L’exercice de la comptabilité est l’une des questions les plus fréquemment posées par celles et ceux qui souhaitent se lancer dans une activité de secrétaire indépendante.
Il faut également préciser que ce sont souvent des prestations réclamées par nos client.es qui dans la plupart des cas ne savent pas que c’est illégal...
Bien que j’ai moi-même été sollicitée par l’un de mes premiers prospects, un avocat fiscaliste (!), pour faire de la saisie d’écritures comptables 🤔
Or, il convient impérativement de noter que l’exercice de la comptabilité est réglementé.
❌ Que vous soyez Office manager, assistante ou secrétaire indépendante, même secrétaire comptable diplômée et expérimentée, vous ne pouvez pas proposer de prestations de comptabilité à votre compte, en freelance.
Aux termes de l’article 20 alinéa 2 de l’Ordonnance de 1945 :
En quoi consistent ces travaux comptables ?
Ils sont rappelés aux deux premiers alinéas de l’article 2 de l’Ordonnance de 1945 :
Le Conseil supérieur de l’ordre estime que l’acte réalisé relève du monopole de la profession d’expert.e-comptable dès lors qu’il nécessite un acte d’imputation, c’est-à-dire une opération intellectuelle conduisant à la codification des données, soit la simple saisie comptable.
Quatre points sont nécessaires pour être accusé d’exercice illégal de la comptabilité :
- Effectuer des travaux comptables
- De manière habituelle
- En son nom propre et sous sa responsabilité
- Sans être inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables
Les conséquences de la pratique illégale de la comptabilité sont prévues par l’article 433-17 du Code pénal :
Le risque est notamment d’être dénoncé :
- Par l’expert.e-comptable de votre client.e
- Via le site http://www.compta-illegal.fr
Quelle alternative pour les secrétaires comptables ?
D’après ce qui a été dit plus haut, vous pouvez réaliser des travaux comptables et de la saisie en tant que salariée.
Les tribunaux seront néanmoins attentifs à ce qu’il existe réellement un lien de subordination :
Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 19 mai 2004, 03-83.647
La sous-traitance pour un cabinet comptable est tolérée dès lors que la personne qui effectue des actes comptables travaille sans être indépendante et sans le faire sous son nom ou sous sa responsabilité.
De plus, elle requiert l’agrément du client, le respect du secret et la facturation effectuée uniquement par l’expert.
Même dans ces conditions, il reste un risque de « couverture d’exercice illégal » qui concerne les experts-comptables qui « couvrent » des actes de comptabilité effectués par des non-membres de l’ordre…
Et la simple saisie des écritures comptables ?
Contrairement à ce qui est couramment admis par celles et ceux qui prétendent faire de la comptabilité pour leurs client.es,
L’exercice illégal de la comptabilité commence dès la saisie des écritures
Il suffira pour s’en convaincre de lire cet article du SIC, le magazine de l’ordre des expert.es-comptables :
L’exercice illégal de la comptabilité commence dès la saisie des écritures
Les prestations d’une assistante de gestion freelance
Encore une fois, même si vous êtes un.e professionnel.le des chiffres et de la gestion, que vous êtes compétent.e, diplômé.e et expérimenté.e, vous ne pouvez pas proposer de prestations de comptabilité dans le cadre de vos missions.
Il n’y a pas à tergiverser 💣
Mais vous avez tout un tas d’autres missions que vous proposer, en amont de la partie comptabilité, et en relation avec le cabinet comptable ou le service comptable de vos client.es 🧐
Cela vous permettra à la fois :
- de rendre service à votre client.e pour l’aider dans son organisation comptable, lui faire gagner du temps, comme de la sérénité
- de rendre service aux cabinets d’expertise-comptable pour lesquels cette partie-là de l’activité que les client.es cherchent souvent à leur faire faire n’est pas le cœur de métier
En quoi peuvent consister ces missions que j’appellerais d’assistance de gestion ?
