toujours être utile. Lorsque le stock actuel sera épuisé, je ne sais pas encore si j’en ferai de nouvelles. Tous mes clients me contactent via les réseaux sociaux, mon site internet ou le bouche-à-oreille… »

Anne-Sophie, secrétaire indépendante dans l’Yonne (89)

Elle a lancé son activité de secrétariat à distance, NOTA Secrétariat, début 2018.

« Je me propose d’accompagner les associations, les artisans, les petites et grandes entreprises, mais aussi les cabinets d’avocats, notaires ou universités qui cherchent à déléguer une partie de leur gestion administrative ou à faire retranscrire leurs travaux, colloques et conférences. »

Pour des raisons budgétaires, Anne-Sophie a créé sa carte de visite elle-même à partir du logiciel The GIMP.

« Souhaitant une carte épurée, faire appel à un graphiste aurait été une dépense inutile. En revanche, si l’on souhaite un logo très graphique et une carte très travaillée, l’accompagnement par un professionnel de l’image est justifié.  »

Après comparaison, elle a choisi Vistaprint.

« Le site propose un outil de conception en ligne très facile d’utilisation (mais avec des fonctionnalités limitées : polices, couleurs…), des tarifs abordables et des délais rapides.  »

Cela lui a coûté moins de 18 euros pour 250 exemplaires, livraison comprise.

« Mon activité étant essentiellement à distance, je distribue très peu de cartes (une vingtaine, pour l’instant), essentiellement aux intermédiaires (contacts professionnels lors de rendez-vous, ou personnels via de la famille). »

Elle est « plutôt satisfaite » de ses cartes, mais les personnalisera peut-être davantage (avec un fond graphique) pour les prochaines éditions.

« Il faut également penser à mettre les informations incontournables : numéro de téléphone, site Internet, adresse, logo, fonction. »

Anne-Sophie n’a pas souhaité y indiquer son adresse, car elle a le projet d’acheter d’une maison.

« Dans ce cas, je conseille de mentionner une zone géographique d’intervention. »

Aurélie, assistante personnelle dans la Drôme (26)

Elle a créé Aurélie Consulting en février 2018, et intervient sur le secteur de Romans-sur-Isère et Bourg-de-Péage.

« Je me déplace chez mes clients, mais j’ai aussi un bureau à mon domicile qui me permet d’avoir des horaires plus souples et de ne pas dépendre des disponibilités des clients. »

Faute de trésorerie au début de son activité, elle a réalisé ses cartes elle-même sur le site de Vistaprint.

« Je l’ai créée moi même, avec les avis de mon mari et de mes amies. C’est très important d’avoir un avis extérieur. Ils m’ont permis de ne pas être trop flashy ou girly. »

Elle a commencé par en commander 100, avant même d’avoir son numéro Siret.
Cela lui a coûté 10 euros.

« Maintenant que j’ai reçu mon numéro Siret, je vais en recommander 250, car les cartes sont parties très vite. »

Elle les a distribuées autour d’elle, à ses amis et connaissances, dans les cabinets médicaux et les magasins.

Selon Aurélie, il ne faut pas « être trop fantaisiste ».

« Acceptez les critiques, car vous ne voyez pas les choses de la même manière ! »

Pour sa prochaine commande, elle voudrait faire imprimer ses cartes sur du papier plus épais.

« Généralement, on les a dans la poche du blouson, où elles s’abîment rapidement. »

Pour elle, les points forts d’une carte de visite sont :

  • Carte lisible et pas trop remplie
  • Numéro de téléphone visible
  • Activité décrite de manière claire et concise

Diane, assistante indépendante à Bordeaux (33)

Spécialisée dans la gestion administrative et les ressources humaines, elle a créé ASSIST’D, en février 2018.

Diane a créé sa carte via le site Vistaprint.

« J’ai mis ce qui me semblait essentiel, avec une photo montrant le bénéfice que je peux apporter à mes clients : quelque chose d’organisé. »

Elle a commencé par une première commande de 500 cartes, ce qui lui a coûté 21,58 euros.
Elle voulait y faire apparaître le nom de l’entreprise en gros, ainsi que ses coordonnées.

