Devenir secrétaire à domicile et travailler à distance
Publié le lundi 2 décembre 2019 par Adeline Boivin, Celine Lieffroy | 0 commentaires
Classé dans : Organisation - Travailler à domicile - Espace de travail - Vie familiale -

Contrairement à un service à domicile, comme une infirmière à domicile, les expressions «  assistante à domicile  » ou «  secrétaire à domicile  » doivent être entendues « à distance ».

C’est la ou le prestataire qui travaille à domicile.

Pour illustrer la spécificité de cette manière d’exercer ce métier, Isabelle, Claudia, Alexandra, Laurie, Delphine et Adeline ont accepté de témoigner pour Croquefeuille.

  • Quelles sont leurs prestations ?
  • Comment les relations avec leurs clientes s’organisent-elles ?
  • Est-ce qu’elles rencontrent des difficultés ? Lesquelles ?
  • Ne souffrent-elles pas de l’isolement ?...

Vous travaillez, vous aussi, à distance, complétez cet article par votre témoignage en commentaire !

Isabelle Colin-Chalumeau est écrivaine publique

Domiciliée en Meurthe-et-Moselle, Isabelle a créé Zaz-Écritoire, en 2004.

Depuis le 1er septembre 2019, elle est aussi « officiellement à la retraite », mais faute de toucher à ce jour une pension complète, elle continue d’exercer son activité professionnelle.

« Je continue mon activité, mais avec beaucoup moins de stress, ayant un revenu, certes modeste, mais garanti tous les mois. »

Spécialisée dans la rédaction des biographies pour les particuliers, les missions d’Isabelle sont néanmoins variées :

« Secrétariat, transcription audio, rédaction d’articles, courriers et autres documents publicitaires, ateliers d’écriture, correction de thèses et autres documents, biographies, etc. »

Sa clientèle est présente un peu partout en France, même à l’étranger.

« Médecins, experts, artisans, CE d’entreprise, particuliers, associations, écoles, éditeurs, étudiants, etc. »

Par exemple, pour un médecin-expert auprès des assurances, elle assure la saisie sous Word des expertises enregistrées sous audio.
Pour un comité d’entreprise, elle rédige le compte rendu in extenso de leurs réunions à partir des enregistrements.

Isabelle ne rencontre d’ailleurs jamais ses client.e.s.
Les relations se font par mail et parfois, mais plus rarement, par téléphone.

« Les clients m’envoient les fichiers audio par mail avec les délais souhaités (que je confirme, ou je demande une rallonge), et je renvoie les fichiers Word par mail. »

Cela fait plus d’un an maintenant qu’elle ne travaille plus qu’à distance.
Son dernier client sur site, un comité d’entreprise chez qui elle travaillait une journée par semaine n’a pas renouvelé son contrat, mais elle continue de retranscrire leurs réunions mensuelles.

« Je ne regrette pas du tout ce changement, même si j’appréciais cette journée à l’extérieur qui m’offrait l’opportunité de m’acquitter de tâches très variées et plutôt plaisantes.
Mais cette journée était aussi source de stress : peur de ne pas me réveiller à l’heure, trajet domicile/entreprise et retour.
 »

Isabelle n’a donc pas vraiment choisi de travailler exclusivement à distance.

D’ailleurs, son premier client, un cardiologue, la faisait intervenir 2 fois 3 heures par semaine à son cabinet, et cela a duré 9 ans !

« En parallèle, j’ai travaillé pour des chirurgiens orthopédiques, des cancérologues, des pneumologues, des angiologues…
Le monde médical est petit et les médecins se refilent les tuyaux !
 »

Isabelle travaille depuis son domicile où elle a un bureau.
Elle n’y voit que des avantages.

« Je peux travailler aux horaires qui me conviennent (beaucoup la nuit), ce qui me permet d’accepter plus de missions, quitte à travailler 15 heures/jour. J’économise des frais d’essence, des frais de vêtements et surtout beaucoup de stress lié aux trajets.  »

Elle dispose aussi d’une domiciliation dans une pépinière d’entreprises, à 7 km de chez elle.
C’est là-bas qu’elle reçoit toutes ses correspondances, si bien que ses client.e.s ne connaissent pas son adresse personnelle.

