Qu’est-ce que n’est pas une secrétaire indépendante ?
Publié le lundi 17 août 2020 par Celine Lieffroy | 0 commentaires
Classé dans : Risques - Tarifs - Salariat - Auto-entrepreneur -

Il n’est pas toujours facile de définir ce qu’est une secrétaire indépendante, tant les métiers de l’assistance, du secrétariat et de l’office manager sont diversifiés 🧚‍♀️

Entre celles qui ne font que de la frappe pour des avocat.es ou des huissier.es, celles qui animent les comptes sur les réseaux sociaux, qui organisent des sessions de formation, qui tiennent les agendas, etc.

Moi-même, quand je me suis lancée comme assistante de gestion freelance à Paris, en 2009, j’avais commencé par proposer la relance des factures impayées et les notes de frais.
Puis, je me suis intéressée à la retranscription, et j’ai proposé de la saisie de fichiers audio aux avocat.es et de la rédaction de comptes rendus de comité d’entreprise (à l’époque).
Enfin, je m’étais spécialisée en transcription d’entretiens pour les écoles, universités et centres de recherche…

Entre temps, j’avais été amenée à faire tout un tas de missions, comme l’assistance aux appels d’offres, la mise à jour de site internet, du rédactionnel et de la création de contenu pour les réseaux…

J’imagine que vous-même, en tant que secrétaire indépendante, vos tâches et missions sont très diversifiées 🙂

Il est à noter aussi que la plupart de ces tâches et missions pourraient être aussi bien réalisées par une secrétaire indépendante que salariée…

Or, pour répondre tout de suite à la question « qu’est-ce que n’est pas une secrétaire indépendante ? », je réponds tout de suite :

Une secrétaire indépendante n’est pas une secrétaire salariée

Contrairement à ce qu’on peut lire ici ou là, sur la plupart des sites et supports de communication des assistantes freelances en exercice, nous ne sommes pas juste une main d’œuvre :

plus économique
plus flexible
sans formalités ni contraintes

Autrement dit : plus précaire, sans stabilité, moins bien payée et protégée 🤔

Pourtant, au regard de l’employeur.e indélicat.e, ces caractéristiques ne manquent pas d’avantages, en effet !

Mais, quand elle est bien gérée et assumée, il y a des contreparties à cette précarité (qui devient alors relative) :

✔️ Fixer ses propres tarifs
✔️ Décider de ses conditions de travail, de ses priorités
✔️ Garder la main sur son matériel et son planning
✔️ Choisir ses horaires et ses méthodes

Rappelez-vous les raisons pour lesquelles vous vous êtes lancée !

  • Pour être indépendante, ne plus dépendre d’une hiérarchie, de processus établis par d’autres…
  • Pour la liberté des freelances : choisir sa clientèle, ses prestations, ses horaires, sa rémunération…
  • Pour organiser votre travail comme vous le souhaitez et de manière autonome…
  • Pour mieux concilier votre vie professionnelle et familiale, et peut-être pour avoir plus de latitude de planning pour vos enfants…
  • Pour apprendre de nouvelles choses, relever des défis…

Dans ces motivations, nous sommes loin d’une situation de salariat, non ?

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

Comme les autres freelances, c’est avant tout une prestataire de service.
Elle propose des prestations d’assistance et de secrétariat pour répondre à des besoins auxquels aucune autre solution ne répond mieux sur le marché…

En aucun cas, elle n’a vocation à remplacer une secrétaire salariée sur son poste, sauf à se retrouver en situation de salariat déguisé (et dégradé).

Une secrétaire freelance n’est pas qu’une secrétaire en temps partagé (multi-employeur.es).
Elle vend une offre qui résout un problème.

Un peu comme une plombière intervient pour une fuite.
Un infirmier pour s’occuper d’une patiente à domicile.

Vous noterez que certaines collectivités salarient des plombier.es.
Mais ce n’est plus pour résoudre un problème ; cela rentre dans leur mode de fonctionnement.
Dans ce cas, la ou le plombier.e va être astreint à des horaires de travail, ille va travailler avec le matériel de la collectivité, selon les directives de la personne qui lui est hiérarchiquement supérieure.