« Pour le logo, j’ai utilisé un caractère qui fait penser à WANTED sur les affiches de films du temps des westerns. L’idée est de trouver la solution adaptée aux besoins d’une entreprise. »

Pour Diane, il ne faut pas « faire une carte trop chargée », sous peine de « chercher les coordonnées pour joindre la personne »…

« La carte de visite, c’est la vitrine de notre activité. Il faut y mettre l’essentiel pour déclencher l’envie chez le client de nous contacter. »

Si elle devait refaire sa carte, elle changerait le logo, mais elle procéderait de la même façon.

Elle distribue ses cartes lors de rencontres réseaux, de rendez-vous clients, chaque fois qu’elle parle de son métier…

« Ce qu’il faut faire, c’est parler de soi et de son activité avant de sortir et de donner sa carte.
Ne pas la donner avant d’avoir fait son pitch
. »

Fatou, secrétaire indépendante à Gennevilliers (92)

Elle a créé Fatou Secret’R en janvier 2018.

Fatou avait fait réaliser sa première carte par le graphiste qui avait déjà dessiné son logo, mais quand elle a voulu y faire des modifications, elle s’est aperçu que le fichier n’était pas modifiable.

C’est finalement une consœur, Séverine de Bee Assistance (voir ci-dessus), qui a effectué les changements qu’elle voulait.

La première fois, Fatou avait commandé 500 cartes chez un imprimeur (pour 50 euros), qu’elle a toutes distribuées, puis 500, la seconde (après modifications), chez Vistaprint (pour 12 euros), qu’elle a distribuées pour moitié…

Elle les a données lors de réunions d’entrepreneur.e.s, d’afterwork…
Elle en a laissé dans les commerces et les cabinets médicaux…
Elle a finalement arrêté, faute de retombées…

Pour Fatou, le plus important est de bien indiquer le lieu d’exercice et les coordonnées.

Pour la première version de la carte :

« Mon erreur avait été de mettre mon adresse complète. Du coup, j’ai eu des courriers qui n’avaient rien à voir, et même une visite ! »

Elle a finalement enlevé son adresse et laissé la ville.
Elle en a profité pour changer ses coordonnées (téléphone et mail professionnels).

Si cela était à refaire :

« Je ne passerais pas par une graphiste, car après explications, c’est très facile à faire. »

Sonia, assistante indépendante dans la région toulousaine (31)

Elle a créé « Orion Secrétariat », en septembre 2016.

Sonia a réalisé ses cartes de visite via le site Vistaprint, pour un coût d’environ 20 euros pour 100 cartes.

Elle préconise de bien relire les informations avant impression :

« Je me suis rendu compte, lors de l’édition de mes premières cartes de visite, l’an dernier (que j’ai totalement distribuées), que j’avais rentré mon ancien numéro de téléphone (l’habitude certainement)… »

Elle les distribue lors de ses formations à la Chambre des métiers, elle en laisse dans les salles d’attente, ou encore au point-tabac/presse où il y a pas mal de passage.

« Depuis mes débuts, ma carte de visite a beaucoup évolué, pour passer d’un style "passe-partout / fourre-tout" à un style plus "professionnel". »

Et vous, comment avez-vous réalisé votre carte de visite ? Êtes-vous contente du résultat ? Quels sont vos conseils ?

Commentaires
Le mardi 27 mars 2018 à 09h43

Merci pour cette enquête très intéressante. Effectivement, Vistaprint est un des leaders sur le marché et ça se ressent.

Il y a des cartes très sympas !

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Le mercredi 28 mars 2018 à 14h24

Merci pour cet article intéressant Céline, qui correspond pile à mon besoin du moment !

Il semblerait en effet que Vistaprint soit très plébiscité ! Je pense que je passerai par ce site-là, du moins pour les premières cartes.... mais en choisissant des finitions un peu "haut de gamme".

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Le jeudi 5 avril 2018 à 11h32

Merci pour cet article très intéressant. Je suis au démarrage de mon activité et suis sur Mont-de-Marsan dans les landes. Cela me fait plaisir de constater qu’une télésecrétaire n’est pas très loin de chez moi.

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