Les avantages de la DropBox pour une secrétaire indépendante
Publié le mardi 16 janvier 2018 par Celine Lieffroy | 7 commentaires
Classé dans : Outils -

Si comme moi, vous travaillez sur plusieurs postes de travail et que vous souhaitez pouvoir accéder à vos fichiers sur tous vos postes…
Si vous souhaitez partager des dossiers avec vos clients pour travailler sur les mêmes documents…
Si vous avez besoin d’être rassuré.e sur la sauvegarde de vos fichiers en cas de panne informatique…

Faites comme moi, adoptez la Dropbox !

Au départ, ce sont mes clients qui me l’ont imposée.
Cela nous permettait de travailler sur les mêmes documents sans avoir à nous les renvoyer par mail et rechercher la dernière version avant de nous en servir (au risque d’ailleurs de nous tromper).

Et puis, avec le temps, je me suis habituée à avoir accès à mes fichiers là où je me trouvais, que je sois sur mon ordinateur de bureau ou sur mon portable.
Je peux même accéder à mes fichiers depuis mon téléphone et les envoyer par mail à un interlocuteur !

DropBox est gratuit jusqu’à 2 Go de fichiers en ligne.

Au-delà de 2 Go, vous pourrez accéder à des capacités de stockage supplémentaires, selon la grille tarifaire en vigueur sur le site DropBox.

Les différents usages de DropBox

Avec DropBox, vous pourrez :

  • Partager des dossiers avec vos clients ou vos sous-traitantes, mais également travailler sur ces mêmes dossiers à partir de plusieurs ordinateurs différents (ordinateur de bureau et portable, par exemple).

Vous travaillerez ainsi toujours sur les mêmes versions sans les risques d’erreurs liées aux échanges de fichiers par mail.

  • Consulter vos dossiers partout où vous le souhaitez à partir de n’importe quels ordinateurs, tablettes ou téléphones connectés à internet

Cela évite de travailler sur les fichiers stockés sur sa clé USB, facilement perdable et surtout qui ne contient pas forcément les dernières versions de vos travaux.

  • Sauvegarder facilement vos fichiers en ligne en cas de souci avec votre ordinateur.

Pour résumer, avec DropBox, vous pouvez accéder à vos fichiers et dossiers :

  • À partir de votre dossier DropBox installé sur vos ordinateurs
  • En ligne, sur le site de DropBox
  • Depuis votre smartphone

Le service DropBox est accessible sous Windows, Mac ou Linux, et depuis n’importe quel navigateur sur vos ordinateurs et tablettes (application sur iPhone, iPad ou Android).

Comment ça marche ?

Il suffit de télécharger cette application sur tous vos ordinateurs pour avoir accès à vos fichiers synchronisés sur n’importe lequel d’entre eux.

DropBox créé un dossier sur votre ordinateur dans lequel seront stockés vos fichiers.

Tous les dossiers et documents contenus dans ce dossier DropBox sur votre ordinateur seront synchronisés et sauvegardés quasiment en temps réel dans votre dossier DropBox en ligne accessible depuis leur site.

Vous pourrez partager chacun des fichiers, documents ou dossiers contenus dans ce dossier DropBox avec vos partenaires.

Ils pourront alors le consulter en ligne ou depuis leur ordinateur s’ils ont eux-mêmes téléchargé l’application DropBox.

Vous pourrez d’ailleurs les parrainer, ce qui vous permet de bénéficier de 500 Mo supplémentaires d’espace de stockage chacun.

Pour télécharger gratuitement l’application DropBox sur votre ordinateur, vous pouvez ainsi passer par ce lien qui nous permet (vous et moi) de bénéficier d’une capacité de stockage de 500 Mo supplémentaire : http://db.tt/pVstqkuM

Pour cela, il vous faudra :

1) Créer un compte, ce qui vous permettra de bénéficier gratuitement de 2 Go d’espace de stockage, plus 250 Mo si vous êtes passé par mon lien de parrainage.

2) Installer l’application sur votre ordinateur. Suite à cette installation vous verrez apparaître un nouveau dossier DropBox sur votre bureau, avec qu’une icône d’accès dans la barre des tâches inférieure de votre écran.

Le cercle vert et la coche indiquent que DropBox est entièrement synchronisé.

Le cercle bleu et les flèches indiquent que DropBox est en cours de synchronisation et que les fichiers sont en cours de chargement ou de téléchargement.

3) Pour placer des fichiers ou des dossiers dans la DropBox, vous pouvez soit les faire glisser dans votre nouveau dossier, soit les copier-coller depuis leur emplacement d’origine.
Ils seront immédiatement synchronisés et sauvegardés avec le dossier DropBox en ligne.

