Télétravail et Covid19 : La vie confinée des télésecrétaires
Publié le dimanche 10 mai 2020 par Celine Lieffroy | 0 commentaires
Classé dans : Témoignages - Travailler à domicile - Espace de travail - Télétravail -

Elles sont membres du forum des secrétaires indépendantes, et je leur ai demandé de partager leur expérience de vie confinée…

Entre l’école à la maison et leur activité de secrétaires indépendantes, comment se sont-elles organisées ?
Est-ce qu’elles ont vu leur activité diminuer ?
Comment ont-elles réagi ? Qu’ont-elles retenu de cette période ?
Quels sont leurs conseils à celles et ceux qui veulent se lancer dans ce contexte de crise ?

Découvrez les témoignages de :

📌 La vie confinée de Vanessa en Bretagne (22)

Assistante/office manager pour des professionnel.les du droit, avocat.es et huissier.es, Vanessa a créé Assistalinéa, en 2010, et vit au bord de la mer, entre Saint-Brieuc et Saint-Malo.

◽ Pour les huissiers, elle fait de la transcription audio de constats.
◽ Pour les avocats, ses missions sont plus variées, et tendent plutôt vers un poste d’office manager : saisie de courriers et d’actes, gestion de la facturation et des relances, gestion de la trésorerie, gestion administrative des différents contrats avec les prestataires, etc.

« C’est mon activité de saisies de constats d’huissier qui a été la plus impactée.
Les huissiers ne sortent qu’en cas d’urgence, et pour des plus petits constats. Je ne reçois quasiment plus d’état des lieux
. »

La fin de la trêve hivernale a été repoussée à la fin du mois de mai.

« Il va me falloir travailler relativement dur à partir de juin pour espérer rattraper le retard en termes de chiffre d’affaires. Ça risque d’être compliqué et cela implique de ne prendre aucun congé d’ici la fin de l’année... »

En revanche, ses client.es avocat.es en profitent pour rattraper le retard accumulé pendant les grèves de début d’année.
Elle reçoit donc plus de travail de ce côté-là.

Vanessa a d’abord « profité » du confinement pour récupérer de la fatigue accumulée.
Maman, elle s’occupe également de l’école pour sa fille.

« Le matin, généralement, je partage mon temps entre mes client.es et l’école à la maison. J’ai la chance d’avoir une fille studieuse qui se met facilement au travail, mais il n’en reste pas moins qu’elle me sollicite régulièrement pour l’explication d’une consigne, la récitation d’une leçon, etc. Donc, le matin, il m’est plus difficile d’être concentrée. J’en tiens compte dans la planification de mes journées, c’est-à-dire fichiers plus faciles à traiter le matin. Je gère mes gros dossiers plutôt l’après-midi. »

Elle a mis également en place des routines :

« J’adore le développement personnel, et je suis une adepte des défis des 100 jours de Lilou Macé, qui a créé un défi spécial confinement : le défi arc-en-ciel. Chaque matin, je commence ma journée en regardant l’exercice du jour et en écrivant mon intention pour la journée.
Puis, entre 12h et 12h30, j’ai pris pour habitude de regarder les Lives coaching confiné de Sophie Lion Life & Business Coach. Je cuisine en même temps, et donc joins l’utile à l’agréable
. »

Vanessa travaille également sur sa communication, revoit ses prestations, et travaille sur une nouvelle orientation de son activité vers l’accompagnement et la formation…

« Je réseaute davantage. Ce confinement m’a confortée dans l’idée de proposer un accompagnement aux entreprises et entrepreneur.es dans la mise en place du télétravail. J’aimerais vraiment promouvoir le télétravail et pourquoi pas organiser un bel événement sur ce thème. »

Elle a su rester disponible pour ses clientes durant cette période, « à l’écoute et inventive » pour trouver de nouvelles manières de pratiquer son métier.

Ses outils pendant le confinement : Zoom, Trello, mais aussi beaucoup les réseaux sociaux.

« J’envoie régulièrement des messages à mes client.es pour savoir si tout va bien. Il est important pour moi de les savoir en bonne santé. Ce qui me fait plaisir, c’est que ce n’est pas à sens unique, car illes prennent souvent de mes nouvelles. J’ai accentué ma présence sur les réseaux, notamment sur LinkedIn sur lequel je n’interagissais quasiment jamais. »

Vanessa travaille depuis son bureau, installé dans la cuisine…

« Je suis très bien installée, même si mon espace est un peu exigu. J’ai fait ce choix, il y a 3 ans, quand je suis arrivée dans mon nouveau logement, de m’installer dans la cuisine…
Il y avait un espace qui n’était pas exploité, avec une superbe vue sur le jardin. C’est une pièce très lumineuse.
 »

✔️ Ce qu’elle retiendra de cette période :

« Que le travail n’est pas ce qui est le plus important dans la vie, et qu’il faut savoir profiter du moment présent et veiller à prendre soin de soi. »

Pour elle, c’est plutôt un bon moment pour se lancer comme secrétaire freelance.