Bien qu’elle affiche des horaires, les journées et les semaines d’Isabelle ne se ressemblent pas…

« J’adapte mon rythme à ma charge de travail  ».

Elle commence généralement par une première plage de 8 à 9 heures, avant d’aller sortir son chien.
Elle fait ensuite une pause-déjeuner vers 12h30, puis 16h30 pour le goûter, et s’arrête vers 19 heures, pour parfois reprendre le soir, si besoin.

« Il m’arrive de travailler plus de 15 heures dans une journée, mais seulement 3 ou 4 heures une autre journée, voire pas du tout. Je peux prendre une demi-journée pour aller me promener, ou pour me rendre à des rendez-vous personnels (médicaux ou autres). »

Isabelle prend aussi entre 6 et 8 semaines de congés chaque année.

« Depuis environ dix ans, je prends de vraies vacances que j’impose à mes clients en les prévenant au moins deux mois avant. »

Ce dont elle a besoin pour exercer :

  • Un ordinateur
  • Un dictaphone (pour les romans de la vie)
  • Un logiciel de retranscription avec pédalier

« Pour l’ordinateur, j’ai opté pour une machine conçue spécialement pour moi par un informaticien freelance. Il l’a optimisée en fonction des besoins exprimés, à savoir une grande capacité de stockage (plus deux disques durs externes avec un logiciel de sauvegarde automatique, en plus de celui intégré dans Windows), une très bonne vitesse de réactivité de façon à pouvoir afficher en permanence plusieurs fichiers Word/Excel, plusieurs fenêtres sur internet, Outlook, le lecteur audio, la calculette, etc. »

Isabelle voit peu de difficultés au fait d’exercer à domicile.
Quand elle s’est lancée, en 2004, le débit internet pouvait être faible, mais les choses se sont améliorées avec l’ADSL.

Elle ne souffre pas de l’isolement.
Il faut dire qu’elle n’appréciait pas spécialement les relations avec ses collègues, et se qualifie en souriant de « sauvage »...
Par ailleurs son conjoint étant retraité, elle n’est pas « seule pour les repas, et la porte de (son) bureau est toujours ouverte... »

Quand elle travaillait sur site, il lui est arrivé d’avoir affaire à un client, chirurgien, qui a cherché à la « maltraiter » comme il le faisait avec sa secrétaire.

« Je lui ai immédiatement rappelé que je n’étais pas sa salariée, mais une prestataire de service en renfort et que nous pouvions librement mettre fin à notre collaboration, si l’un ou l’autre n’était pas satisfait. Cela a permis de remettre les pendules à l’heure et j’ai pu travailler en toute quiétude avec cet affreux personnage qui ne manifestait de respect qu’à mon égard, traitant sa secrétaire salariée comme je ne traiterais pas mon chien !  »

Son conseil pour se lancer à domicile :

« Viser les missions qui peuvent s’effectuer à distance (transcription, saisie, correction, rédaction, etc.), et s’adresser à tous les professionnels susceptibles d’avoir besoin de ce type de services. »

Elle ajoute :

« Il y a beaucoup de travail, beaucoup de demandes, les professionnels sont très intéressés de travailler avec un prestataire qui ne leur coûtera rien d’autre que le travail fourni. »

Selon elle, il faut croire en son projet et ne pas se laisser « polluer  » par « les pessimistes et les dubitatifs. »

Pour en savoir plus sur les prestations d’Isabelle : http://ichalumeau.free.fr

Claudia Canaud est spécialisée en permanence téléphonique

Installée en Charente, près de Mérignac, elle a créé le Le s’crétariat de Claudia en 2013, et propose des prestations d’accueil téléphonique, de prise de messages et de gestion d’agenda.

Elle travaille pour les professions médicales et paramédicales (et notamment les ostéopathes), ainsi que pour les dirigeants et artisans qui sont occupés sur leurs chantiers et/ou souvent en déplacements.

Sa clientèle n’est pas forcément locale, mais vient de « toute la France ».

« Je n’ai rencontré qu’un de mes clients, parce qu’il est le seul à être sur un département limitrophe. »

Elle communique avec elleux :

  • par Messenger : notamment pour leur transmettre les messages et les coordonnées des personnes à rappeler
  • par mail, y compris pour l’envoi des factures

Claudia a choisi de travailler à distance « après avoir réfléchi aux inconvénients des déplacements et au coût du carburant ».

