La question des tarifs pour une secrétaire indépendante
Publié le mardi 13 novembre 2018 par Celine Lieffroy | 4 commentaires
Classé dans : Tarifs - Chiffre d’affaires -

A priori, quand on choisit d’être freelance, on sait que le prix fait partie intégrante du projet entrepreneurial, comme le fait de trouver des clients.

Et pourtant…

Je me rends compte au fil de mes échanges avec des secrétaires indépendantes que beaucoup d’entre elles se sont lancées sans même se poser la question.

À chaque demande de devis, c’est le grand débat : quel tarif proposer pour cette mission ?
Et le prix varie en fonction des renseignements qu’elles auront pu trouver à ce moment-là sur internet…

Mais à défaut d’avoir établi et calculé leur grille tarifaire en fonction de leurs objectifs financiers, ces personnes manquent de confiance et ont tendance à baisser drastiquement leurs prix de peur de perdre le marché.

L’une d’elles ne me disait-elle pas récemment :

« Concernant le tarif, ce n’est pas grave. Si je gagne 300 ou 400 euros par mois, j’en serais déjà très contente ! »

Il faut dire que l’argent est loin d’être la motivation principale pour se lancer comme secrétaire indépendante.
Et cela n’est pas sans conséquence sur la viabilité de leur activité.

La plupart se déclarent prêtes à moins bien gagner leur vie comme freelance que comme salariée, alors même qu’elles n’ont plus les avantages du salariat (primes, congés payés, assurance et prévoyance…)

D’ailleurs, les différentes enquêtes sur le métier de secrétaire indépendante nous montrent des résultats très contrastés :

  • La moitié facture moins de 1 000 euros par mois (1/4 moins de 500 euros)
  • Seul un cinquième facture plus de 2 500 euros par mois

(Je parle du chiffre d’affaires et non du revenu...)

L’enquête de 2015 nous apprend que seules 17% des personnes interrogées ont atteint leur objectif de chiffre d’affaires (les objectifs étant eux-mêmes très contrastés).

Ces chiffres ne sont pas propres aux secrétaires indépendantes qui s’en sortent plutôt bien, si on les compare aux chiffres globaux des micro-entreprises dont le revenu mensuel moyen serait de 490 euros (pour une activité principale), selon la dernière étude de l’INSEE.
.
Alors, comment atteindre ses objectifs financiers et pérenniser son activité de secrétaire indépendante ?

Parmi les problèmes les plus souvent rencontrés, il y a :

* Ne pas avoir d’objectif :

Dans le cadre de mon programme d’audit sur la démarche commerciale, je me suis aperçu que beaucoup de secrétaires freelances n’avaient pas d’objectifs financiers attendus.

À la question sur les objectifs, la réponse la plus courante est « vivre de mon activité », mais on ne sait pas très bien quel chiffre d’affaires serait nécessaire pour cela, ni combien de clients, ni le temps de travail nécessaire pour l’atteindre…

Dans ce cadre, il devient effectivement compliqué de calculer ses tarifs…

* Recopier ses tarifs sur la concurrence :

À défaut d’objectifs financiers et de pouvoir calculer ses propres tarifs, la solution qui semble la plus couramment adoptée est de regarder les tarifs « affichés » des consœurs, autrement dit les « prix du marché ».

Cela pose néanmoins des questions :

  • Comment ce prix du marché a-t-il été établi ?
  • La consœur a-t-elle calculé elle-même ses tarifs ou les a-t-elle recopiés sur une personne qui les a peut-être recopiés sur quelqu’un d’autre ?
  • Ces tarifs lui permettent-ils d’atteindre ses objectifs financiers ?
  • Ses objectifs financiers sont-ils les mêmes que les vôtres ?

Autrement dit, ces tarifs sont-ils « justes » ou « équitables » ?
=> Vous permettront-ils de vivre correctement de votre activité ?

Comme vous ne le savez pas, vous aurez toujours un doute.
Ce doute vous fragilise face à vos clients potentiels qui voudront négocier, parce que c’est « trop cher »…

* Baisser ses tarifs :

C’est une stratégie commune pour soi-disant remporter plus de marchés.

