Vous êtes secrétaire indépendante, et il vous arrive d’engager des frais pour le compte de vos clients, dans le cadre d’une mission.

Voici quelques éléments pour bien faire la distinction entre les frais et les débours et bien comprendre leurs modalités de remboursement.

Pourquoi est-ce important de bien faire la différence entre « frais » et « débours » ?

Parce qu’en micro-entreprise, les cotisations sociales et fiscales – en cas d’option pour le prélèvement libératoire – sont assises sur le chiffre d’affaires sans tenir compte des frais engagés pour l’activité.

Cela dit, certains des achats effectués dans le cadre d’une mission pourraient être passés en « débours ».

Ces débours ne sont alors pas facturés par la secrétaire freelance, leurs montants ne rentrent donc pas dans son chiffre d’affaires et ne sont pas soumis à cotisation.
Ils lui sont directement remboursés par leurs client.e.s, à l’euro près, contre l’originale de la facture d’achat.

Entrons dans les détails pour bien comprendre le procédé...

Qu’est-ce qu’un remboursement de frais ?

C’est une dépense que vous engagez dans le cadre d’une mission pour un.e client.e et pour laquelle la facture est à votre nom.

Cela peut être des frais de transports et de restauration, par exemple.

Ces frais sont engagés dans le cadre d’une mission, mais vous concernent personnellement.
Ils ne pourront pas passer en débours.

Quand vous souhaitez vous faire rembourser par le client, il vous faudra les mentionner sur votre facture, en y joignant éventuellement la copie.

Pour les entrepreneurs au réel, la TVA s’appliquera sur ces frais.

Pour les auto-entrepreneur.e.s, le montant de ces frais s’ajoutera à leur chiffre d’affaires sur lequel sont calculées leurs cotisations.

Dans ce cas, il conviendra d’appliquer une marge sur ces frais, ce qui est tout à fait légal, de manière à couvrir vos propres charges.

Qu’est-ce qu’un débours ?

C’est une dépense que vous engagez pour un client et pour laquelle la facture est à son nom.

Typiquement, pour une secrétaire indépendante, c’est lorsque vous achetez des timbres pour votre client ou que vous avancez les frais d’impression des rapports dont vous vous êtes chargée de la mise en forme.

Le remboursement des débours s’effectue au centime près et ne rentre pas en ligne de compte pour le calcul de votre chiffre d’affaires.

Pour que tout soit clair et transparent pour l’administration fiscale, il convient de faire apparaître ces débours à part dans votre facture.

Ils ne rentreront pas dans le total, et alors ne seront pas à prendre en compte dans votre chiffre d’affaires.

N’oubliez pas d’en garder une copie comme justificatif.

La question des débours pour les micro-entrepreneur.e.s, ex auto-entrepreneur.e.s :

Cette question du remboursement des débours pour les auto-entrepreneur.e.s a fait l’objet d’une réponse ministérielle parue au Journal officiel de l’Assemblée nationale du 29 mars 2011 :

Interrogée au sujet de la situation d’un auto-entrepreneur, la ministre de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi de l’époque rappellait que le chiffre d’affaires devait inclure les remboursements de frais perçus de ses clients, « sauf à ce qu’ils puissent être qualifiés de débours (c’est-à-dire qu’ils soient engagés au nom et pour le compte du client et que l’auto-entrepreneur lui en fasse une reddition de compte exacte, voir en ce sens le paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009)  »
Source : réponse ministérielle n°93336

Étant précisé dans le paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009 que :

« En outre, le chiffre d’affaires ou les recettes n’incluent pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte… »

Faut-il faire apparaître les débours sur ses factures ?

En théorie, oui, mais en pratique la grande majorité des logiciels de facturation dédiés aux micro-entreprises ne le permettent pas.

Pour celles qui utilisent ces logiciels, je conseille donc plutôt de ne pas les faire apparaître, mais de les mentionner dans un courrier ou mail d’accompagnement précisant la somme globale à régler, en distinguant :

• La partie prestation, selon la facture que vous aurez établie
• La partie débours, accompagnée des justificatifs joints dont vous aurez absolument soin de garder copie pour justifier de ces entrées d’argent sur votre compte

Pour celles qui continuent de facturer sous Excel – car, je sais qu’il y en a –, elles pourront plus facilement les mentionner sur leurs factures en distinguant cette fois :

• Un total de leurs prestations
• Un total des débours
• Un net à payer

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Et vous, utilisez-vous les débours ?
Si oui, concrètement, comment procédez-vous ?
Vous pouvez compléter cet article en apportant votre témoignage en commentaire.
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