Atout Assistante est une micro-franchise créée et développée au sein de la coopérative Coopilote basée dans le Doubs (25).
Lancée en avril 2016, elle rassemble à ce jour 3 assistantes, dont Christelle Émonnot Bédat qui est également membre du forum des secrétaires indépendantes.
Je la remercie d’avoir accepté, ainsi que son référent au sein de Coopilote, Patrice Dherbecourt, de répondre à mes questions pour Croquefeuille.

Bonjour à tous les deux, pouvez-vous commencer par vous présenter brièvement ?

Christelle Émonnot Bédat

Après avoir travaillé pendant 10 ans dans les métiers de l’hospitalité en tant qu’assistante en marketing au siège de McDonald’s Restaurants Suisse SA puis en tant que Training Manager chez Crowne Plaza à Genève, j’ai pris un virage à 180° en réorientant ma carrière dans le métier du secrétariat.
Depuis 2001, j’ai donc travaillé dans les plus grandes études genevoises actives dans le droit international (Borel & Barbey, Schellenberg Wittmer) en qualité de secrétaire juridique et assistante d’avocats associés, tant en français qu’en anglais.
Après une carrière de plus de 20 ans en Suisse romande, je suis revenue m’établir dans mon Doubs natal et, après une mission en tant que collaboratrice au Greffe du Tribunal de Belfort, j’ai lancé mon activité de secrétaire indépendante pour saisir les opportunités d’un marché lacunaire et méconnu des acteurs, et donc novateur dans mon département !

Patrice Dherbecourt

Conseiller entrepreneur au sein groupe Coopilote, ma mission est d’accompagner les porteurs de projet dans la concrétisation de leur activité indépendante.
Mon accompagnement consiste à conseiller, soutenir, donner des outils et de la formation tout au long de leur parcours au sein de la coopérative.
Au-delà de cette démarche individuelle d’accompagnement, j’accompagne des projets collectifs, dont Atout Assistante, tout au long du processus de mise en place opérationnelle et de gestion du projet.

Questions à Patrice Dherbecourt (Coopilote) :

Qu’est-ce qu’une micro-franchise ?

La microfranchise est un nouveau modèle de Coopilote proposé aux entrepreneurs qui veulent créer une activité indépendante « clefs en main ».
Ils bénéficient de l’accompagnement et du portage juridique et comptable proposé par Coopilote, mais aussi :

• D’une marque commerciale dédiée à leur secteur d’activité,
• De services mutualisés : supports de communication, plateforme de référencement, appui à la négociation de partenariats, formations spécifiques, etc.

Quand est née la micro-franchise Atout Assistante ? Pourquoi ?

Nous avons commencé à travailler sur le concept durant l’été 2015.
En novembre, nous avons entrepris de communiquer autour en donnant des présentations dans 3 agences Pôle Emploi du Nord Franche-Comté.
Le démarrage est effectif depuis le 1er avril 2016.

L’idée est de proposer à des demandeurs d’emploi de valoriser leurs compétences et leur expérience professionnelle en créant leur propre activité, tout en dédramatisant l’idée de la création d’entreprise.

Pouvez-vous me décrire plus précisément le concept ?

Atout Assistante, c’est une marque avec une identité visuelle et commerciale qui nous distingue et permet de proposer aux clients un large réseau de compétences grâce à des profils d’entrepreneurs différents et complémentaires.
Le projet est développé au sein de la coopérative Coopilote avec un parcours balisé et des outils spécifiques, dans un environnement sécurisant pour la/le futur(e) créatrice/créateur d’entreprise.
Elle/il évoluera avec un statut d’entrepreneur-salarié, statut des plus novateurs puisqu’il a été reconnu par le législateur en janvier 2016 alors qu’il est développé depuis 1995 dans le réseau des coopératives.