Pour elle, les avantages sont nombreux :

« Déjà, il n’y a pas le stress du déplacement, de la circulation, de la crainte de ne pas trouver de place devant chez le client. Les créneaux horaires pour les repas sont respectés, et je peux travailler entourée de mes chats. »

J’ajoute qu’elle avait eu des mauvaises expériences avec des missions sur site qui étaient restées impayées

Claudia s’est aménagé un bureau dans sa maison, « à l’écart des lieux de vie et du bruit ».

Il possède même une porte donnant sur l’extérieur pour éventuellement recevoir des personnes sans avoir à passer par l’intérieur.

Elle a des horaires « bien précis, avec une coupure entre 12h30 et 13h30, pour déjeuner ».
Sinon, la permanence est ouverte de 8h30 à 18h30, sauf le jeudi où Claudia termine à 17h15, « afin de me permettre d’aller à la gym ».

« C’est important d’avoir une activité physique, étant donné que je suis toujours assise. Dès que je peux, j’intègre un moment pour aller à la piscine. »

Elle ne travaille pas le samedi, et se réserve une après-midi dans la semaine pour les livraisons de sa seconde activité de vente de croquettes.

Claudia a commencé à rencontrer des difficultés dans son activité quand elle a changé de région.
Elle travaillait auparavant sur site, il lui a donc fallu se constituer une nouvelle clientèle.

« C’est à ce moment-là que je suis tombée sur des clients qui ne m’ont pas payée et que j’ai décidé de travailler à distance. »

Elle a d’abord travaillé pour des consœurs en sous-traitance, et cherche encore à compléter sa clientèle en propre.

À son bureau, elle travaille avec :

  • deux ordinateurs et un casque
  • une licence de téléphonie pour le standard
  • un système de messagerie pour communiquer avec ses clients

En tant que secrétaire à domicile, il lui arrive de souffrir de l’isolement, mais elle « aime travailler dans le calme et le silence ».

Elle compense en communiquant avec ses collègues.

« Juste, parfois, il arrive que, si on a beaucoup d’appels, on n’ait pas le temps de communiquer entre nous… Alors là, oui, on se sent un peu seule. »

Claudia a aussi son activité de livraison de croquettes qui lui permet de sortir et de voir des gens.

« Cette année, je vais reprendre également les formations à la Chambre des métiers pour me permettre de me remettre à jour et de rencontrer des personnes indépendantes comme moi, dans la même activité ou pas. »

Ses conseils pour celles et ceux qui souhaitent travailler exclusivement à domicile :

  • bien calculer les coûts
  • suivre les formations CMA

« Je rajouterai que c’est super de travailler pour soi, à condition d’avoir bien trié le pour et le contre, parce qu’on travaille sans filet. A moins d’être jeune et de pouvoir retourner vers le salariat – ce qui pour moi serait un échec –, celles qui sont plus âgées ont intérêt à tenir bon, et à ne pas s’être trompées d’avoir choisi cette voie. »

Pour en savoir plus sur l’activité de Claudia : http://help-appel.com

Polyvalente, Alexandra Moser aimerait se développer localement

Assistante indépendante depuis 2016 sous le nom AM-AI, elle exerce depuis peu dans le Lot (46), après avoir passé plusieurs années en Gironde (33).

Sans s’y consacrer à 100 %, les premières années lui ont permis de mettre en place son projet, avec :

  • la création de l’activité,
  • la participation à des formatons
  • le développement d’une clientèle régulière

En 2019, elle a dû aussi gérer son déménagement et la rédaction de son mémoire dans le cadre de sa formation ADEA (assistante de dirigeant des entreprises artisanales > vous pouvez lire son témoignage >> ICI <<)

« L’année 2020 devrait donc montrer une progression de mon CA et, je l’espère, une implantation réussie auprès des acteurs locaux. »

Alexandra travaille plutôt pour des TPE ou des indépendant.e.s du tertiaire, mais également pour une très grande entreprise.

