Saviez-vous qu’en tant que secrétaire indépendante, écrivain ou écrivaine publique, il était tout à fait possible et envisageable de travailler avec le secteur public ?

Nous pensons, très souvent à tort, que s’adresser à des administrations ou établissements du service public est réservé aux grandes entreprises. Or, depuis quelques années, des efforts ont été faits pour simplifier l’accès des marchés publics aux TPE.

Exemples de missions qui peuvent être confiées aux assistantes freelances :

• retranscription de conseils municipaux et communautaires
• rédaction de comptes-rendus de réunion
• retranscription audio d’entretiens, pour des établissements de recherche notamment
• des permanences dédiées aux écrivains et écrivaines publiques
• rédaction d’articles pour les bulletins communaux…

Liste non exhaustive que vous pourrez compléter en commentaire 😊

Pour ma part, c’est un milieu que je ne connais pas, car pour le moment, je n’ai pas eu l’occasion de travailler avec le public et à vrai dire, je n’ai même pas cherché à prospecter dans cette voie.

Pour moi, le secteur me paraît être bourré de contraintes administratives (appels d’offres, plateforme Chorus…). C’est un univers très technique qui me rebute énormément.

C’est d’ailleurs avec beaucoup de difficultés que je suis parvenue à écrire cet article dans son intégralité. Il m’a fallu beaucoup de temps pour m’imprégner de cet univers.

Qu’est-ce qu’un marché public ?

Un marché public est une commande passée à une entreprise par un acheteur public (État, collectivités, établissements…).

Il existe 3 types de marchés publics :

• les marchés de travaux : réalisation de travaux de bâtiments ou de génie civil
• les marchés de fournitures : achat de produits ou de matériels, location mobilière et/ou immobilière, location-vente…
• les marchés de services : prestation de services matériels (ex : nettoyage des locaux) ou immatériels (ex : expertise comptable, services juridiques, retranscription de conseils municipaux).

C’est à ce 3ème type de marché que nous allons nous intéresser, puisque nos prestations s’inscrivent dedans.

Afin de donner une chance à chaque entreprise, il existe 3 grands principes pour les marchés réglementés :

• Liberté d’accès : n’importe quelle entreprise peut consulter facilement et gratuitement une offre émanant d’une entreprise publique.
• Égalité de traitement : les postulants à une commande publique sont évalués de la même manière. Un acheteur public ne peut, en aucun cas, favoriser une entreprise par rapport à une autre.
• Transparence des procédures : les annonces de marchés publics font l’objet d’une publicité préalable. Les informations liées à chaque marché public sont claires et accessibles à tous.

Une procédure allégée

C’est grâce à cela que les secrétaires freelances peuvent avoir toutes leurs chances de décrocher une mission avec le service public.

Depuis le 1er janvier 2020, les marchés inférieurs à 40 000 euros HT peuvent être passés selon une procédure dite « allégée ».

Elle dispense notamment des mesures formelles de publicité et de mise en concurrence que nous connaissons sous le terme « appels d’offres ».

Qui sont les acheteurs ?

On peut distinguer :

➜ Les services de l’État : armée, éducation nationale, ce qui relève des ARS dans le domaine de la santé, etc.

➜ Les services territoriaux, avec les collectivités, mais également les établissements publics locaux, comme les centres hospitaliers, les universités, les lycées

➜ Les établissements publics, comme EDF, Le Louvre, la Caisse des dépôts…

En tant qu’assistante indépendante vous avez tout intérêt à vous faire connaître auprès des services publics locaux de votre territoire qui pourront faire directement appel à vous pour des marchés dans le cadre de la procédure allégée.

Delphine Rouba, écrivaine publique en Gironde (33)

Depuis avril 2022, Delphine intervient auprès du Centre de Gestion de la Fonction Publique de son département qui organise régulièrement des concours.

« Ma mission consiste à aider une personne en situation de handicap à rédiger son examen. Elle nous dicte son devoir, on ne doit rien écrire de plus. Les épreuves durent généralement plusieurs heures, car elles bénéficient d’un tiers temps (la première mission a ainsi duré une dizaine d’heures sur la journée entière). »

C’est une prestation à laquelle Delphine n’avait pas pensé :

« C’est une mission que je ne soupçonnais pas, mais que j’apprécie, j’ai vraiment ce sentiment d’utilité que je recherchais lorsque j’ai cessé mon CDI pour devenir écrivaine publique.
C’est aussi une mission en extérieur qui n’implique pas d’autre travail que celui sur place contrairement à mes ateliers d’écriture et mes rédactions de biographies ou même les courriers avec rdv avec le client/la cliente. »

Depuis cette première fois, le centre la rappelle dès que besoin.

« Ce n’est pas régulier puisque c’est d’une part en fonction du calendrier des concours et puis d’autre part, il faut qu’il y ait un besoin, c’est-à-dire une personne en situation de handicap qui est dans l’impossibilité d’écrire pendant plusieurs heures (ces personnes ont un dossier à monter avec un médecin). »

La mission est facturée à l’heure.

➡️ Découvrez le site de Delphine Rouba :
https://danslesecretdesmots.com/

NB : Les propos de Delphine ont été traduits par Céline pour une écriture plus inclusive.

Les prestations de retranscription audio

Une autre prestation qui est recherchée par le secteur public est la retranscription audio, et je sais que parmi les lecteurs et lectrices de Croquefeuille, vous êtes nombreuses et nombreux à proposer ce type de prestation. Alors, pourquoi ne pas tenter votre chance… ?