En bref, Atout Assistante c’est un projet « clefs en main » qui propose :

• un business plan établi
• un seuil de rentabilité défini
• une grille tarifaire déterminée
• les supports de communication : cartes de visite, flyers, site internet notamment

Combien de prestataires ont actuellement rejoint Atout Assistante ?

3 assistantes constituent actuellement le réseau.
Nous recherchons activement d’autres prestataires.

Quels sont généralement leurs profils ?

À ce jour, nos 3 assistantes sont : 1 secrétaire juridique, 1 secrétaire de direction et 1 secrétaire commerciale.
D’une manière générale, le profil requis est celui d’une assistante administrative formée et expérimentée dans son domaine.

Quel est leur statut ?

Au même titre que tous les prestataires affiliés au groupe Coopilote, les assistantes ont le statut d’entrepreneurs salariés tel que décrit ci-dessous.

Atout Assistante fait partie de la coopérative Coopilote, quelle est la différence de fonctionnement ?

Il n’y a aucune différence, si ce n’est au niveau de la marque de l’entreprise créée.
Tous les prestataires signent, au démarrage de leur activité, le contrat CAPE : Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise avec Coopilote.
Dès qu’ils ont développé un chiffre d’affaires suffisant, ils signent un contrat d’entrepreneurs salariés : CESA : Contrat d’Entrepreneur Salarié Associé (type CDI).
Les entrepreneuses d’Atout Assistante signent en plus une convention qui définit les conditions d’utilisation de la marque.
Elles ne développent donc pas de marque propre à leur entreprise mais interviennent de façon indépendante au sein du réseau, chacune pouvant offrir des prestations différentes et complémentaires correspondant à tous les besoins des clients, tout en utilisant le matériel publicitaire propre à la marque Atout Assistante

Comment les secrétaires trouvent-elles leurs clients ?

Comme tous les autres entrepreneurs de la coopérative : par des campagnes de prospection prédéfinies dans leur business plan.

Y a-t-il des actions communes de prospection/communication ?

C’est là que réside le grand PLUS du concept de microfranchise : avoir la possibilité de mutualiser les actions de prospection et de communication.
Par exemple, nous allons commencer par une première participation à un salon professionnel dédié aux comités d’entreprises en 2017 ainsi qu’à d’autres salons professionnels régionaux, notre premier essai sera le 21 septembre sur un petit salon local.

Comment se passe le partage de la clientèle ?
(Par exemple, quand une demande est reçue via le site internet.)

Sur le principe, nous avons une ligne téléphonique dédiée à laquelle répond la secrétaire de Coopilote.
Une cartographie et un profil des assistantes ont été établis pour permettre à la secrétaire d’orienter le contact vers l’assistante compétente.
Lorsqu’un contact est pris via le site internet, la secrétaire Coopilote et/ou moi-même y répondons de la même façon.

La micro-franchise est-elle un concept appelé à se développer ?
(En termes de nombre de prestataires, par exemple, ou encore sur d’autres régions…)

Pour Atout Assistante, le concept est appelé à se développer idéalement en réunissant un groupe d’une douzaine d’assistantes avec des profils diversifiés (secrétariat médical, juridique, etc.) avec des connaissances et compétences-métier spécifiques et pointues.
C’est là que réside la force du réseau pour les clients : tarifs et identité identiques mais prestations spécifiques et sur mesure qui peuvent être fournies par plusieurs assistantes.

Coopilote faisant partie du réseau national « Coopérer pour Entreprendre », il n’est pas interdit de penser que si cette expérience se développait avec succès, le concept pourrait alors être étendu dans chaque coopérative du réseau et couvrir ainsi l’ensemble de la France.

La micro-franchise est-elle un tremplin pour les secrétaires qui en font partie ou ont-elles vocation à y rester ?