L’idée est de se baser sur le prix du marché, mais en moins cher, pour multiplier ses chances.
Ce qui contribue à faire baisser les « prix du marché » un peu plus chaque année – avec l’aide des plateformes de freelances, d’ailleurs, qui contribuent à exacerber la concurrence.

Les justifications pour baisser vos tarifs ne manquent pas :

  • Parce que la concurrence est toujours plus forte
  • Parce que vous n’êtes pas sûre de vous
  • Parce que vous débutez
  • Parce que vous n’avez jamais fait cette mission
  • Parce que vos clients n’ont pas d’argent
  • Parce que ça va leur coûter « trop cher »
  • Parce qu’ils vont préférer prendre un salarié…

Votre rapport à l’argent

C’est une problématique à la mode en ce moment, tant il est vrai que nous avons des tabous par rapport à l’argent.
Les gens ont du mal à parler de ce qu’ils gagnent, sans doute parce que cela les renvoie à autre chose qu’à un chiffre, mais à une information sur eux-mêmes…

Que renvoie de moi le montant de mon chiffre d’affaires ou de mon salaire ?
Et mon tarif, en tant que secrétaire freelance, que renvoie-t-il de moi ?
Et si je demande un tarif plus élevé, est-ce qu’on va croire que je suis une personne intéressée par l’argent ?

Nos tarifs nous donnent également une valeur.
Si vous êtes très chère, c’est sans doute que vous supposez que vous être très compétente…
Mais alors, si vos tarifs sont très bas, que pourrait-on en déduire ?...

Arf ! Ce n’est décidément pas facile…

Pour certaines, il est tellement difficile d’évaluer leur travail, qu’elles refusent de parler tarifs.
Elles reçoivent une demande de mission de la part d’un client, font la mission, retournent les pièces dans les temps, en espérant que la qualité de leur travail justifiera de les payer correctement… si le client y pense…
Oui, ça arrive !

Et beaucoup de secrétaires freelances prospectent en proposant de l’aide à leurs interlocuteurs, mais sans jamais parler tarifs, si bien qu’on pourrait se poser la question s’il s’agit d’un travail bénévole.

Cela m’arrive souvent de recevoir des mails de correctrices qui me proposent de relire mes articles, mais s’agit-il seulement d’une prestation ?
Ou dernièrement une secrétaire qui me proposait de m’aider à rattraper mon retard dans la mise en ligne des nouvelles fiches sur lexiris.fr

D’une manière générale, on pourrait penser que certaines secrétaires freelances ont tant de mal à investir pour se faire aider dans leur activité – que ce soit pour leur lancement ou leur communication – qu’elles pourraient légitimement supposer que leurs clients potentiels vont avoir les mêmes freins.

Elles n’ont pas encore commencé à prospecter, mais elles savent déjà que ça va être « trop cher »…

Rassurez-vous, nous avons toutes des croyances limitantes par rapport à l’argent !
Mais il est vrai que certaines arrivent à s’en dépatouiller mieux que d’autres :-)

Calculer ses propres tarifs pour mieux les défendre !

En tant qu’ambassadrice, première commerciale de votre activité, il va falloir assumer vos tarifs et pouvoir les défendre.
C’est la condition sine qua non de la pérennité de votre activité !

Or, pour pouvoir les défendre, il faut les comprendre...
Pour cela, rien ne vaut de faire ou de vérifier les calculs par vous-même.

Une fois que vous aurez déterminé et compris la manière de calculer vos tarifs :

  • Vous saurez que vous pouvez effectivement vivre de votre activité, ce qui est une bonne nouvelle
  • Vous devrez peut-être ajuster votre offre, si nécessaire
  • Vous saurez sous quels tarifs vous ne pouvez pas descendre sans vous mettre en danger
  • Vous serez plus en confiance pour vendre et négocier, surtout si vous pouvez en discuter avant avec vos consœurs comme c’est le cas sur le forum des secrétaires indépendantes

Les erreurs les plus fréquentes quand on calcule ses tarifs

1° Surestimer son temps de travail

Pour calculer vos tarifs, il ne faudra pas partir de 365 jours par an ou ni même de 20 jours ouvrés par mois.
Ce serait la meilleure manière d’être sûre de ce pas atteindre vos objectifs !