- Faciliter l’organisation et le flux des informations comptables en interne
- Participer à la facilitation des process
- Les devis, les factures
- Assurer le suivi et les relances des factures échues non réglées
- Entamer les procédures contentieuses, si nécessaire, en vue d’un recouvrement
- Prendre en charge le classement et la transmission des documents au cabinet comptable
- Pointer les règlements, assurer les règlements des fournisseurs
- Faire les notes de frais
- Créer et suivre les tableaux de bord selon les indicateurs retenus par vos client.es
Vraiment, je pense qu’il y a de quoi faire 🌼
Par exemple, dans mon cas, c’est ma coopérative qui gère tout le processus comptable, mais cela ne me dispense pas de tout un tas de travaux qui me prennent du temps et que je suis ravie de pouvoir déléguer :
✔️ Pointer et relancer les paiements, envoyer les factures, mettre à jour les tableaux de suivi de l’activité et le prévisionnel, faire les notes de frais…
Dans l’idéal, vous travaillerez avec un cabinet d’expertise-comptable
- qui a l’habitude du travail à distance et accepte la transmission des pièces dématérialisées,
- qui vous fournit un logiciel en ligne sur lequel vous pourrez également travailler (facturer, pointer les règlements, etc.) et consulter les informations
Et qui dit travailler en ligne et à distance ne s’oppose pas au fait de choisir un prestataire près de chez soi !
Cela permettra aux trois parties de se rencontrer ponctuellement pour faire le point sur les process et la situation.
Et si votre client.e n’a pas encore de cabinet comptable, super !
Ce sera à vous de lui en trouver un qui vous conviendra.
Cela fait aussi partie de votre rôle de secrétaire indépendante 😉
Si vous avez des expériences à partager dans ce domaine de la pratique de la comptabilité en tant que secrétaire indépendante, merci de les partager ci-dessous en commentaire 📝
Quelques liens supplémentaires :
Blog.compta.net :Qu’est-ce que l’exercice illégal de la profession d’expert.e-comptable ?
Article Compta Online (nov. 2019) :
Exercice illégal et expert.es-comptables : rappel des dangers
Bonjour Céline, bonjour à tous,
Après bien des années de pratique en tant que secrétaire Freelance, j’ai pour la première fois ce mois-ci, été confrontée à cette question. Je m’explique : je prospecte et trouve un nouveau client. Il n’a pas d’expert-comptable et après signature de mon contrat de prestations, il contacte un expert-comptable de ma connaissance et avec qui je travaille par ailleurs, qui lui remet une "lettre de mission" - tout va bien jusque là ! Sauf qu’à la lecture de cette lettre de mission, mon client me dit : "mais je paie deux fois la prestation puisque vous allez aussi vous occuper de l’enregistrement des factures et des paiements" ... je vous passe les détails, mais ça m’a en fait fortement agacé, car l’une des premières choses que je dis, justement pour ne pas avoir de problème (et parce que chacun son métier !) c’est que : je ne suis pas comptable ! D’où l’intérêt de ton article Céline, merci beaucoup, il est très clair et permet de bien remettre les choses à sa place. Car oui, c’est important de garder en tête que lorsqu’on n’est pas comptable, on ne fait pas le boulot de ces experts. En tout cas, à titre personnel, je ne m’y essaierai pas, de crainte de problèmes juridiques et de reconnaissance ensuite (c’est déjà pas facile de faire sa place !). Pardon pour mon texte long, mais encore une fois Céline, merci pour cet article très intéressant et tellement réaliste !
Bonjour,
Je souhaiterais savoir si la saisie de chèques sur un logiciel de gestion (chez un artisan), ainsi que l’établissement de devis et factures, sur ce même logiciel et la préparation de documents pour un expert-comptable sont considérés comme de la comptabilité, et, est donc illégal en tant que secrétaire indépendante.
Merci pour votre réponse.
Dois-je rappeler que personne n’émpèche quiconque de devenir expert-comptable ?
@Little
"les collaborateurs des experts comptable sont bien souvent moins qualifiés...que des professionnels ayant exercés dans l’industrie par exemple..."
Vous devriez modérer vos propos, je travaille en cabinet depuis de nombreuses années et les collaborateurs qui y travaillent sont des gens consciencieux et véritablement compétent techniquement. C’est une condition nécessaires pour travailler pour plusieurs dizaines d’entreprises en simultané avec des secteurs d’activités distincts.
bonjour
il y a une grande entreprise X sur Grenoble qui sous traite dans ses propres locaux la comptabilité fournisseurs à une entreprise X.
comment font ils pour etre dans la légalité ?
