• Cet article a été rédigé par Magalie Macé. Il est une reprise d’un ancien article Croquefeuille. Vous souhaitez vous lancer dans la rédaction web > contactez la rédaction !

Les outils pour se lancer dans la retranscription audio

Pour se lancer dans la retranscription audio, il est préférable de s’équiper avec un peu de matériel. Certes, cela n’est pas obligatoire, mais certains outils et logiciels auront l’avantage de vous faire gagner du temps.

En tant qu’indépendant.e, que l’on soit secrétaire, assistant.e, office manager, le temps, c’est de l’argent 😉.

Mais au fait, qu’est-ce que la retranscription audio 🤔 ?

Pour ne pas avoir à y revenir, je vous renvoie vers cet article de Croquefeuille :
→ Retranscription audio, en quoi cela consiste-t-il ?

Si c’est la première fois que vous en entendez parler, sachez juste que cela consiste à mettre par écrit un fichier audio (des comptes-rendus de réunion, des conférences, des interviews et bien d’autres choses encore).

Moi-même, je me suis essayée à cette prestation, au début, quand je me suis lancée comme assistante administrative freelance dans les Mauges, pas très loin d’Angers (49).

Mais je n’ai pas insisté, car ce n’est clairement pas ma tasse de thé...

Malgré ma timide expérience en retranscription, j’ai pu rédiger cet article en m’appuyant sur les nombreux témoignages trouvés sur le forum des télésecrétaires, complétés par quelques recherches sur internet.

Voici un petit tour des différents outils (presque) indispensables pour bien exercer cette prestation.

📍 Comment échanger les fichiers audio ?

C’est la base de la retranscription audio : pas de fichier, pas de retranscription.

Il existe plusieurs solutions pour échanger les fichiers avec vos client.es :

• des solutions payantes, forcément, et vous en trouverez beaucoup
• des solutions gratuites, fort heureusement, disponibles sur internet et faciles à utiliser

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➜ L’envoi par mail

La solution la plus simple reste encore l’envoi de fichier par mail.

Votre client.e vous envoie le fichier via votre adresse email (que vous lui aurez transmise au préalable) et vous n’avez plus qu’à télécharger et enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Simple comme bonjour, non !?

En revanche, cette solution reste limitée en termes de capacités.
En règle générale, les pièces jointes des mails ne peuvent pas dépasser 25 Mo.

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➜ Les sites internet spécialisés dans l’échange de fichiers

Le plus connu, et certainement le plus utilisé, est le site Wetransfer.com.

L’inscription n’est pas obligatoire et vous pouvez envoyer/recevoir des fichiers allant jusqu’à 2 Go.
Au-delà, il faut passer à la version payante.

Attention, lorsque vous recevez un fichier via Wetransfer, vous n’avez que 7 jours pour le télécharger.

Mon conseil : téléchargez-le et enregistrez-le dès réception.
Cela rassurera aussi votre client.e qui sera notifié.e du téléchargement.

Vous trouverez d’autres sites sur internet :

• Smash qui ressemble énormément à Wetransfert dans son utilisation.

Et cocorico !!!! C’est un site français !

• Pas d’inscription obligatoire
• Une version gratuite
• Des documents disponibles au téléchargement pendant 14 jours
• Plus de fonctionnalités en version payante

• Swiss Transfer gagne à être connu.

Il est presque identique à Smash pour ses principales fonctionnalités :

• gratuit et sans inscription
• envoi jusqu’à 50 Go
• Fichiers conservés pendant 30 jours

Le petit plus : vous pouvez définir un mot de passe pour sécuriser l’envoi de vos fichiers.

Je dois vous avouer qu’à part Wetransfer, je ne connaissais pas ces sites.
Je les ai découverts à l’occasion de la rédaction de cet article, et j’ai désormais un penchant pour Smash, car il est français.

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➜ Les plateformes de partage de fichiers

Pour l’échange de vos fichiers, vous pouvez également le faire via des plateformes de travail collaboratif.

Ces plateformes nécessitent la création d’un compte.