Nombreuz sont les infirmier.es salarié.es d’un établissement.
Là encore, cela rentre dans leur fonctionnement. Ce n’est pas un « problème » de faire une piqure dans un établissement de santé. C’est « normal ».
Dans ce cas, l’infirmier.e va être astreint.e à des horaires, à des roulements. Ille va travailler avec le matériel de l’établissement, selon les directives du ou de la cadre de santé…

⏩ Posez-vous la question (honnêtement) 👉 le travail que j’aimerais faire/qu’on me propose pourrait-il être celui d’un.e salarié.e ? Pourquoi ?

Les conditions de travail d’une secrétaire freelance

Prenons quelques exemples comme illustrations.

📌 Prestation d’assistance de gestion :

J’ai commencé à exercer en freelance en proposant des prestations d’assistance de gestion à mes client.es consultant.es : devis, facturation, relances, notes de frais…
J’exerçais depuis chez moi, avec des déplacements ponctuels chez mes client.es pour aller chercher ou consulter des documents.
Le plus souvent, ces missions représentaient entre une dizaine et une vingtaine d’heures réparties sur le mois.

Ces missions auraient-elles pu être confiées à un.e assistant.e salarié.e ?
Cela me paraît compliqué. Pourquoi ?

La charge de travail était extrêmement variée d’une semaine à l’autre, voire d’un mois à l’autre.
Il n’y avait pas d’horaires, pas de planning, si ce n’est quand j’étais moi-même indisponible…
En revanche, il fallait être disponible au moment opportun.

Quelle personne aurait accepté un contrat de travail dans ces conditions ?

📌 Prestations de retranscription audio en juridique :

Si je continue avec mon propre exemple, quelques mois après m’être lancée, ayant des notions juridiques, et motivée par quelques exemples sur le forum, j’ai voulu proposer mes services aux professionnel.les du droit pour la frappe de leurs fichiers audio.

Là encore, j’exerçais depuis chez moi. Je n’avais pas de planning, pas d’horaires, si ce n’est des délais à respecter. Je priorisais mon travail comme je le souhaitais (parfois en concertation avec mes client.es en cas d’urgence ponctuelle) et choisissais mon matériel pour être à l’aise.

Pour chacun.e de mes client.es, le volume de travail pouvait représenter quelques dizaines d’heures par mois. Là encore étalées tout le long du mois. Il fallait être disponible derrière son écran, au cas où…

On comprend bien que, dans ces conditions, on ne saurait se contenter d’un.e seul.e client.e.
Cela ne vaudrait pas le coup de rester 40 heures par semaine derrière son bureau pour quelques fichiers à traiter…

📌 Prestations de permanence téléphonique :

J’aime cet exemple assez caractéristique.

Nombreuz sont les médecin.es qui préfèrent se passer de secrétaire faute d’avoir un volume de travail suffisant à lui confier.
Pourtant leur téléphone est susceptible de sonner à n’importe quel moment de la journée, alors qu’illes sont en consultation…

Au final, la réception des appels et la prise de RDV peuvent ne représenter qu’une dizaine ou une vingtaine d’heures de travail dans le mois. Donc, en effet, pas de quoi embaucher un.e secrétaire salarié.e.

En revanche, la ou le professionnel.le de santé gagnera en confort à confier sa ligne téléphonique et la gestion de son agenda à un.e télésecrétaire médical.e indépendant.e.

Celle-ci ou celui-ci lui proposera ses horaires de travail.
Ille sera équipé.e d’un matériel professionnel pour la prise d’appel, et la gestion optimisée de son agenda de RDV.
Ille respectera les directives de la ou du médecin.e dans le respect de ses méthodes de travail.
Ille ne lui facturera que les appels traités.

En revanche, imaginez maintenant que vous soyez amenée à travailler pour une plateforme téléphonique.
L’accueil téléphonique et la gestion d’agenda rentreront dans son fonctionnement…
Alors, la plateforme aura besoin de vous sur des horaires beaucoup plus étendus.
Elle vous imposera vos congés en fonction de ses plannings propres…
Vous devrez travailler selon les directives et les méthodes de la plateforme…

Nous sommes d’accord, dans ce cas, il s’agit bien d’un poste salarié (ou qui devrait l’être), quand bien même vous seriez amenée à travailler à domicile

Les tarifs d’une secrétaire indépendante sont plus élevés

Ou plus exactement le coût horaire d’un.e secrétaire freelance est beaucoup plus élevé que celui d’un.e secrétaire salarié.e.