Personne ne peut rivaliser avec les experts comptables, grâce aux progiciels existant sur le marché :
le logiciel de comptabilité communique avec les autres applications. La saisie comptable est automatisée avec le logiciel de paie, l’option "juridique" permet de reprendre les synthèses comptables et de produire des documents sans trop se poser de questions, mais aussi l’impôt sur les sociétés, la CVAE, la CICE, la liasse fiscale, la TVA, l’IFU… tout se fait rapidement et automatiquement, par le biais d’une comptabilité que seuls les experts comptables peuvent traiter.
On entend parler de la perte du monopole depuis les années 80, alors, 2015 ?… attendons de voir, rien n’est moins sûr…
Bonjour à tous et à toutes,
voici une réponse qu’attendent depuis longtemps les comptables afin de pouvoir exercer de manière indépendante leur activité sans pour autant avoir les experts-comptables sur leur dos :
Enfin bientôt la fin du monopole des experts-comptable.
Patience, dès 2015 la donne sera modifiée.
Bonjour,
Je recherche des informations sur la sous-traitance de comptabilité !!
Est-il possible de créer une entreprise de sous-traitance de services administratifs et de travailler avec des experts comptables pour la saisie de dossier (saisie comptable ... Bilan fait par l’expert comptable)
L’expert comptable facture a son client et moi je facture mes services à l’expert comptable ??
le monopole de "saisir des écritures comptables" m’apparait abusif...en effet dans les entreprises les comptables ne sont pas forcément inscrit à l’ordre..c’est même incompatible avec le fait d’être inscrit à l’ordre. Ces comptables passent les écritures, dressent les bilans et font les déclarations fiscales et bien souvent sont les bras droit des dirigeants....Ancien DAF d’un groupe de PME (250 salariés) (4 entreprises mère et filiales)
j’ai exercé ses fonctions pendant 40 ans. aujourd’hui à la retraite n’étant pas inscrit à l’ordre (très fermé de EC) je n’ai pas le droit de tenir des comptabilités....et pourtant je pourrait être utile à l’économie...les collaborateurs des experts comptable sont bien souvent moins qualifiés...que des professionnels ayant exercés dans l’industrie par exemple...Certains cabinets font sous- traités les tenues de comptabilité à l’étranger.. tout le lobbying d’un monopole....je pense que la profession devrait permettre la tenue de la comptabilité à des professionnels non inscrit mais ayant des qualités professionnelles reconnues....
le juridique, les paies, l’audit, les prévisions, le conseil, le secrétariat, la gestion de patrimoine... ne sont pas soumis au monopole, mais peuvent très difficilement se développer sans la tenue comptable car l’ensemble des évènements de la vie d’une entreprise sont consignés par la saisie comptable, c’est le cœur de la gestion d’une entreprise.
Pour les entreprises qui souhaitent regrouper l’ensemble des services de gestion chez un même prestataire, il n’y a que les experts comptables et il s’agit là d’un atout majeur que le très puissant conseil de l’ordre même sous la pression depuis de nombreuses années de l’Union Européenne, endend bien garder.
Re bonjour,
c’est très instructif cet article et maintenant, je sais que les saisies comptables et tout travail avec un logiciel est interdit car seul les experts comptable le peuvent. Est ce également valable Si je propose mes services de secrétariat comptabilité de base aux micro entreprises et artisans ?
Merci pour cet article car je ne veux en aucun cas être dans l’illégalité dès que je me lancerais vraiment.
A bientôt
Précision : "qu’ils ne font pas faire’ signifiant qu’ils font faire ce travail de saisie par de "petites mains" qu’ils emploient en interne, margeant sur elles (cf. leurs revenus), les empêchant de créer leur propre emploi et d’abaisser les coûts en faisant jouer la concurrence...
Merci pour cet article qui est très bien fait, il répond justement à pas mal de questions que je me posais.
Par contre, je suis dans le flou concernant la facturation : si un client me demande de préparer et d’émettre ses factures, est-ce que ça fait partie de la saisie comptable ou pas du tout ?
Je pense que vous ne prenez pas de risque en parlant de saisie des factures.
Inscrivez-vous à la lettre de Croquefeuille en remplissant ce formulaire :
