Les avantages de la DropBox pour une secrétaire indépendante
Publié le lundi 18 février 2013 par Celine Lieffroy | 3 commentaires
Classé dans : Outils -

Vous travaillez chez plusieurs clients sur des ordinateurs différents ?
Vous souhaitez partager vos fichiers (textes, tableurs, son, etc.) avec vos clients en évitant les échanges par mail ?
Vous souhaitez sauvegarder vos fichiers en ligne de manière à pouvoir en disposer où que vous soyez ?

DropBox est la solution pour toutes ces situations.

DropBox est un service gratuit (jusqu’à 2 Go) de synchronisation, sauvegarde et partage de fichiers en ligne.

Au-delà de 2 Go, vous pourrez accéder à des capacités de stockage supplémentaires, selon la grille tarifaire en vigueur sur le site DropBox.

Les différents usages de DropBox

Avec DropBox, vous pourrez :

  • Partager des dossiers avec vos clients ou vos sous-traitantes, mais également travailler sur ces mêmes dossiers à partir de plusieurs ordinateurs différents (ordinateur de bureau et portable, par exemple).

Vous travaillerez ainsi toujours sur les mêmes versions sans les risques d’erreurs liées aux échanges de fichiers par mail.

  • Consulter vos dossiers partout où vous le souhaitez à partir de n’importe quels ordinateurs, tablettes ou téléphones connectés à internet

Cela évite de travailler sur les fichiers stockés sur sa clé USB, facilement perdable et surtout qui ne contient pas forcément les dernières versions de vos travaux.

  • Sauvegarder facilement vos fichiers en ligne en cas de souci avec votre ordinateur.

Pour résumer, avec DropBox, vous pouvez accéder à vos fichiers et dossiers :

  • À partir de votre dossier DropBox installé sur vos ordinateurs
  • En ligne, sur le site de DropBox
  • Depuis votre smartphone

Le service DropBox est accessible sous Windows, Mac ou Linux, et depuis n’importe quel navigateur sur vos ordinateurs et tablettes (application sur iPhone, iPad ou Android).

Comment ça marche ?

Il suffit de télécharger cette application sur tous vos ordinateurs pour avoir accès à vos fichiers synchronisés sur n’importe lequel d’entre eux.

DropBox créé un dossier sur votre ordinateur dans lequel seront stockés vos fichiers.

Tous les dossiers et documents contenus dans ce dossier DropBox sur votre ordinateur seront synchronisés et sauvegardés quasiment en temps réel dans votre dossier DropBox en ligne accessible depuis leur site.

Vous pourrez partager chacun des fichiers, documents ou dossiers contenus dans ce dossier DropBox avec vos partenaires.

Ils pourront alors le consulter en ligne ou depuis leur ordinateur s’ils ont eux-mêmes téléchargé l’application DropBox.

Vous pourrez d’ailleurs les parrainer, ce qui vous permet de bénéficier de 500 Mo supplémentaires d’espace de stockage chacun.

Pour télécharger gratuitement l’application DropBox sur votre ordinateur vous pouvez :

  • Soit passer directement par le site en ligne : https://www.dropbox.com
  • Soit passer par ce lien qui nous permet (vous et moi) de bénéficier d’une capacité de stockage de 500 Mo supplémentaire : http://db.tt/pVstqkuM

Pour cela, il vous faudra :

1) Créer un compte, ce qui vous permettra de bénéficier gratuitement de 2 Go d’espace de stockage ou 250 Mo si vous êtes passé par mon lien de parrainage.

2) Installer l’application sur votre ordinateur. Suite à cette installation vous verrez apparaître un nouveau dossier DropBox sur votre bureau, avec qu’une icône d’accès dans la barre des tâches inférieure de votre écran.

Le cercle vert et la coche indiquent que DropBox est entièrement synchronisé.

Le cercle bleu et les flèches indiquent que DropBox est en cours de synchronisation et que les fichiers sont en cours de chargement ou de téléchargement.

3) Pour placer des fichiers ou des dossiers dans la DropBox, vous pouvez soit les faire glisser dans votre nouveau dossier, soit les copier-coller depuis leur emplacement d’origine.
Ils seront immédiatement synchronisés et sauvegardés avec le dossier DropBox en ligne.

Partagez vos dossiers avec vos clients ou partenaires

Évitez de donner le nom de votre client à votre dossier s’il doit être partagé avec celui-ci, car c’est aussi le nom que le dossier aura chez lui. À la rigueur, mettez vos deux noms pour que ça ait du sens pour chacune des parties ;-)

Pour partager vos dossiers, rendez-vous sur votre espace DropBox en ligne :

  • Soit en passant directement par le site à partir de votre navigateur https://www.dropbox.com
  • Soit à partir du menu contextuel (clic droit) de votre dossier DropBox.

Une fois sur votre espace en ligne sur le site DropBox, vous pourrez accéder au menu contextuel pour chaque fichier ou dossier à l’aide du clic droit de la souris ou en maintenant la touche Ctrl enfoncée (Mac).

Ce menu vous permettra :

  • De partager vos fichiers en invitant vos contacts à rejoindre ce dossier
  • Copier le lien public du fichier que vous pourrez leur envoyer
  • Voir les versions antérieures du document et les modifications qui y ont été apportées

Vous travaillez déjà avec DropBox et souhaitez partager vos expériences et anecdotes, faites-le en commentaire.

Commentaires
Le mardi 26 février 2013 à 08h00

J’utilise Dropbox avec mes clients ... Nous créons une bpîte partagée dans laquelle nous insérons les documents (fichiers, courriers, ...).
On oublie les clefs USB, les envois de mails, les impressions "pour rien" ...
On oublie également les accès partagés aux disques durs des clients (avec les risques que l’on sait) .
Ne sont partagés QUE les fichiers de travail.
Je l’utilise au quotidien avec mon associée (devis, projets, ...) et mes clients.
Le classement se fait exactement comme sur un disque dur.

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Le mercredi 27 février 2013 à 07h59

Merci Véronique pour ce témoignage.

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Le mardi 1er octobre 2013 à 17h35

Bonjour, je l’ai téléchargé depuis le lien de parrainage ! Merci !!! je vais m’en servir également pour conserver mes modules formations, et ainsi, pouvoir ouvrir les PowerPoint d’où je veux !!!

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Le jeudi 14 août 2014 à 14h59

J’utilise déjà Dropbox pour mes dossiers persos et mes photos... Je pense l’utiliser aussi une fois que je pourrais me mettre a mon compte en tant que secrétaire indépendante... :)

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