Les deux sont possibles.
C’est un tremplin car la création d’activité indépendante y est possible dans le cadre de la coopérative pendant 2 ans pour tester le projet, l’objectif étant au terme de ces 2 ans de voler de ses propres ailes.
Mais la possibilité de devenir associée de la coopérative leur est également offerte

D’après vous, pourquoi ces secrétaires ont-elles rejoint Atout Assistante ?

La sécurité de la coopérative au travers des outils proposés : le portage juridique, administratif et comptable, le portage salarial.
De plus, Aout Assistante offre l’opportunité de démarrer avec un projet « clefs en main ».

Quels sont les avantages du concept (pour elles) ?

• Conserver le statut salarié tout en étant un entrepreneur individuel
• Bénéficier d’une identité visuelle et commerciale à travers le matériel publicitaire
• Le portage de la coopérative permet de se consacrer à son cœur de métier et à la prospection
• La notion de réseau et « d’équipe » rassure l’entrepreneur qui est indépendant mais pas isolé.

Quelles sont les contraintes ?

Peut-être les coûts des prestations de portage par la coopérative qui sont impactés sur le chiffre d’affaires de l’entrepreneur mais qui, de toute façon, sont supportés par toutes les entreprises.

Souhaitez-vous ajouter quelque chose ?

Je suis heureux de participer à cette aventure pionnière du statut d’entrepreneur salarié, laissant entrevoir peut-être les prémices d’un nouveau modèle économique alliant les besoins du marché d’aujourd’hui : flexibilité et adaptabilité, ainsi que la conservation de valeurs sociales acquises de longue date par nos aînés.
En conclusion, je dirais : longue vie à Atout Assistante !

Questions à Christelle Émonnot Bédat, assistante :

Quand vous êtes-vous lancée comme secrétaire indépendante ? Pourquoi ?

(D’ailleurs, est-ce qu’on dit « secrétaire indépendante » au sein de la micro-franchise ?)

J’ai démarré mon activité le 1er avril 2016 au terme d’une année de recherches d’emploi.
En effet, après mon retour définitif dans mon Doubs natal après 20 ans de carrière en Suisse, je n’ai hélas pas retrouvé d’emploi, en dépit de mes recherches intensives.
Pôle Emploi m’a conviée en novembre 2015 à une présentation d’Atout Assistante donnée par Coopilote à laquelle j’ai assisté.
J’ai toujours désiré créer ma propre entreprise mais n’avais jamais pris le temps d’étudier plus amplement une telle possibilité ni même oser franchir le pas.

Séduite par le concept, j’ai postulé et démarré en février le programme de formation « Créer et entreprendre en coopérative », au terme duquel j’ai signé avec Coopilote le contrat CAPE : Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise.
Ce contrat est un tremplin qui définit le cadre de l’accompagnement économique et juridique de l’activité professionnelle que le développeur d’activité souhaite créer, pour en assurer le lancement et le développement dans les meilleures conditions ; l’objectif est de parvenir dans le délai de 2 ans maximum au statut d’entrepreneur-salarié de la coopérative.

Le CAPE étant conclu entre le développeur d’activité indépendant et la Coopérative d’Activités et d’Emploi Coopilote, je peux répondre positivement à la question de savoir si l’on peut qualifier une assistante de « secrétaire indépendante » au sein de la microfranchise.
Comme Patrice l’explique très bien, la microfranchise est une marque, je dirais une « bannière » sous laquelle les entrepreneuses indépendantes exercent leur activité propre.

Quelles sont vos prestations ?