L’économie réside dans le fait de ne payer que le travail réalisé…

Ainsi, vous pourrez être confrontée parfois à des cas particuliers où la mission pourrait être (potentiellement) effectuée par une secrétaire salariée…

Cela m’est arrivé 🤫

📌 Une mission régulière de quelques heures

Mon second client a été un orthoptiste qui travaillait dans plusieurs cliniques privées.
Il recherchait une personne pour travailler :

- Tous les mercredis en fin d’après-midi, de 17 heures à 20 heures
- Pour faire l’accueil des patient.es et la saisie des comptes rendus de consultation
- Sur le matériel de la clinique…

Après tergiversations, j’ai accepté la mission.
Pourquoi ?

Allez trouver quelqu’un pour accepter un poste salarié de trois heures par semaine !
Cela n’est pas évident.

🖐️ En revanche, si je ne travaillais pas pendant les congés de la clinique (évidemment), je pouvais prendre une journée quand j’en avais besoin (à charge pour moi, bien sûr, de prévenir mon client pour qu’il puisse s’organiser).

De plus, mon taux horaire n’était évidemment pas celui d’une secrétaire salariée.
Il était le double, le prix de cette flexibilité et de la contrainte que cela représentait pour moi.

📌 Des missions de remplacement sur site

Alors que je commençais à prospecter les professionnel.les du droit pour leur proposer mes services de saisie de leurs fichiers audio, j’ai été contactée par la secrétaire juridique d’un petit cabinet parisien :
Son employeuse, avocate spécialisée en droit immobilier, posait toujours problème pour lui accorder des congés, car elle ne pouvait pas se passer d’elle. Aussi, me proposait-elle de la remplacer pour ses vacances d’été

Cela représentait trois semaines de travail, sur site, sur les horaires et le matériel du cabinet, avec les méthodes de l’avocate.
Clairement, cela relevait du CDD, non du freelancing…

Mais l’avocate, un peu angoissée à l’idée de confier son secrétariat à une secrétaire externalisée, avait besoin que ce soit toujours la même personne susceptible de remplacer sa secrétaire, même au pied levé, pour ne pas avoir à réexpliquer (justement) ses manières de fonctionner et ses priorités (avec les spécificités du droit immobilier).

Finalement, là encore j’ai cédé.

🖐️ Seulement, je proposais de n’intervenir que 4 demi-journées par semaine (accepté !) 👉 ce n’est pas comme si je n’avais qu’elle comme cliente (ce qu’elle a bien compris)
N’étant pas au courant des dossiers, je ne répondrais pas au téléphone, pour me concentrer sur ce que l’avocate ne pouvait pas faire elle-même (accepté !)
Je proposais un taux horaire à la hauteur de la contrainte (accepté !)

Nous avons travaillé plusieurs années ensemble, ponctuellement, et sur des périodes de plus ou moins longue durée.

Bref ! J’espère que vous comprenez l’idée !
Si vous avez des exemples ou des questions, je compte sur vous pour les poster plus bas, en commentaire.

Les mauvaises pratiques en tant que secrétaire indépendante

J’en croise au moins trois assez fréquemment sur les réseaux.

1°/ Travailler en tant que secrétaire freelance pour sa ou son ancien.ne patron.ne

C’est le plus souvent un cas caractérisé de salariat déguisé.
Vous étiez secrétaire ou assistante dans cette entreprise.
Vous avez bénéficié d’une rupture conventionnelle et touchez le chômage, mais vous continuez à travailler en freelance pour la personne qui vous employait jusqu’ici comme salarié.e.

Il va falloir préparer vos arguments pour répondre à la question > le travail effectué pourrait-il être celui d’une personne salariée ? Pourquoi non ?

2°/ Répondre à des offres d’emploi en se proposant comme secrétaire freelance

Le besoin est celui d’une personne salariée qui répond au fonctionnement du service.
Le recours à une secrétaire freelance ne paraît d’emblée pertinent.