Pourquoi ?
Il va falloir compter avec le temps de chercher et de trouver des clients, le temps de négociations et de mise en place de la mission, le temps administratif des devis/factures, mais aussi éventuellement des relances et du recouvrement…
Il vous faudra également prévoir du temps pour vous former, pour vos repos et congés, et éventuellement pour des problèmes personnels à régler (familiaux, de santé, etc.)

2° Sous-estimer ses besoins

Si les secrétaires indépendantes pensent le plus souvent à déduire de leur chiffre d’affaires leurs cotisations sociales et fiscales, peu d’entre elles prennent en compte les frais nécessaires au développement de leur activité.

Et pourtant, même en réduisant vos achats au strict minimum, il faut prévoir :

  • L’usure et le remplacement de votre matériel (informatique, logiciel…)
  • Éventuellement les déplacements induits par votre activité, y compris pour faire réseau
  • Des frais de formation, quelques frais de communication, ne serait-ce que le nom de domaine et l’hébergement de votre site internet
  • Quelques fournitures et des cartouches d‘encre…

Dans mon cas, au 31 octobre 2018, j’avais déjà dépensé 4.058 euros de frais (sans compter les cotisations sociales et fiscales).

Faut-il accepter de négocier ses tarifs ?

À partir du moment où vous connaissez – parce que vous l’avez calculé – votre prix juste, vous saurez si vous pouvez ou non accepter de négocier vos tarifs…

De deux choses l’une :

  • Soit votre interlocuteur souhaite faire appel à vous, mais la prestation reste « trop chère » pour son budget, et vous pouvez en discuter
  • Soit votre interlocuteur veut juste vous montrer qui est le chef, et dans ce cas-là, je n’ai qu’un conseil : fuyez !

Les grands principes de la négociation :

Dans tous les cas, l’accord doit rester gagnant/gagnant, c’est-à-dire « juste » pour les deux parties
L’idée n’est pas d’arnaquer votre client.
Mais ce n’est pas non plus de travailler à un tarif qui ne vous permette pas de vivre correctement de votre activité.

Il faut partir d’un prix juste pour vous (je ne reviens pas dessus), que vous avez calculé vous-même et dont vous avez bien compris qu’il était nécessaire pour la bonne marche de votre activité.
En effet, si vous faites « un geste » avant même de commencer à négocier – ce qu’on voit souvent – ce n’est pas la peine, vous serez de toute façon perdante.

Comme votre prix de départ était « juste » et « justifié », qu’il n’a pas été donné au hasard, vous ne pourrez en aucun cas le baisser sans contrepartie…

Qu’est-ce qu’une contrepartie ?
C’est n’importe lequel des facteurs qui entrent dans le calcul de votre tarif et qui peuvent changer : le volume de la mission, ses délais, les frais annexes, etc.

Par exemple, s’il s’agit de réaliser un publipostage pour Noël, le client pourra prendre à sa charge en interne l’affranchissement, parce qu’avec votre marge, cela revient trop cher.

Autre exemple que je connais bien, en retranscription audio, si le compte rendu de réunion est « trop cher » pour le budget d’un petit comité d’entreprise, il est possible de négocier de ne pas chercher à identifier le nom des intervenants, mais simplement retranscrire ce qu’ils disent en allant à la ligne pour chaque nouvel interlocuteur.
Toutes celles qui ont fait des comptes rendus de réunion savent que cela prend beaucoup de temps de chercher à reconnaître les voix des personnes.

Plus communément, pour une mission d’assistance, il suffira d’en limiter le volume.
Peut-être avez-vous vu un peu gros pour une première estimation des besoins…

Bref ! Vous comprenez le principe…

Mais en aucun cas, vous ne pouvez envisager de simplement baisser vos tarifs sans contrepartie !

Sinon, qu’est-ce que cela renverrait au client ?
Que vous avez cherché à l’arnaquer ? Que vous faites des prix à la tête du client et que sa tête ne vous revient pas ? Que vous êtes tellement peu sûre de vous qu’il pourrait négocier plus, vous en demandez toujours plus ?....

Le forum fourmille d’exemples de clients qui ont négocié les tarifs de leurs prestataires pour mieux s’essuyer les pieds dessus après, les prenant pour des paillassons !