Mes prestations se déploient sur 5 axes principaux :

• Secrétariat classique ou juridique : accueil physique et téléphonique sur site ; traitement du courrier postal et électronique ; gestion d’agenda, déplacements et voyages, organisation d’événements ; classement, archivage et organisation.
• Assistance de gestion : création et mise à jour de bases de données ; réalisation de tableaux de bord (Excel) et diaporamas (PowerPoint, Prezi) ; relation avec les administrations, organismes sociaux et fiscaux ; assistance à la constitution de dossiers.
• Retranscription audio : rapide (in extenso) ; simple (ou révisée) ; approfondie (synthèse, compte-rendu).
• Relecture et correction : rapide (notes manuscrites sur un bon-à-tirer par exemple) ; simple (relecture et mise en page + corrections informatiques apparentes) ; approfondie (relecture simple complétée par la réécriture des maladresses de style, fautes de langage, syntaxe, etc.).
• Travaux préparatoires à la comptabilité : traitement administratif des pièces comptables, petite caisse, création et suivi des échéanciers de paiement, exécution des paiements ; recouvrement de factures : relances de paiement et/ou requêtes en injonction de payer ; établissement de devis, commandes, bulletins de livraison ; gestion des clients et fournisseurs, suivi par tableaux de bord.

Quels sont les clients que vous visez ?

En qualité de secrétaire juridique, je cible en tout premier lieu les avocats, notaires et huissiers, leur proposant notamment de suppléer à l’absence de leur secrétaire, de désengorger leur secrétariat face à un surcroît de travail, de prendre en charge des missions ponctuelles ou régulières pour ceux qui n’ont pas de secrétaire, les libérant ainsi des charges administratives pour qu’ils puissent se consacrer pleinement à leur corps de métier.

À l’occasion de la rentrée de septembre, j’entreprends ma première grande campagne de prospection auprès des avocats de mon secteur avec l’objectif de gagner plusieurs mandats réguliers qui me permettraient d’assurer un chiffre d’affaires constant.

Je cible dans un deuxième temps les petits entrepreneurs, notamment ceux du bâtiment, à qui je peux proposer de prendre en charge leurs devis, leur facturation, les paiements aux fournisseurs, le classement, etc.
Au terme d’une première campagne de prospection auprès des entrepreneurs de Bâticoop, filiale de Coopilote, je lancerai une deuxième campagne auprès des entreprises de moins de 10 salariés dès novembre 2016. L’objectif est là aussi d’obtenir des mandats réguliers.

Dans un troisième temps, je prospecte activement auprès de comités d’entreprise pour obtenir des mandats d’assistance au secrétariat des comités d’entreprise, de la prise de notes à la rédaction subséquente du procès-verbal, ainsi que la logistique y afférente : établissement et suivi des tableaux de diffusion, soumission des projets aux élus pour validation et à la direction, convocation des participants, rédaction de l’ordre du jour, des résolutions, etc.
Après avoir lancé une première campagne auprès des CE de Franche-Comté et de Mulhouse via les services Rosetta de La Poste « Des clients dans mon magasin », j’envisage de participer au salon France CE qui se tiendra à Mulhouse en mai 2017 avec mes 2 collègues, sous la bannière Atout Assistante.

Une quatrième ouverture possible serait d’obtenir des mandats de particuliers qui rédigent un mémoire, une thèse, une VAE ou tout autre travail universitaire.

Pourquoi avoir choisi le concept de micro-franchise pour vous lancer ?

Avant même de choisir le concept de microfranchise, c’est le choix de la coopérative qui m’a motivée !
Lorsque j’ai démarré l’aventure, Atout Assistante n’était encore qu’un projet et Patrice était occupé à rechercher des porteuses de projet prêtes à rejoindre la microfranchise.

Intégrer la coopérative sous la marque Atout Assistante me permet :

• de démarrer mon activité dans le cadre du portage juridique, donc sans avoir à immatriculer mon activité au Registre du commerce,
• de compter sur la prise en charge comptable de mon activité, ce qui me permet de me concentrer entièrement à son développement,
• d’être propriétaire de mon activité et de ma clientèle tout en bénéficiant du statut social de salarié,
• d’être accompagnée en termes de formation et de suivi individualisé,
• d’avoir à ma disposition un matériel commercial complet et professionnel.

D’après vous, quels sont les avantages de la formule par rapport aux autres statuts possibles pour une secrétaire indépendante ?