« Les employeur.es se souviendront longtemps des difficultés qu’ils ont rencontrées concernant la gestion des salarié.es et la mise en place soit du chômage partiel soit du télétravail. Faire appel à une secrétaire freelance permet une grande flexibilité, notamment en cas de pandémie. »

Depuis peu, Vanessa propose également d’accompagner les personnes souhaitant se lancer en télétravail, ce qui ne l’empêche de conseiller aussi d’acheter le Pack qui « regorge d’informations ».

Pour finir l’interview, elle ajoute :

« Je suis vraiment emplie de gratitude envers la vie de m’avoir fait connaître une telle période. Cela m’a fait réfléchir sur de nombreux sujets, notamment sur ma façon de consommer : producteurs locaux, circuits courts, etc. »

➡️ Pour en savoir plus :
https://www.facebook.com/Assistalinea/
http://assistalinea.fr/

📌 La vie confinée de Karine dans la Marne (51)

Spécialisée en administratif et médical, Karine a créé Dactyl’K en 2009.

Elle propose notamment des prestations de retranscription médicale, mais gère également l’administratif d’un GIE de taxis (son tout premier client, fidèle depuis 10 ans).

Elle n’a d’abord pas trop été touchée par les mesures de confinement.

« Certains chauffeurs de taxi continuent leur activité et m’adressent leurs factures par mails (au lieu de déposer dans ma boite aux lettres). Je refais ces factures au nom du GIE et les transfère par mail (à leur demande) ou par courrier. Il devait y avoir l’assemblée générale en fin de mois (enregistrement et rédaction du PV), mais elle a été reportée à une date encore non connue. »

En revanche, elle a terminé le traitement de ses fichiers audio dont la source s’est tarie.
Si ce n’est une commande de plus de 8 heures audio reçue via Lexiris.fr
Ses missions sur site ont été annulées.

« Depuis le confinement, je n’y vais plus, à leur demande. Ça m’arrange aussi, car je suis quand même un peu trouillarde... »

Karine est également maman et doit s’occuper du suivi de la scolarité de ses enfants :

« Je passe du temps avec mon fils sur ses devoirs. Il a 14 ans, mais l’envoi par les professeurs est difficile à gérer. Maintenant, je crois qu’on a compris “le truc”. Ça ira mieux pour les prochaines semaines. Je fais aussi du sport, avec ma fille ! On a trouvé les cours d’une coach en virtuel. »

La gestion de la vie familiale l’oblige à se lever tôt le matin pour travailler, d’autant qu’elle est confinée chez son ami dont elle n’a pas voulu être séparée aussi longtemps.

« Il m’a libéré un beau bureau dans la salle à manger, où j’ai pu installer mon PC fixe et mon PC portable, son imprimante, et quelques classeurs et dossiers que j’utilise régulièrement pour mes client.es. »

Elle reste en contact avec ses clientes, ne serait que parce qu’il « est toujours très agréable de recevoir de leurs nouvelles ! »

✔️ Ce qu’elle retiendra de cette période de confinement :

« La sérénité. Moi qui suis plutôt du genre speed, je suis un peu plus calme.
Avec ce métier, il faut dire qu’on est un peu confinée à la maison toute l’année
🙂 »

✔️ Ses conseils à celles et ceux qui souhaitent se lancer…

S’accrocher et travailler la prospection !

« Je ne sais pas où on va avec ce virus, mais travailler chez soi, c’est quand même bien.
On se pose moins de questions sur la contamination. Sauf si on doit se rendre sur site, comme moi prochainement. Ou si mon fils doit reprendre les cours
… »

➡️ Pour en savoir plus sur Karine et ses prestations :
https://www.dactylk.fr/
https://www.facebook.com/secretaireindependantemarne

📌 La vie confinée de Tania dans les Landes (40)

Installée près de Dax, Tania a créé Votre Alternative Bureau en 2015.

Travaillant essentiellement sur site, dans les locaux de ses client.es, elle a été particulièrement impactée par les mesures de confinement.

« Dès le 13 mars, nous nous étions organisé.es avec mes client.es pour continuer notre collaboration à distance, mais mes missions ont diminué. »

Maman de deux enfants, elle doit par ailleurs assurer l’école à la maison.