Quel est le bénéfice de vos prestations ?

Quel que soit le niveau de vos tarifs, vous serez susceptible d’entendre : « c’est trop cher »…
Et pourtant, il existe bien des clients qui payent les prestations de leur secrétaire freelance sans rechigner, et même avec le sourire.

Rappelez-vous que si vos clients acceptent de payer vos prestations, ce n’est pas pour vous faire plaisir, mais c’est dans leur propre intérêt, parce qu’ils en attendent un bénéfice.

Or, ce ne sont pas des heures de secrétariat dont ils ont besoin, mais de résoudre un problème.
Quel est ce problème auquel vous répondez pour vos clients ?

Dans nos métiers, il s’agit le plus souvent de leur faire gagner du temps
Mais concrètement, pour tel client à qui vous vous adressez, quel est son problème ? En quoi pourriez-vous lui faire gagner du temps ?

Trop de secrétaires indépendantes ne savent pas répondre à cette question, et en conséquence, elles ont du mal à trouver des clients, mais cela n’a rien à voir avec leur prix supposé « trop cher ».

  • Soit qu’elles ne ciblent pas leur prospection, donc en s’adressant à tout le monde, elles sont certaines de manquer le problème particulier de chacun
  • Soit qu’elles ne connaissent pas et n’aient pas étudié les besoins réels de leurs clients potentiels…

Elles leur proposent de « gagner du temps » pour « se consacrer à leur cœur de métier », mais comme le client ne voit pas trop comment, il ne donne pas suite, ou trouve ça « trop cher » de payer une secrétaire.
« On ne saurait faire boire un âne qui n’a pas soif » dit le proverbe, et peu importe le prix du seau d’eau !

Vos prospects ont-ils conscience ou non d’avoir un problème ?

On pourrait distinguer trois types de prospects :

> Ceux qui n’ont pas conscience d’avoir un problème : peut-être ne manquent-ils pas de temps et sont-ils parfaitement organisés, ou le croient-ils…
Dans tous les cas, ils ne pensent pas avoir de difficultés particulières que vous pourriez résoudre, et cela va être difficile de leur vendre quelque chose, quel que soit le prix…

> Ceux qui ont conscience d’avoir un problème, mais qui ne connaissent pas encore de solution pour y pallier…
Ceux-là seront sans doute les plus faciles à convaincre d’avoir recours à votre solution pour peu que vous leur montriez qu’elle répond bien à leur cas particulier !

> Ceux qui ont conscience d’avoir un problème, et connaissent très bien la solution.
Ceux-là, ce ne sera pas la peine de les convaincre, c’est eux qui viendront vous chercher !
Mais attention, car il y a de fortes chances qu’ils soient exigeants sur les prix, car ils jouent sur la concurrence.
D’ailleurs, pensez toujours à vous demander – voire à leur demander – pourquoi n’ont-ils pas continué avec leur dernier prestataire ?
Est-ce parce qu’il était si peu payé qu’il a dû arrêter son activité ?

Valorisez vos prestations !

C’est une bonne manière de chercher à défendre vos tarifs, en augmentant la valeur perçue.

Il est plus facile de valoriser vos prestations et de vous rendre indispensable, si vous acceptez de prendre en « charge » quelque chose qui fait réellement souffrir votre client.

Je me souviens d’un consultant qui était venu vers moi par le bouche-à-oreille – donc en confiance, puisque j’avais été recommandée – juste avant de se noyer dans son organisation comptable. Il était dans un stress important. J’ai accepté d’intervenir vite et sur place, dans ses locaux. Je crois qu’il n’a même pas regardé le montant du devis !

Pareil, un autre client que son comptable menaçait de cessation de paiement s’il ne faisait rien pour ses factures impayées !
Il a attrapé mon mailing comme une bouée de sauvetage.
C’était un ébéniste, un artiste également exposé dans son pays d’Europe du Nord, mais il était bien incapable d’appeler ses clients pour une facture impayée, pour peu qu’il ait trouvé la disponibilité d’esprit pour ne serait-ce que faire la facture…

Autant dire que cela a été un drame quand j’ai quitté Paris pour ces clients-là, et qu’ils ne voulaient pas croire que quelqu’un d’autre puisse leur apporter le soulagement qui avait été le leur quand j’ai pris en « charge » leurs problèmes.