Pour Céline, qui a débuté ses missions de retranscription pour des universités, comme Delphine, c’est le service public qui est venu la chercher :

«  Via mon site internet dès l’époque où j’ai commencé à travailler sur son référencement.
Le premier contact que m’a apporté mon site optimisé était une université, qui est restée ma cliente fidèle pendant des années, jusqu’à ce que j’arrête mon activité, en 2013. Celle-ci a même refait appel à mes services quand j’ai repris la retranscription entre 2015 et 2017. »

Ensuite, il y en a eu d’autres demandes et d’autres contacts, pas toujours dans le secteur public, mais majoritairement.

Cela pouvait concerner d’autres universités, mais également des centres hospitaliers, des collectivités et des établissements publics, comme Pôle Emploi pour qui Céline a retranscrit des réunions.

Comme quoi, bien travailler le référencement de son site, ça peut ouvrir de bonnes portes 😃

Dans tous les cas, pour venir vous chercher, encore faut-il :

• Ou vous connaître au préalable
• Ou vous trouver…

Les avantages de travailler avec le public

Comme pour les collaborations avec des entreprises du secteur privé, travailler avec des entreprises publiques présente son lot d’avantages et de contraintes.

Je ne l’aurais pas cru, mais finalement, j’ai réussi à trouver quelques avantages à travailler avec le public.

➜ Déjà, localement, vous pouvez compter sur la volonté des élu.es de votre territoire pour chercher à faire travailler des gens du coin.
Ce qui vous donne un avantage sur les plus grosses sociétés nationales de nos domaines d’activité.

➜ Les client.es sont plutôt fidèles.
C’est fastidieux de se faire référencer, comme le dit Céline, mais une fois que vous y êtes, les commanditaires ne se cassent plus la tête.

➜ Surtout, vous avez la certitude d’être payé.e, même si cela peut prendre plus ou moins de temps, notamment pour la première mission. Justement le temps que vos données soient correctement enregistrées.

Les contraintes

Les contraintes exposées ci-après me seront peut-être très personnelles, mais ce sont des contraintes qui suffisent à me faire fuir devant ce type de missions :

➜ La mise en concurrence (dans le cas des réponses aux Appels d’offres).

Pour certains établissements locaux et collectivités, le fait que la personne prestataire soit du territoire peut avoir une influence positive.

➜ Le montage de dossiers d’Appels d’offres, qui est technique et chronophage, mais cela ne concerne plus que des missions de plus de 40 000 euros, ce qui laisse de la marge.

Reste que la contractualisation peut rester très procédurale.

Dans le cas de Céline :

• Cela commençait par une demande de devis par une personne de l’équipe de recherche qui coordonnait la mission de retranscription.

• Une fois la personne prestataire choisie par la directrice ou le directeur du laboratoire de recherche, le service achat lui envoyait les documents de référencement comme fournisseur et la (longue) liste des pièces à joindre, comprenant notamment le K-bis ou le certificat d’immatriculation, un RIB, etc.
Il est à noter que cette étape ne se fait que pour la première mission.

• Une fois tout ceci reçu, validé et enregistré, un bon de commande était envoyé, ce qui signifiait à le début de la mission.

➜ Les délais de paiement peuvent être longs, notamment pour une première mission.

Plus globalement, l’échelle de temps n’est pas la même dans une administration que pour nous, en tant que freelances.
C’est aussi un avantage pour les délais de livraison. Ce qui est pour elle une « urgence » peut ainsi nous paraître un délai confortable 😊

➜ Une autre contrainte financière est qu’il peut s’agir de gros marchés de plusieurs milliers d’euros, mais que l’administration ne paye qu’après le service rendu et validation de la personne qui a été à l’initiative du marché.
Autant dire que quand on débute, il vaut mieux avoir d’autres sources de revenus…

➜ La complexité des grandes organisations.

Il en va de même pour une administration que pour une grande entreprise. Il faut jongler entre différentes personnes comme interlocutrices.

Ainsi, toujours dans le cas de Céline :

• La demande émanait de la personne au sein de l’équipe de recherche qui coordonnait la mission de retranscription audio
• La décision était prise par la direction du laboratoire
• La contractualisation se faisant avec un certain service administratif, Céline ne saurait pas dire lequel
• Le paiement par un autre…

La facturation par Chorus Pro

Aujourd’hui, s’ajoute l’obligation de passer par la plateforme Chorus pour la facturation
Cette dématérialisation s’est faite de manière progressive de 2017 à 2020.

Cette plateforme permet de déposer vos factures, de suivre les statuts de traitement et d’être renseigné de la date de paiement de votre facture.

Si tout se passe bien, ce qui n’est pas forcément toujours le cas, comme le montrent certains témoignages sur le forum des secrétaires indépendantes.

Pensez à bien renseigner les mentions du contrat sur vos factures et à fournir tous les documents justificatifs afin d’éviter un rejet de votre facture par la plateforme.

➡️ Pour en savoir plus :
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23386

Travailler avec le secteur public pas si sorcier que ça !

Finalement, à la fin de la rédaction de cet article, je me dis que travailler avec les entreprises publiques, ce n’est pas si compliqué que ça.

Pour celles et ceux qui, comme moi, n’osent pas franchir le pas, il y a des marchés à prendre.
Il serait dommage de s’en priver.

Et vous, avez-vous ou travaillez-vous pour le secteur public ?
Complétez cet article par vos propres expériences, en commentaire ou en nous contactant directement.

Au plaisir de vous lire !

Magalie Macé
Secrétaire indépendante dans Les Mauges (49)
Rédactrice web, certifiée, copywriting et SEO

Elle propose des articles dédiés aux assistantes et secrétaires indépendantes pour Croquefeuille.

★ Pour en savoir plus
https://croquefeuille.fr/?_Magalie-mace_