Peut-être est-ce un effet de la crise ou des simplifications souhaitées par le gouvernement, mais la réponse aux appels d’offres concerne de plus en plus de TPE.

Il est donc naturel que les assistantes indépendantes qui ont pour client ses mêmes TPE s’intéressent à cette mission.

Voici les témoignages de 5 secrétaires indépendantes spécialisées (ou non) dans ce type de prestations et qui partagent leur expérience dans ce domaine pour Croquefeuille.

Élisabeth Lefevre, secrétaire indépendante près de La Rochelle (17)

Elle a créé Daily Business « votre secrétariat général à la carte » en avril 2014, et propose des prestations de secrétariat administratif et commercial.

Élisabeth distingue quatre étapes dans la gestion des appels d’offres :

• La recherche
• L’étude du dossier
• La réponse
• Le suivi

La recherche :

« C’est une prestation à part entière. Il faut s’inscrire sur les sites spécialisés comme e-marchespublics.com, Klekoon, Boamp.fr, Achatpublic.com, Marchesonline.com… et d’autres, selon le type de marchés recherchés. C’est une vraie prestation de recherche, car on peut passer des journées entières à chercher les appels d’offres émis sur notre territoire.
Par conséquent, même si votre mission s’arrête là, il suffit de l’inclure dans votre forfait de présence sur site ou à la maison (exemple : Forfait recherche appel d’offres ½ journée ou journée). »

L’étude du dossier :

« Une fois les appels d’offres décelés, il faut les ouvrir pour voir si une réponse est possible. Pour cela, il faut télécharger les dossiers, en particulier le règlement de consultation (RC) et le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).
Dans le RC, on trouve les éléments de réponses, à savoir la date limite de réception des offres (très important), la répartition par lot, le montant approximatif de chaque lot, l’autorisation de variantes ou pas et le type de marché (ferme, conditionnel, renouvelable…), ainsi que les différents contacts techniques et administratifs. On y trouve également le type de réponse souhaitée (dématérialisée ou papier), le type de marché (ouvert, fermé, MAPA, marché à bon de commande…)
Dans le CCTP, on trouve le détail de chaque lot avec les spécificités techniques des matériels demandés, les quantités, l’envoi d’échantillons.
Même si votre prestation s’arrête là, c’est toujours du travail de recherche donc inclus dans un forfait. »

La réponse :

« Il y a deux possibilités : envoi papier ou dématérialisé. La constitution du dossier est la même pour les deux. Il faut suivre le règlement de consultation dans lequel est précisé s’il faut une ou deux enveloppes (candidature et offres). Il est souvent demandé de répondre directement sur les documents fournis, ce qui est plus simple pour les comparatifs.
En cas de dossier dématérialisé, il faut que le client dispose d’une clé de signature électronique valide. Comme précédemment, on reste sur un forfait. »

Le suivi :

« Si vous gagnez un appel d’offres, YOUPI ! Vous recevrez une lettre de notification avec les modalités d’exécution du marché, à suivre impérativement par votre client. »

En conclusion :

« C’est une prestation délicate pour laquelle le forfait est la solution la mieux adaptée, car on ne sait pas combien de temps cela peut prendre. »

Delphine Beauclou est assistante administrative indépendante en Haute-Garonne (31)

Elle a créé « iGestion-Assistance Administrative » en juillet 2012, et propose à ses clients des prestations d’assistance administrative et commerciale, de la gestion financière, ainsi que de la formation bureautique.

Delphine se charge également de la veille pour les appels d’offres et du montage du dossier :

Lecture des cahiers des charges
Travail en collaboration avec le gérant pour avoir les infos indispensables demandées
Remplir le dossier de candidature
Impression des dossiers
Reliure des dossiers
Envoi de la réponse par voie postale ou par dématérialisation

Ses clients sont essentiellement des petits centres de formation, et la prestation est payée au forfait par dossier (hors frais de port).

« La lecture du cahier des charges prend du temps, mais avec de la méthode tout est possible ! J’ai acheté des livres sur le sujet qui m’ont aidée dans les démarches à suivre. »

C’est un peu par hasard d’ailleurs que Delphine s’est lancée dans ce domaine, puisque c’est un client qui le lui a demandé.