« Depuis le confinement, il faut continuer le suivi pédagogique, OK ; le travail à ce niveau-là arrive quotidiennement, sauf que mes enfants ne sont pas indépendants au niveau scolaire… Je suis devenue prof d’école – niveau CE2-6ième en deux/deux. Ça rythme déjà bien mes journées ! »

Elle en a profité pour s’investir plus sur son blog et suivre des formations.
Son intention est désormais de développer plus son activité à distance !

« Pour plusieurs de mes client.es, le télétravail était déjà en place dans notre collaboration.
Il n’y en a qu’un qui travaille avec un logiciel spécifique où il m’a fallu lui demander son autorisation pour récupérer son matériel afin de pouvoir travailler durant le confinement
. »

Elle précise être bien assurée en cas de dommages.

Tania maintient évidemment un lien avec ses client.es.

« Naturellement, nous échangeons régulièrement par téléphone ou par mail, ne serait-ce que pour avoir des nouvelles, et se tenir régulièrement informé.es de la suite. »

Elle garde également des liens avec les autres entrepreneur.es de sa région.

Tania dispose d’une pièce équipée pour travailler à domicile

« Mon seul regret est qu’elle soit ouverte sur la pièce de vie qui, en cette période, est un peu animée par mes enfants… »

✔️ De cette période, elle retiendra 3 lettres : ARP
Pour s’Adapter, Réfléchir, Profiter !

« Plus les semaines passent et plus je prends ce confinement comme un cadeau.
Même si l’avenir reste incertain, il faut se mettre des objectifs pour continuer à avancer
. »

✔️ Quels sont ses conseils pour celles et ceux qui souhaitent se lancer en cette période ?

« Vous avez une idée, une envie ?
Suivez là et croyez en vous !
Le confinement nous prouve bien que nous n’avons qu’une seule vie, vivez-là !
 »

Elle préconise de :

  • Peaufiner son projet
  • Constituer sa base de données
  • Étudier son marché
  • Adapter son offre
  • Se former

« Cet entre-temps est idéal pour peaufiner son projet et faire une étude de marché.
Les entrepreneur.es ont plus de disponibilité pour répondre aux interrogations.
Cela leur permettra d’adapter leur offre par rapport aux besoins qui pourraient ressortir de leur enquête
. »

➡️ Pour en savoir plus sur Tania et ses prestations :
http://www.votre-alternative-bureau.fr/
https://www.facebook.com/vab40/

🔰 À relire : le témoignage de Tania sur son lancement

📌 La vie confinée de Camille, à Annecy (74)

Assistante freelance bilingue anglais, Camille a créé L’Intermaide en janvier 2020.

Elle propose des missions de gestion administrative et commerciale, d’assistance aux appels d’offres et de suivi financier.

« Mon plus gros client travaille dans le BTP, en Suisse. En raison de la fermeture de grand nombre de chantiers, je ne peux plus assurer ma mission... Tant que le confinement durera, je ne pourrai pas facturer... »

Nouvellement installée et bénéficiaire de l’ARCE, elle ne bénéficie d’aucune aide.

La période de confinement ne l’a pas empêchée de trouver deux nouveaux clients, « sans vraiment prospecter »

« D’ailleurs, la diffusion de mon portrait Lexiris sur la page Facebook a aidé à communiquer auprès d’un de ces nouveaux clients... »

Elle doit également jongler avec la vie familiale.

« Avec 2 enfants en bas âge, et mon conjoint qui doit bosser de temps en temps en télétravail, on ne peut pas vraiment prévoir. »

Camille avait déjà l’habitude de travailler à distance.

« Cela ne change pas trop de mes habitudes, car je travaille principalement à distance. »

Les outils qu’elle utilise sont : Jitsi, Zoom, Trello, Facebook, Whats’App, Wetransfer, sans oublier « la fibre ! »

Elle dispose d’un espace dédié, mais au milieu du salon…

« Ce n’est pas toujours évident pour les appels, les visios et pour se concentrer. »

Elle entretient son réseau :

« Je discute beaucoup par SMS, Whats’app, Facebook et email. Avec mes client.es ou ancien.nes collègues, on se surprend à se raconter nos vies confinées. C’est tellement inédit… »

✔️ Ses conseils à celles et ceux qui souhaitent se lancer…

S’adapter, oser, se diversifier, se démarquer.