Comment allez-vous répondre à la fameuse question 👉 le travail effectué pourrait-il être celui d’une personne salariée ? Pourquoi non ?

En plus, pour remporter l’offre, vous allez devoir baisser drastiquement vos tarifs, sans contrepartie à la précarité que vous allez-vous-même créer…

Maintenant, imaginez qu’il vous arrive quelque chose et que vous soyez arrêtée sur une longue durée…
Quelles seraient les conséquences ?

3°/ Le contrat de prestation de services à durée indéterminée

Il précise souvent le volume et les horaires de travail, ainsi qu’un préavis…

Bref, c’est comme le Canada Dry...

Ça ressemble comme deux gouttes d’eau à un contrat de travail, ça ne s’appelle pas contrat de travail, et ça ne protège pas comme un contrat de travail 😟

Nous sommes bien là, le plus souvent, dans des cas manifestes de salariat dégradé.
Et ce contrat pourra facilement être requalifié par un.e juge.

📌 Le cas du client unique et de la dépendance économique

Je ne retiendrai pas le cas du client unique, pourtant souvent cité en exemple.
Pourquoi ?

Parce qu’un.e freelance peut tout à fait travailler pour un.e unique client.e dans certains cas.

D’abord, quand ille va débuter.
Il faut bien commencer 😉

Ensuite, pour certaines missions.

Ainsi, à partir du moment où je me suis spécialisée en retranscription d’entretiens pour les universités et laboratoires de recherche et que je travaillais pour de grosses missions, il m’est parfois arrivé de travailler pour un client unique qui m’occupait suffisamment plusieurs mois d’affilés…

Évidemment, cela n’a jamais été le cas sur une année complète.
Et pendant ce temps, je continuais également à prospecter.
Bref, je continuais l’une de mes tâches principales en tant que freelance : rechercher des missions…
(Même si, concrètement, c’est mon site qui faisait le boulot, il fallait quand même répondre aux demandes de devis…)

Comme on peut tout à fait imaginer une consultante réaliser une mission d’audit pendant un ou deux mois au sein d’une entreprise…

Plutôt que sur la question du client unique, vous devrez avoir une vigilance sur la dépendance économique vis-à-vis d’un client – et même si vous en avez plusieurs…

Cela peut être le cas notamment si vous travaillez majoritairement pour une plateforme qui vous impose ses prix (souvent bas, vous obligeant à travailler beaucoup pour elle sans vous laisser le temps de développer votre activité par ailleurs).

Finalement, qu’est-ce qui prouve que vous êtes bien secrétaire indépendante ?

Le freelancing apporte juridiquement une présomption d’indépendance qui sera confirmée ou infirmée par un faisceau d’indices.

Les questions à vous poser sont les suivantes :

- Quelles sont vos prestations  ?
À quels besoins répondez-vous ? Est-ce le fonctionnement « normal » du service ?
En quoi ne peuvent-elles pas être réalisées par un.e secrétaire ou un.e assistant.e salarié.e ?

- Quels sont vos tarifs  ?
Ceux-ci vous permettent-ils de vous former, d’assurer vos périodes de moindres activités, vos congés, les imprévus, le renouvellement de votre matériel, votre protection sociale… ?

- Quels sont vos horaires de travail ?
Les avez-vous fixés en fonction d’impératifs qui vous sont propres, ou vous ont-ils été imposés par des contraintes de services de vos client.es ?

- À qui appartient le matériel  ?
- Qui décide de vos congés  ?
- Qui décide de vos priorités et de votre manière de travailler ?...

Au final, l’important n’est-il pas de rester fidèle aux raisons pour lesquelles vous vous êtes lancée comme secrétaire indépendante ?

Je ne suis évidemment pas là pour condamner les personnes qui, faute de trouver d’emploi, acceptent de travailler dans des conditions de salariat dégradé proposées par des employeur.es peu scrupuleuz.
Il faut bien manger ! Je ferais de même 🙂

Mais je ne comprends pas toujours la propension qu’ont certaines personnes à se lancer en freelance pour retrouver la même subordination qu’elles ont pu connaître avant, mais sans les droits afférents 😕

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