Son conseil :

« Accepter la mission, même si c’est la première fois. Toute expérience est bonne à prendre.
Il faut juste savoir que cela prend du temps d’étudier et de monter les dossiers. »

Elle ajoute quand même :

« Bien préciser que l’on n’est pas responsable de la décision de l’appel d’offres… »

Pascale Hulin est secrétaire indépendante près de Melun (77)

Elle exerce depuis juillet 2011 et s’est spécialisée dans l’accompagnement et la rédaction des appels d’offres des marchés publics.

Pascale intervient de façon ponctuelle ou régulière, sur site ou à distance.

Ses clients sont notamment des entreprises du secteur de l’événementiel. Elle les assiste aussi bien pour le dossier de présentation de l’entreprise (historique, détail des prestations proposées et du personnel employé, insertion de photos…) que pour la rédaction du cahier technique.

« Je prends connaissance de l’appel d’offres et récupère tous les documents obligatoires et nécessaires à la candidature ; ces documents sont disponibles sur internet. Puis, j’aide le client à rédiger une présentation de son entreprise, un mémoire technique et je lui laisse la main sur la rédaction des devis. Une fois tous les documents récoltés, le dossier de candidature est envoyé par courrier ou par voie électronique dans les délais impartis. »

La mission est tarifée au temps passé, mais elle réfléchit à un pourcentage si l’appel d’offres est remporté…

Pascale a suivi une formation organisée par la Chambre de commerce de Seine-et-Marne.

Selon elle, ce travail demande de la rigueur, ainsi que des compétences rédactionnelles.

« Le premier dossier semble compliqué, mais une fois qu’on l’a fait, les suivants deviennent très simples. »

Manon Guilloteau est secrétaire indépendante près de Loches (37)

Spécialisée dans les appels d’offres, elle a créé Assistante A.G.C. en septembre 2014.

Après une formation commerciale, Manon a travaillé plusieurs années dans le domaine de la gestion (recouvrement amiable, gestionnaire santé), et possède une expérience significative dans le domaine de l’assistance administrative et commerciale, acquise au sein d’une entreprise de communication et dans le secteur du bâtiment.

Elle propose des prestations de secrétariat courant, de gestion commerciale et la réalisation de la partie administrative des dossiers d’appels d’offres :

• Recherche des annonces
• Récupération du dossier de consultation des entreprises (DCE)
• Prise de rendez-vous avec le donneur d’ordre pour organiser la visite de chantier, si besoin
• Rédaction du dossier de candidature (mémoire technique)
• Préparation des documents administratifs obligatoires (DC, acte d’engagement, etc.)
• Saisie du devis selon le chiffrage de l’entrepreneur
• Constitution de l’enveloppe finale et envoi de la candidature dans les délais impartis

« En règle générale, je me rends chez le client, et demande tout de suite s’il est à jour de ses cotisations fiscales et sociales (condition pour présenter le dossier de candidature). Si oui, je réunis les justificatifs correspondants.
Je pose ensuite des questions concernant son entreprise (l’historique, le nombre de salariés, ses domaines d’intervention, ses fournisseurs…), pour commencer à rédiger le mémoire technique. Je réunis les justificatifs administratifs demandés régulièrement, par exemple son extrait K-bis, attestation d’assurance pro, certifications…
Nous définissons ensemble le type d’offres auquel il souhaite répondre (lieu, missions, etc.) De retour chez moi, je cherche les offres qui peuvent lui correspondre et lui envoie un résumé de l’offre. Il me dit s’il souhaite répondre ou non.
S’il veut effectivement répondre au dossier, je l’étudie et lui demande les pièces administratives nécessaires à la constitution du dossier.
Je lui envoie le dossier complet, afin qu’il puisse procéder au chiffrage de l’offre. Je rédige le mémoire technique, remplis les documents administratifs, intègre les éléments techniques (donnés par le client), ainsi que le devis, et renvoie le tout au client pour validation.
S’il y a des modifications à effectuer, je m’en charge, et une fois que tout est ficelé, j’envoie le dossier définitif à l’organisme concerné. »

Manon travaille essentiellement pour des artisans du secteur de la construction (fabrication et pose de portails, menuisier, couvreur, etc.).