L’avantage, c’est que ce sont de véritables espaces de stockage sur lesquels vous pouvez retrouver vos fichiers partagés à tout moment, et en ligne, donc depuis n’importe quel endroit ou terminal connecté à internet.

Les 2 plateformes les plus connues sont Dropbox et Google Drive.
Vous pouvez accéder à ces deux plateformes gratuitement avec un espace de stockage limité :

• 15 Go pour Google Drive
• 2 Go pour Dropbox

Au-delà, il sera nécessaire de mettre la main au portefeuille.

Je sais que depuis la rédaction de l’article sur Dropbox (qui reste d’actualité), Céline est restée sur la version gratuite, qu’elle utilise pourtant tous les jours.

Vous penserez que vous devez désormais déclarer l’usage de ces solutions (hébergées aux États-Unis) sur votre registre des activités de traitement imposé par le RGPD.

Si vous ne comprenez pas ce dont il est question, je vous encourage à consulter vos obligations administratives en tant qu’assistante-freelance en micro-entreprise.

→ Céline explique tout ça très bien dans son cours en ligne :

📍 Les logiciels pour la retranscription audio

Pour travailler plus efficacement, en retranscription audio, il est important d’être bien équipée :

• au niveau des logiciels
• au niveau du matériel

Et vous allez voir qu’il n’est pas nécessaire de dépenser énormément d’argent.

Voici une liste non-exhaustive et non-obligatoire des principaux logiciels qui vous permettront de travailler la retranscription audio dans les meilleures conditions.

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➜ Le logiciel de retranscription Express Scribe

C’est incontestablement le logiciel le plus utilisé en retranscription audio par les membres du forum !

Il est édité par l’éditeur de logiciel américain : NCH Software

Comme pour les solutions de partage des fichiers, ce logiciel dispose

• d’une version gratuite, suffisante pour démarrer, qui prend en charge la plupart des formats audio (WAV, MP3, WMA…)
• d’une version payante, indispensable pour certains formats plus spécifiques, dont les fichiers de dictée cryptés…

Ce logiciel est à télécharger sur votre ordinateur (Mac ou PC).

Il permet d’améliorer la productivité  :

• En proposant la lecture des fichiers à vitesse variable, plus lente (pour la frappe) ou plus vite (pour la relecture)…
• En optimisant la lecture audio à l’aide d’une pédale de transcription ou d’un clavier (avec touches de raccourci)…

Tout cela sans quitter votre document Word, ce qui entraîne un énorme gain de temps et de confort.
Fini les aller-retour avec la souris !!

Les principales fonctions des touches à connaître :

• F9 Lecture
• F4 Pause
• F7 Retour
• F8 Avance rapide

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➜ Le logiciel de reconnaissance vocale Dragon Professional

Anciennement appelé « Dragon Naturally Speaking »
Il est édité par l’éditeur de logiciel américain Nuance et n’existe pas en version gratuite.

Son prix est d’environ 500/600 euros en fonction des fournisseurs.
Mais vous n’en avez pas forcément besoin, son usage relevant plus du confort.

Il est à noter que Dragon est à la fois une aide pour les télésecrétaires, assistantes virtuelles et autres retranscriptrices et transcripteurs freelances, mais qu’il est aussi un concurrent.

Beaucoup de professionnel.les – vos client.es potentiel.les –, et notamment les médecins, l’utilisent pour retranscrire directement leurs courriers et comptes-rendus…

Quel est le principe ?

Vous dictez ce que vous entendez et le logiciel transforme vos paroles en texte.

Oui, je sais, c’est un peu bizarre.

Pourquoi ne pas retranscrire directement l’audio du fichier-client ?

À ma connaissance, le logiciel n’en est pas encore capable.
Il s’éduque à votre voix…

Mais ça viendra, peut-être plus vite que l’on ne le croit… À suivre…

Quels sont les avantages ?

Il y a débat entre les membres du forum pour savoir si cela permet de gagner du temps ou non.
Cela va dépendre, j’imagine, de votre vitesse de frappe 😉

Il semble préconisé plus pour les dictées audio que pour des exercices plus rédactionnels, comme le compte-rendu de réunion.