« Je ne sais pas s’il y a de bons ou de mauvais moments pour se lancer. On ne sait jamais de quoi demain sera fait. Nous avons autant d’exemples de réussite de personnes qui se sont lancées ou qui se sont développées en situation de crise et d’autres qui n’ont pas perduré même en période de croissance. Je pense qu’il faut se lancer lorsqu’on est prêt.e. Nous avons la chance en France d’être beaucoup aidés et d’avoir de nombreuses solutions sécurisantes. »

➡️ Pour en savoir plus sur Camille et ses prestations :
https://lintermaide.com/
https://www.facebook.com/lintermaide/

🔰 À relire : le témoignage de Camille sur son lancement

📌 La vie confinée d’Alodie à Lyon (69)

Alodie a créé AF Bureautique en 2018, et propose des prestations à distance et sur site aux petites entreprises.

Pendant le confinement, elle a arrêté de se déplacer chez son principal client pour ne plus travailler qu’à distance.
Elle a même augmenté ses missions pour une cliente sage-femme (qui continue évidemment à travailler !)

Néanmoins, l’activité de ses client.es ayant ralenti, son travail a été impacté.
D’autant qu’Élodie est aussi maman, heureusement aidée par son conjoint.

« Je travaille dès que je peux, un peu interrompue parfois par les devoirs. Mais les enfants sont la plupart du temps gérés par mon conjoint qui est aussi à la maison. »

Elle garde un lien étroit avec ses client.es.

« Je les contacte régulièrement pour prendre de leurs nouvelles, et faire en sorte qu’illes ne m’oublient pas 😉 »

Elle dispose d’un bureau à son domicile, actuellement en travaux.

« Le travail à domicile est vraiment possible (même pour les client.es réticents). L’essentiel est d’avoir les bons outils et la bonne organisation (dossiers partagés et transmission d’info, c’est ce qui n’est pas évident dans certaines entreprises) »

Elle utilise notamment Skype, Google sheets et Teamviewer.

✔️ Ses conseils à celles et ceux qui souhaitent se lancer…

« Je pense qu’il y a vraiment du travail et de la place pour tout le monde !
Pour ma part, je refuse régulièrement des client.es
. »

Pour elle, la clé pour réussir la reprise sera la réactivité :

« Les entreprises auront forcément besoin d’être opérationnelles à la reprise d’activité, lorsque l’heure du déconfinement va sonner. »

Elle est donc plutôt « optimiste », et préconise de mettre en avant la « flexibilité » de nos interventions.

➡️ Pour en savoir plus sur Alodie et ses prestations :
https://www.af-bureautique.com
https://www.facebook.com/alodiefrerejeanbureautique/

📌 La vie confinée de Magalie dans les Mauges (49)

Généraliste, Magalie vient de créer La Plume Administrative des Mauges au sein de la coopérative CDP49.

« J’ai intégré une coopérative d’activité et d’emploi en mars 2020 (donc tout récemment). J’espérais avoir mes premier.es client.es en mars, mais le confinement ne m’a pas permis de débuter mon activité dans les temps. C’est une grosse déception, car j’avais passé toute l’année 2019 à préparer mon lancement en parallèle de mon activité salariée. »

Elle continue néanmoins sa prospection par téléphone et par mail, ainsi qu’à communiquer sur les réseaux sociaux.
Elle envisage sérieusement la création d’un blog.

Maman d’une fille en CM1 et d’un garçon en grande section, son temps est partagé avec le suivi scolaire :

« Le matin, c’est travail scolaire avec les enfants de 8h30 à 11h30 environ. Ensuite préparation du repas. Les après-midi, je travaille pour développer mon activité de 13h30 à 18h environ. »

Le mercredi reste off.

Faute de place, et en attendant des travaux d’aménagement, Magalie est installée sur la table de la salle à manger.

« Avant le confinement, cela ne me dérangeait pas, car j’étais seule la journée pendant que les enfants étaient à l’école, mais maintenant c’est beaucoup plus handicapant. »

✔️ Ce qu’elle retiendra de cette période de confinement :

La mise en avant du travail à distance

✔️ Son conseil : Suivre ses rêves et ses envies

« Nous allons traverser une période difficile, mais cela ne doit pas nous empêcher de continuer à nous accomplir professionnellement. »

➡️ Pour en savoir plus sur Magalie et ses prestations :
https://www.facebook.com/La-Plume-Administrative-des-Mauges


📌 Et vous, que vous soyez en projet ou lancées, comment avez-vous vécu cette période de confinement ? Qu’en avez-vous retenu ? Diriez-vous que c’est une bonne période pour démarrer son activité comme secrétaire indépendante ?
J’attends vos retours et témoignages en commentaires
😊


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