L’esprit « indépendant » et « la force d’un réseau » !

Si l’une ne peut prendre le mandat, une autre le pourra, ce qui est une plus-value indéniable visant à la satisfaction client. Un autre avantage, et non des moindres en termes de coûts d’investissement, est de pouvoir partager certaines activités, comme par exemple la participation à des salons professionnels.
Le fait d’avoir à disposition un matériel publicitaire déjà créé permet de communiquer immédiatement sans avoir les soucis de la conception et de l’impression.

Avez-vous bénéficié de formations, d’un accompagnement spécifique… ?

La formation et l’accompagnement sont des avantages incontournables de la coopérative !

Après avoir suivi un programme de formation de 5 semaines assuré par le groupe Formacoop de Coopilote et grâce à l’accompagnement des formateurs, j’ai acquis les connaissances nécessaires et consolidé mon Business Plan*. Forte du portage par la coopérative, j’étais prête à me lancer, toutes mes craintes et doutes balayés, et même impatiente de le faire !

L’accompagnement fait partie des dispositions prévues au contrat CAPE et Patrice est mon référent.
Tout d’abord Coopilote assure une formation continue par l’organisation régulière d’ateliers auxquels peuvent s’inscrire les entrepreneurs de la coopérative.
Le programme de formation est extrêmement varié et riche puisqu’il couvre tous les domaines de la création et la gestion d’entreprise.
Chaque semestre Coopilote propose un calendrier d’ateliers et/ou modules commerciaux, de gestion, stratégie, juridiques, sociaux et de réseautage.

Il s’agit là pour moi de moments particulièrement enrichissants car, outre la formation dispensée, c’est aussi l’occasion d’échanger avec d’autres entrepreneurs, de sortir du train-train quotidien et de la solitude du travail en indépendant.

Par ailleurs, chaque trimestre, Patrice, mes 2 collègues et moi-même faisons un point de situation sur les actions entreprises et celles à entreprendre, nous tirons des leçons des expériences vécues et mettons en place des actions correctives qui seront réévaluées le trimestre suivant.

Enfin, je peux appeler Patrice et/ou l’équipe permanente (Sabrina, ma collègue assistante qui répond au standard d’Atout Assistante ; Céline, responsable administrative et Christina, comptable), qui se montrent disponibles en tout temps pour répondre à mes questions dans les meilleurs délais en fonction de leurs domaines de compétences. Je leur en suis très reconnaissantes !

* Je précise d’ailleurs à ce sujet que je me suis entièrement appuyée sur le Forum des télésecrétaires, le blog Croquefeuille et le Pack installation pour peaufiner de nombreux aspects de mon business plan. Ils ont été une source inespérée d’informations pertinentes et concrètes qui m’ont permis de choisir l’encadrement de mon activité, de définir mes prestations et d’élaborer ma grille tarifaire notamment.

Comment se passe le partage du travail avec vos consœurs également membres d’Atout Assistante ?

Étant à la genèse d’Atout Assistante, nous ne sommes que 3 secrétaires actuellement, avec des profils très différents et donc des cibles-clientèle très différentes également.
Chacune d’entre nous a son propre business plan dans le cadre duquel elle a défini son plan de prospection.
Cela nous permet de ne pas « empiéter sur les platebandes » de l’autre.

De plus, nous communiquons régulièrement entre nous et nous tenons une réunion trimestrielle où nous faisons le point sur l’avancement de nos dossiers de prospection, nos mandats, nos clients.
Ces concertations nous permettent de corriger certaines actions, de ne pas reproduire certaines erreurs, de répartir des tâches entre nous, de voir l’avenir sous un angle commun tout en conservant notre activité propre.

Ne souffrez-vous pas trop de la concurrence entre vous ?

N’étant actuellement que 3 assistantes dans le réseau avec des profils très différents, nous ne sommes absolument pas en concurrence.
Je parlerais plutôt d’émulation, de complémentarité et de transparence.