Pensez également à valoriser votre marque et vos documents commerciaux.
Votre logo n’est-il pas cheap ? Votre site est-il bien construit ? Valorise-t-il votre image ?
Vos éléments de communication sont-ils en cohérence avec votre positionnement prix ?

Parlez de vous !
Non pas pour raconter votre vie, mais pour :

  • créer du lien, que vos futurs clients aient l’impression de vous connaître, parce qu’ils pourraient vous reconnaître
  • rassurer vos futurs clients sur le fait que vous êtes la bonne personne, au regard de vos expériences, de vos formations, de vos motivations…

Utilisez des mots qui prouvent aux personnes auxquelles vous parlez que vous connaissez bien leur secteur d’activité.

Si possible, et sans en faire trop, mettez de l’émotion dans vos présentations .

Ainsi, vous ne pouvez pas savoir le nombre de personnes qui m’ont dit vouloir travailler avec moi, parce que j’avais déposé le bilan de ma librairie.
Cette expérience fait peur, et aucun chef d’entreprise n’en est à l’abri.
On peut imaginer que le fait de soutenir quelqu’un qui a connu cette épreuve les rassure.

Ne restez pas une inconnue interchangeable parmi d’autres, montrez vos singularités .

Ainsi, si vous aimez les voyages, vous pouvez aussi en parler :

Cela vous fera un sujet de conversation avec votre client lors de votre première rencontre
Cela justifie sans doute que vous pratiquiez l’anglais couramment
Cela suppose que vous savez organiser des voyages et rechercher les meilleurs prix sur internet…

J’arrive au bout de cet article.
Merci d’être arrivée jusque là !
==> Accepteriez-vous de me dire ce que vous en avez pensé en commentaire et quelles sont, selon vous, les principales difficultés liées à cette question des tarifs ?

J’ajouterais pour finir que le fait de vendre ses prestations au bon prix et d’atteindre ses objectifs financiers est un catalyseur de fierté et d’estime personnelle formidable.
Ne passez pas à côté en vous dévalorisant !

Commentaires
Le lundi 10 décembre 2018 à 09h32

Bonjour Céline,

Merci pour cet article tout à fait juste !

Ca a été l’un des points qui m’a demandé le plus de réflexion, au début de mon activité.

Tiphaine

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Le mardi 4 décembre 2018 à 11h19

Bonjour Céline,
Encore une fois c’est un très bon article. La question du tarif n’est pas simple, j’en fais les frais actuellement avec un client qui est toujours prêt de ses sous (pour rester polie).
Comment restez zen face à ce genre de personnes ? Je démarre donc je ne peux pas lui dire au revoir et à jamais.
N’étant pas du genre à me laisser faire je le recadre poliment
Peut-être une idée d’article pour toi ... ;)
Valérie

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Le jeudi 6 décembre 2018 à 05h13

Bonjour Valérie,
Je suis justement en train de rédiger cet article :-)
Mais il est vrai que certains clients testent leurs prestataires en début de mission.
Pour ma part, lorsque je proposais encore de l’assistance à distance, je facturais en fin de mois et je m’attendais à être payée dans la semaine suivante. Si ce n’était pas le cas, je relançais, m’étonnant de ne rien avoir reçu encore, et j’attendais… (et je ne travaillais plus…)
J’avais prévenu mes clients en début de mission que c’était un point important pour moi que mes factures soient payées rapidement pour ne pas avoir à me soucier de ça.

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Le lundi 3 décembre 2018 à 14h20

Bonjour,

En cours d’installation en tant que secrétaire indépendante, j’ai lu avec attention votre article.
Il est vraiment très intéressant et complet.
La mise en place des tarifs est effectivement une étape à ne pas prendre à la légère. Il faut que tout soit calculé, cadré, et que l’on sache l’expliquer et le justifier auprès des prospects et clients.
Un grand merci pour vos conseils !

Aline

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Répondre à ce message ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Le lundi 26 novembre 2018 à 16h54

Bonjour,
J’ai beaucoup apprécié votre article qui est à la fois professionnel, rassurant et optimiste !
Merci de partager votre expérience et vos conseils !

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