Partagez vos dossiers avec vos clients ou partenaires

Évitez de donner le nom de votre client à votre dossier s’il doit être partagé avec celui-ci, car c’est aussi le nom que le dossier aura chez lui. À la rigueur, mettez vos deux noms pour que ça ait du sens pour chacune des parties ;-)

Pour partager vos dossiers, rendez-vous sur votre espace DropBox en ligne :

  • Soit en passant directement par le site dropbox.com à partir de votre navigateur
  • Soit à partir du menu contextuel (clic droit) de votre dossier DropBox.

Une fois sur votre espace en ligne sur le site DropBox, vous pourrez accéder au menu contextuel pour chaque fichier ou dossier à l’aide du clic droit de la souris ou en maintenant la touche Ctrl enfoncée (Mac).

Ce menu vous permettra :

  • De partager vos fichiers en invitant vos contacts à rejoindre ce dossier
  • De copier le lien public du fichier que vous pourrez leur envoyer par mail
  • De voir les versions antérieures du document et les modifications qui y ont été apportées

Alternatives à la DropBox

DropBox n’est pas non plus l’unique solution pour consulter, travailler et partager vos dossiers sur différents postes de travail.

Je ne parlerai pas ici Google Drive dont l’usage n’est pas tout à fait similaire, car cela change vraiment la mise en page d’un document Word que de le transformer en Google Doc…

Dans le cadre de ma coopérative, Oxalis, nous utilisons le logiciel libre ownCloud, hébergé par Thomas d’Esprit Libre, associé de la coopérative et spécialiste des logiciels libres.

Je vous invite à consulter sa page dédiée pour connaître ses prestations et tarifs :
http://www.esprit-libre-conseil.com/le-cloud-par-esprit-libre/

Vous travaillez déjà avec DropBox ou une autre solution de partage et d’hébergement, partagez votre expérience en commentaire !

Commentaires
Le lundi 12 février 2018 à 15h27

Merci pour cet article. Cela fait plusieurs années maintenant que j’utilise Dropbox. Je l’utilise également avec plusieurs clients. C’est bien pratique de partager les dossiers avec la secrétaire. Plus besoin d’envoyer les documents par email.

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Le jeudi 8 février 2018 à 17h28

Merci pour cet article très intéressant et très utile.

Pour travailler sur des projets, j’utilise également TRELLO , très facile d’utilisation et partageable à souhaits.

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Le mardi 6 février 2018 à 15h16

Bonjour,

Et si Drobox connaîssait un gros bug ? Que se passerait t’il pour l’accès aux documents ? Merci

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Le mercredi 7 février 2018 à 07h36

Bonjour Isabelle,
Les documents sont d’abord enregistrés en local sur votre ordinateur avant d’être synchronisés sur la Dropbox dans le Cloud, puis sur vos autres appareils.
Si Dropbox devait connaître un gros bug, ce que je n’ai jamais connu depuis 2013 que je l’utilise quotidiennement, vous auriez encore vos documents sur votre ordinateur.

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Le lundi 5 février 2018 à 19h41

Bonsoir Céline,
Encore une fois un très bon sujet, et un très bon tuto.
Je suis également adepte de Dropbox qui est si simple d’utilisation.
Mais j’ai également découvert, avec une de mes dernières activités, Trello, qui me paraît être une possible alternative à Dropbox (gratuit également, jusqu’à une certaine limite d’espace de stockage). Il te permet de partager des documents et de travailler sur un dossier à plusieurs par un système de carte avec affectation sur des tableaux (genre de bureau). De planifier des dates et de communiquer dans les différentes tâches/cartes par un système de "Messagerie instantanée". Tu peux créer plusieurs tableaux (un par client, par exemple) et les inviter à l’utiliser. C’est vraiment pratique pour les corrections / validations de documents, partage d’information et de suivi. Je suis encore en "test" dessus, mais il y a vraiment beaucoup de possibilité...
En tout cas merci pour l’article et à une prochaine :-)

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Le jeudi 14 août 2014 à 14h59

J’utilise déjà Dropbox pour mes dossiers persos et mes photos... Je pense l’utiliser aussi une fois que je pourrais me mettre a mon compte en tant que secrétaire indépendante... :)

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Le mardi 1er octobre 2013 à 17h35

Bonjour, je l’ai téléchargé depuis le lien de parrainage ! Merci !!! je vais m’en servir également pour conserver mes modules formations, et ainsi, pouvoir ouvrir les PowerPoint d’où je veux !!!

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Le mardi 26 février 2013 à 08h00

J’utilise Dropbox avec mes clients ... Nous créons une bpîte partagée dans laquelle nous insérons les documents (fichiers, courriers, ...).
On oublie les clefs USB, les envois de mails, les impressions "pour rien" ...
On oublie également les accès partagés aux disques durs des clients (avec les risques que l’on sait) .
Ne sont partagés QUE les fichiers de travail.
Je l’utilise au quotidien avec mon associée (devis, projets, ...) et mes clients.
Le classement se fait exactement comme sur un disque dur.

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Le mercredi 27 février 2013 à 07h59

Merci Véronique pour ce témoignage.

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