Pour ses client.e.s, elle réalise les prestations suivantes :

  • Support administratif : courriers aux organismes, interface avec les différents services et acteurs dans et en dehors des entreprises, suivi des obligations légales…
  • Facturation et secrétariat commercial, suivi des frais, relations avec les cabinets comptables…
  • Organisation évènementielle (séminaires, réunions), et relations commerciales avec les prestataires…
  • Conception, relecture, correction et mise en page de documents ou de présentations
  • Veille et recherches documentaires (dans le cadre d’études de marché)

Par exemple, pour l’un de ses clients dans évènementiel, elle s’occupe de la recherche de sites pour les séminaires, l’hébergement, la restauration qu’elle étudie au regard du cahier des charges et des besoins.
Pour un autre client, dans le domaine des études de marchés, elle participe aux recherches documentaires, prend en charge la mise en page des dossiers et créé les présentations PowerPoint qui serviront de supports à la présentation orale de l’étude.

« Mes clients sont fidèles. Certains me donnent du travail en permanence et d’autres ponctuellement dans l’année. »

Elle souhaite se développer avec une clientèle locale, ce qui n’est pas le cas actuellement.

Pour l’un de ses clients parisiens, elle se déplace environ une fois toutes les 6 semaines (ses frais sont pris en charge).

« Je m’installe au siège de l’entreprise avec l’équipe pour qui je travaille. Cela me permet de faire du classement, mettre le nez dans les contrats qui sont sur place si besoin, etc.
C’est aussi l’occasion de partager du temps avec l’équipe que je connais bien et qui est super
. »

Pour un autre de ses clients pour lequel elle participe à l’organisation des évènements, elle se déplace également, une fois par an, « n’importe où en France ».

Pour les autres, le travail ne se fait qu’à distance.

« Par contre, je préviens lorsque je passe dans la région pour qu’on essaie de se croiser, au moins le temps d’un café. »

Sinon, la communication se fait par mail, ou par téléphone, « si nécessaire ».

« J’ai des rapports très amicaux avec certains, plus réservés avec d’autres, mais toujours bienveillants et agréables. »

Alexandra a souhaité travailler à distance :

  • pour travailler pour des clients situés n’importe où
  • pour adapter son temps de travail sans être contrainte par des horaires de bureau, et mieux concilier sa vie pro et vie perso

Les avantages qu’elle y voit :

  • Aménager son temps « en toute autonomie »
  • Travailler depuis chez elle (« le top depuis que j’ai un bureau dédié »)
  • Ne pas perdre son temps dans les transports.

« Par contre, le fait de n’avoir QUE des clients à distance est un concours de circonstances. J’aimerais bien en avoir 1 ou 2 locaux que je verrais plus souvent. »

Aussi apprécie-t-elle ses quelques déplacements « pour changer d’environnement et retrouver une ambiance plus « entreprise »…

Alexandra dispose désormais (depuis son déménagement) d’un bureau dédié à son domicile.
Il lui sert aussi d’atelier couture le week-end…

Pour son activité, elle a besoin d’internet, d’un PC portable et d’un deuxième écran, d’une imprimante multifonction et d’un téléphone portable.

Ses horaires s’adaptent à ceux de son fils de 6 ans.

« Je travaille durant les horaires d’école de mon fils, et j’essaie de n’avoir pas trop de boulot le mercredi pour lui éviter le centre de loisirs. »

Cela limite le nombre de ses missions, d’autant que l’un de ses clients lui demande beaucoup de temps.

« J’organise donc un peu mes journées en fonction de celui-ci. »

Le travail à distance et la communication par mail ne vont pas sans inconvénient  :

« Pour mon plus gros client, j’ai beaucoup de dossiers en cours en même temps et qui avancent par bribes, car je suis dépendante des réponses de plusieurs personnes. Ce qui me prendrait 5 minutes, si j’avais tout le monde sous la main, me prend parfois jusqu’à 5 jours, parce que chacun répond aux mails à son rythme. »

Les autres difficultés rencontrées touchent à l’organisation du travail.