Par exemple, dans le cadre de ma prospection des entrepreneurs de Bâticoop, j’ai rencontré un constructeur d’hébergements « insolites », des cabanes dans les arbres sur un site faisant référence en la matière, qui avait deux projets de prospection distincts.
Afin de pouvoir répondre à l’ensemble de ses besoins pour la mise en œuvre de tels projets, j’ai fait appel à ma collègue Nathalie, de formation commerciale, plus qualifiée que moi pour prendre en charge les aspects commerciaux alors que je pouvais prendre en charge les aspects administratifs.

Face à notre client, nous donnons ainsi une image forte de travail d’équipe, de regroupement de compétences focalisées sur l’accomplissement de son projet.
Cette caractéristique est un atout majeur qui sécurise nos clients, qui savent qu’en cas d’absence de leur assistante par exemple, une autre pourra la remplacer efficacement.

De même Nathalie, qui avait démarché une société d’assurance en Suisse, m’a transmis ce dossier qui colle totalement à mon expérience professionnelle.
Par ailleurs, je travaille actuellement sur un dossier de prospection auprès d’un comité inter-entreprises national en collaboration avec ma collègue Katia afin d’obtenir des travaux de retranscription de réunions de comités et autres tâches y afférentes.

Lorsque nous parlons de nous, nous rions en nous comparant aux 3 drôles de dames !

Quels sont vos supports de communication ? Sont-ils exclusivement liés à la franchise ou vous sont-ils également personnels ?

La microfranchise a un coût calculé en pourcentage du chiffre d’affaires qui offre, entre autres prestations, la mise à disposition d’un matériel publicitaire commun : le site internet, un flyer Atout Assistante personnalisable, et nos cartes de visite.
Nous envisageons de créer des affiches pour nos prochaines participations à des salons.

Nous avons à notre disposition le logo Atout Assistante que nous utilisons pour toutes nos communications (papier entête, signature email, etc.)

Cela ne nous empêche pas d’avoir notre propre matériel.
J’ai pour ma part développé mon « dépliant tarifaire » que je fais imprimer chez un professionnel sur papier glacé et que je j’utilise dans le cadre de mes premières offres de services.

Voyez-vous des inconvénients à la formule ? Si oui, lesquels ?

L’originalité d’un concept innovant qui en fait sa force mais qui souffre également d’être méconnu et incompris dans notre région où il est quasi-inexistant !

Plus tard, lorsque nous serons plus de trois assistantes, peut-être y aura-t-il de la concurrence entre nous.
Mais comme dit Patrice, on n’empêchera pas un concurrent de s’installer de toute façon !
Et si ce concurrent reste au sein de la coopérative, il devient possible d’identifier sa concurrence pour mieux se démarquer et d’en faire une force.

Par exemple on peut se remplacer pendant les vacances, on peut collaborer ensemble, partager des coûts sur des projets communs et, à terme, répondre aux besoins de grands donneurs d’ordre, ce qui est notre objectif en tant que réseau !

Quelles sont vos ambitions pour l’avenir ? Que peut-on vous souhaiter ?

De développer une activité rentable et pérenne.
De devenir associée de Coopilote.

Souhaitez-vous ajouter quelque chose ?

Après 5 mois au sein de la microfranchise Atout Assistante de Coopilote, je suis heureuse d’avoir fait le choix de démarrer mon activité en coopérative avec tous les avantages offerts par le portage et « l’enseigne » de la microfranchise.

Mes collègues et moi sommes 3 mousquetaires œuvrant indépendamment mais nous communiquons régulièrement et souvent, nous échangeons beaucoup.

Ce mode de fonctionnement constructif et solidaire me semble exceptionnel dans le monde de l’entreprise et particulièrement favorable à un développement d’activité serein.

Pour en savoir plus :
http://www.atoutassistante.com/