En tout cas, il y a consensus sur le confort qu’il apporte au niveau de la posture de travail.
C’est important, surtout pour ce type de prestations sur lesquelles on peut passer beaucoup de temps !

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➜ Le logiciel de correction orthographique Antidote

Édité par la société canadienne Druide informatique, cet outil n’existe pas en version gratuite.
Son prix est d’environ 100 euros.

Il est utile en complément du correcteur Word, et permet de corriger également vos mails et vos publications sur le web.

Céline répète souvent qu’elle ne pourrait plus s’en passer.

Les retours sur le forum montrent qu’il n’est pas si facile à utiliser et que son usage rallonge les process (notamment pour les documents longs, comme la retranscription d’une réunion de plusieurs heures…)

C’est sans doute ce qu’il faut pour rendre une copie sans la moindre coquille.
Il en va de votre réputation en tant que secrétaire indépendant.e auprès de vos client.es !

📍 Les autres matériels pour la retranscription

Là encore, le but n’est pas de tout acheter, mais bien de vous montrer le matériel qui peut être envisagé pour exercer cette prestation avec le plus de confort possible.

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• Le casque
Avec l’ordinateur, le casque est certainement l’élément le plus indispensable pour exercer votre activité de retranscription audio.

Il vous permet de vous concentrer au maximum sur l’enregistrement, en vous isolant phoniquement.

Choisissez-le bien !
Il devra être confortable, puisque vous serez amené.e à le porter pendant des heures.

Astuce trouvée sur le forum et que je vous partage :
Vous pouvez trouver des casques très performants à prix cassés sur des sites d’occasion comme LBC (pour ne pas le citer)…

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• Le pédalier
Certaines transcriptrices ne sauraient s’en passer.

Le pédalier est un outil qui vous permet de stopper et reprendre la lecture de votre fichier audio sans passer par les touches de votre clavier.
Il lui faut un logiciel de retranscription, comme Express Scribe, vu plus haut, pour fonctionner.

Pour celles qui l’utilisent, cela leur permet de gagner du temps.
Il semble que ce soit surtout une question d’habitude.

Je sais que Céline n’a jamais réussi à l’utiliser, et qu’elle allait plus vite au clavier.

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• Le dictaphone
Il n’est utile que pour celles et ceux d’entre vous qui se déplacent pour des prestations sur site, par exemple pour la retranscription d’une réunion.

Toujours d’après les témoignages, même si vos client.es fournissent un enregistrement, vous aurez intérêt à l’utiliser :

• le son sera peut-être meilleur
• vous en disposerez dès la sortie de réunion

Quelques petits conseils glanés ici ou là :

• éloigner le dictaphone de l’ordinateur pour ne pas entendre le bruit du clavier lors de la réécoute de l’enregistrement
• si pas d’enregistrement de vos client.es, prévoir 2 dictaphones (au cas où l’un serait en panne, vous en avez toujours un de secours),
• avoir toujours des piles neuves en stock et/ou un branchement secteur

Pour conclure

Pour débuter la retranscription audio, il n’est pas nécessaire d’investir dans tous ces outils.

Vous pouvez commencer par les versions gratuites des logiciels.
Cela vous permet aussi de les tester avant de passer (si nécessaire) aux versions payantes.

Et pour le matériel, pensez à faire un tour sur les sites d’occasions pour vous équiper à moindre coût.

Vous utilisez d’autres outils pour vos prestations de retranscription audio, votre témoignage nous intéresse. Contactez la rédaction ✉

Sinon, complétez l’article en commentaire 🙂

Au plaisir de vous lire !

Magalie Macé
Secrétaire indépendante dans Les Mauges (49)
Rédactrice web, certifiée, copywriting et SEO

Elle propose des articles dédiés aux assistantes et secrétaires indépendantes pour Croquefeuille.

★ Pour en savoir plus
https://croquefeuille.fr/?_Magalie-mace_