Les journées passent vite, « et parfois, je me sens peu productive », surtout quand « on a la maison à gérer à côté »…

Aussi, Alexandra essaie-t-elle de se créer des routines pour optimiser son temps :

« J’essaie de gérer les tâches comme les courses sur le mercredi, quand mon fils est avec moi et que je ne peux pas vraiment travailler. »

Elle tâche d’éviter la dispersion :

« Pour les dossiers qui s’éparpillent, j’attends si possible d’avoir réuni assez d’éléments, histoire de m’y consacrer plusieurs heures d’affilée, car c’est trop long de se replonger dedans, sinon. »

Son mode de vie n’est de toute façon pas comparable à celui qu’elle avait lorsqu’elle était salariée, en région parisienne.

« J’attends de voir comment se déroulera 2020, où j’aurai théoriquement le temps suffisant pour facturer correctement et me dégager un revenu satisfaisant. »

Dans tous les cas, elle ne souhaite pas « rogner sur (sa) qualité de vie ».

« Je préfère gagner modestement et profiter du rythme et du temps en famille/loisirs dont je bénéficie actuellement. »

Alexandra échange régulièrement avec ses clients, et ne souffre pas de l’isolement.

« Et surtout, je trouve que cette organisation me permet de bien m’intégrer localement (auprès de l’école, activités associatives, etc.) sur le plan personnel. Les échanges que je n’ai pas forcément au niveau pro sont compensés par des échanges perso. »

Elle n’exclut d’ailleurs pas que ces échanges au niveau perso ne lui apportent un jour des missions.

Ses conseils pour les secrétaires qui souhaitent travailler exclusivement à domicile :

  • Bien s’insérer au niveau local, même à titre personnel, histoire de voir du monde et faire connaître son activité
  • Se déplacer pour voir ses client.e.s de temps à autres, si cela est envisageable
  • Se mettre « physiquement » en condition en se préparant comme si vous alliez au bureau…

Pour en savoir plus sur AM-AI : https://www.am-ai.fr

Mampreneure, Laurie s’est spécialisée en retranscription audio

Vivant en Bourgogne, elle est secrétaire indépendante depuis 2016, sous le nom Transcription & Web, et exerce exclusivement depuis son domicile.

« Aujourd’hui, mon entreprise fonctionne bien et je suis épanouie dans mon travail. »

Ses prestations :

  • Transcription audio d’entretiens, de séminaires, de congrès, de vidéos
  • Rédaction de procès-verbaux

« Les enregistrements que je reçois le plus sont des entretiens. Il peut s’agir de simples rendez-vous techniques, ou dans le cadre d’une étude précédant la mise en place d’un logiciel ou bien des enquêtes avant travaux. »

Elle travaille exclusivement en français, mais depuis septembre 2019, elle s’est associée à une consœur, Laura, pour les retranscriptions en espagnol.

Ses client.e.s sont principalement des chercheurs et chercheuses universitaires, des indépendant.e.s, des petites et moyennes entreprises et des étudiants.

« Je n’ai jamais eu un seul client de ma région, et j’ai même de plus en plus de demandes venant de la Suisse, ainsi que du Canada et de l’Australie. »

Afin d‘éviter le démarchage téléphonique, Laurie a décidé de ne plus communiquer son numéro de téléphone.

« Cela m’arrange, car le téléphone est plutôt ma hantise. »

Ses rapports avec sa clientèle n’en sont pas moins « excellents  », les échanges « toujours agréables et respectueux »...

Il faut dire qu’elle « soigne » ses mails :

« Par écrit, nous pouvons très vite mal comprendre des points, ou prendre les choses différemment de ce qu’elles sont vraiment. »

Sa devise : « Une ambiance chaleureuse, mais professionnelle est la clé d’une collaboration réussie ! »

En revanche, « suite à de mauvaises expériences » alors qu’elle était salariée, elle ne franchit plus la limite du vouvoiement.

Habitant à la campagne, Laurie a décidé de créer sa propre activité à domicile, parce que les offres d’emplois étaient trop rares, éloignées de ses domaines de compétences, et loin géographiquement.

Elle y a trouvé la liberté.

« Par exemple, pendant ma grossesse, les rendez-vous de suivi étaient nombreux. Travailler depuis mon domicile était vraiment le plus simple, y compris pour organiser mes journées quand j’étais fatiguée. »

Laurie dispose d’une pièce dédiée à son activité.
Les outils dont elle ne pourrait pas se passer :

  • Express Scribe en version pro
  • la suite Office
  • un casque audio...