« Ils font appel à moi, car ils aimeraient se lancer sur les marchés publics et obtenir ainsi de nouveaux clients, mais ils ne savent pas comment faire, ou les démarches administratives leur paraissent insurmontables. Ils n’ont pas envie de prendre trop de temps à s’en occuper, au vu du résultat aléatoire de la démarche. »

La mission est tarifée au forfait dans lequel tout est compris.

Selon elle, l’expérience reste indispensable pour effectuer ce genre de mission.

« On peut également faire une formation, mais avoir fait des appels d’offres en entreprise est plus concret. Il faut faire attention, car si le dossier administratif est mal rempli ou s’il manque une information, le dossier est refusé… »

Au niveau des aptitudes, cette prestation demande de l’organisation, mais aussi des qualités rédactionnelles, ainsi qu’une capacité à synthétiser et à aller à l’essentiel.

« Il ne faut pas être timide et oser relancer son client sans arrêt pour les pièces manquantes (il y a un délai imparti de plus ou moins 15 jours pour envoyer un dossier de candidature à compter de la réception de l’offre, ce qui est très court). Il faut savoir l’impliquer dans cette mission, parce que sans lui on ne peut rien faire. »

C’est une prestation qu’elle aime, car elle lui permet de se placer au cœur de l’entreprise :

« Faire des dossiers d’appels d’offres permet de s’immiscer complètement dans la vie de l’entreprise et je trouve cela intéressant. On fait alors plus qu’un travail de secrétariat, on a une mission de conseil et d’accompagnement, et c’est agréable d’aider son client à remporter des marchés. »

Pascale Albessard est assistante indépendante dans l’Héraut (34)

Elle a créé AO Assist Pro en juin 2013, et propose la veille et le montage des dossiers d’appels d’offres, ainsi que du secrétariat courant.

« Je cherche des marchés qui concernent les secteurs d’activités de mes clients (BTP, transcription, formation, tourisme…) Ensuite, j’aide mes clients à décrypter les dossiers et à les "monter" pour qu’ils soient conformes à ce qu’attendent les administrations concernées. C’est-à-dire relever les points importants (visite de site, pénalités, acompte, date limite de remise, qualification, offres…), ensuite la mise en forme de la réponse, faire attention de ne pas oublier un élément qui ferait que la candidature serait refusée.
Je peux aussi me charger de l’impression et de la remise, sauf pour les réponses électroniques qui doivent être faites par mon client lui-même (clé de cryptage oblige). »

Pascale facture la veille des marchés au forfait et le montage des dossiers à l’heure.

« J’avais mis un forfait en place au départ, mais j’avais l’impression de voler mes clients. »

Elle a d’abord appris à répondre aux appels d’offres sur le terrain « avec des personnes pointues sur ce sujet », puis elle a suivi une formation afin de conforter son expérience.

« Il faut apprendre à lire, à décortiquer un appel d’offres, savoir où aller chercher les renseignements importants pour gagner du temps.
Il faut apprendre à structurer une réponse par rapport au cahier des charges, mais le plus important dans un AO c’est l’offre (la rédaction, le plan et la présentation) qui peut faire la différence et… le prix, bien sûr. »

Convaincre un client de déléguer ce genre de mission reste un exercice d’équilibriste :

« Il faut déjà convaincre pour pouvoir travailler en télétravail. La confidentialité, la confiance s’acquièrent au fur et à mesure. Convaincre que l’on peut travailler sans être physiquement chez le client, surtout pour un exercice qui a mauvaise réputation (on joue à la chèvre, les dés sont pipés…), ce n’est pas évident, d’autant qu’un dossier n’est jamais gagné d’avance ! C’est un exercice d’équilibriste. »

Plusieurs prestataires proposent des prestations similaires sur Montpellier et ses environs, mais Pascale semble travailler en bonne intelligence avec eux.

Ses conseils :

« La réponse aux marchés d’appels d’offres n’est pas compliquée en soi. Il faut bien lire les dossiers, répondre point par point au cahier des charges, donc ça peut prendre plus ou moins de temps selon que l’on rédige l’offre ou que l’on ne fait que de la mise en page et la correction du dossier. »

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