Ses horaires habituels sont 9-12 heures, puis 14-18 heures, du lundi au vendredi, mais ils s’adaptent au rythme du bébé.

« Je commence toujours mes journées par une séance de sport, mais je fais en sorte d’être derrière mon bureau à 9 heures, et parfois avant, si ma charge de travail est plus conséquente. »

Depuis avril 2019, que son bébé est arrivé, son rythme de travail est adapté.

« Heureusement, les siestes sont à peu près toujours les mêmes. Je mets toute mon énergie au travail, lors de ces moments. »

Elle garde l’objectif de retranscrire une heure d’audio par jour, ce qui devient compliqué « lorsque bébé ne veut pas jouer ni dormir et ne veut que les bras  »…

Sinon, ses difficultés ont surtout été de trouver ses premiers clients.

« En dehors de cela, je n’ai pas rencontré de difficultés particulières. Aujourd’hui, tout passe par internet, c’est plus simple pour les démarches administratives. »

Pour trouver ses missions, elle s’est formée via « des classrooms, des MOOC sur le SEO, pour réussir à formuler un site bien référencé et attirer les clients ».

Laurie, « plutôt casanière » ne souffre pas de l’isolement.
Elle est en lien avec une consœur avec qui elle discute régulièrement.

Pour celles et ceux qui souhaitent travailler à domicile, son conseil est de travailler le référencement de leur site internet :

« Toute mon activité découle de mon site web, j’en prends donc soin. »

Pour en savoir plus sur les prestations de Laurie : https://www.transcriptionetweb.com/

Spécialisée dans l’audiovisuel, Delphine aide ses client.e.s à répondre aux appels d’offres

Installée dans l’Hérault, Delphine Aubert a créé Scrib’AO en avril 2018, au sein de la coopérative d’entrepreneur.e.s Crealead.

« Je suis encore en cours de rodage. J’ai mis quelque temps avant de vraiment définir mon activité idéale (prestations, clientèle cible, rythme, personal branding...) Je ne vis pas encore de mon activité. »

Spécialisée dans les appels d’offres dans le domaine de l’audiovisuel, Delphine vise les sociétés de production, plutôt des TPE.

Ses prestations sont les suivantes :

  • Conseil stratégique pour l’élaboration d’une offre
  • Audit de mémoires techniques
  • Accompagnement individuel pour comprendre les marchés publics et construire un mémoire technique

Ses missions sont réalisées à distance, sa clientèle est nationale.

« Mais il m’est arrivé de collaborer avec des clients situés à quelques kilomètres de chez moi sans jamais les avoir vus avant ! »

Ne pas rencontrer ses clients ne la dérange pas.

« En revanche, ayant besoin d’échanges directs (pour le feeling, mais aussi pour être certaine de correctement cerner leurs besoins), je tiens à avoir des échanges téléphoniques, au moins en début de mission. »

Les relations qu’elle entretient avec elleux « sont toujours placées sous le signe du sérieux, de la décontraction et de l’égalité ».

Il arrive qu’illes se tutoient.

Delphine a voulu travailler à domicile pour :

  • être libre de fixer ses horaires
  • toucher une cible nationale

« Je suis dans une niche. Si je devais en plus me limiter géographiquement, cela deviendrait compliqué pour moi. »

De plus, « allergique aux ordres », elle ajoute :

« Être dans les locaux de mon client me donnerait l’impression qu’il y a un lien de subordination. »

L’avantage qu’elle voit au travail à domicile est :

  • de pouvoir gérer ses plages de travail comme elle le souhaite
  • d’accorder quasiment autant de temps à ses besoins personnels qu’à son travail

Delphine travaille aujourd’hui quasi exclusivement à domicile où elle dispose d’une pièce dédiée.

«  Il n’y a que la partie accompagnement que je propose au choix en présentiel ou à distance. »

Ses horaires sont généralement de 9 heures /18h30, du lundi au vendredi.

Elle les adapte en fonction de ses besoins, de sa charge de travail ou des délais liés à une mission.

Les outils dont elle ne peut pas se passer :

  • Wetransfer et Dropbox, pour la transmission des documents
  • Skype, « pour faire le point avec les clients lorsque le téléphone n’est pas suffisant »

Delphine n’a pas rencontré de difficultés liées au travail à distance.

« Je connais très bien mon métier, aussi je maîtrise les méthodes de travail et de communication pour réaliser mes prestations sans difficulté. »

C’est plus sur le plan relationnel que la distance peut-être pour elle « un peu plus difficile à vivre », même si elle se dit « plutôt solitaire ».

« Plusieurs fois par mois, je me rends à des mini-conférences et ateliers sur des thématiques professionnelles afin d’échanger avec d’autres experts et rompre l’isolement. »

Son conseil pour travailler à distance :

« Bien se construire en amont une méthodologie de travail, l’objectif étant d’avoir une communication fluide avec le client et de rassurer ce dernier sur la bonne réalisation de la prestation. »

Pour en savoir plus sur Scrib’AO : http://www.scribao.fr

Adeline Boivin travaille essentiellement avec des membres de son réseau coopératif

Installée au Mans, elle a créé Liria Assistance, en avril 2016, au sein de la coopérative Oxalis.

« Mon activité s’est bien développée. Elle est désormais stable. »

Polyvalente, Adeline s’est petit à petit spécialisée dans :

  • la gestion commerciale : devis, factures, relances des impayés, notes de frais
  • la partie administrative des marchés publics (« que je ne connaissais pas du tout lorsque j’ai lancé mon activité, mais c’est une prestation qui m’est souvent demandée »)

Non seulement, Adeline ne travaille qu’à distance, mais elle a cette spécificité de ne quasiment travailler que pour des entrepreneur.e.s d’Oxalis...

Elle a l’occasion de les rencontrer ponctuellement, lors de temps coopératifs qui n‘ont pas forcément à voir avec leurs activités.

« Ces temps restent informels, puisque nous sommes bien accaparés par d’autres sujets. Nous en profitons pour parler d’autre chose que le travail. »

Du fait de sa charge de travail, Adeline préfère convenir de RDV téléphoniques avec ses client.e.s.

Sinon, elle communique avec elleux via les réseaux sociaux, les e-mails, Mattermost ou Skype…

Au départ, Adeline souhaitait proposer ses prestations à distance et sur site…

« Après trois expériences sur site, je ne voyais pas la différence avec le salariat. Ce n’était pas en adéquation avec ce que je cherchais. »

Elle a fini par ne plus accepter que des missions ponctuelles dans les locaux de ses clients, mais cela devenait trop compliqué à gérer par rapport au reste de ses missions.

Aujourd’hui, elle ne travaille plus qu’à distance.

Cela lui permet de :

  • gérer son agenda (reporter un dossier si cela est possible afin de répondre à une urgence)
  • organiser ses rendez-vous personnels
  • avoir plus de temps pour déjeuner, le midi, et ne plus avoir à courir pour manger sur le pouce
  • ne pas attendre des documents ou des consignes afin de pouvoir avancer sur son travail (« si je n’ai pas les éléments, je reporte et travaille pour un autre client »)
  • être bien installée, et d’éviter le mal de dos en étant assise sur des chaises peu confortables…
  • travailler avec son chat

« Cela peut prêter à sourire, mais il a été prouvé que la présence d’un animal au travail améliore considérablement la productivité et réduit le stress (et il est surtout trop mignon !) »

Adeline dispose d’un bureau fermé dans sa maison.

« C’est une pièce dédiée que j’ouvre et que je ferme le soir, ce qui me permet de ne pas avoir la vue sur mon travail (même si je n’ai pas beaucoup de papiers). »

Pour son activité, elle utilise :

  • un PC portable, un écran externe surélevé, une souris ergonomique (verticale), un repose-poignet, un siège ergonomique,
  • une imprimante, une application pour scanner des documents,
  • un agenda informatisé.

« Tous ces outils sont importants. Je pourrais travailler sans, mais cela serait inconfortable. »

Sa journée-type commence à 9h30 jusqu’à 18 heures, avec une pause de 12h30 à 14h30.

« Chaque matin et après-midi, je prends une trentaine de minutes pour répondre aux sollicitations rapides et identifier les demandes prioritaires. Ma journée est ensuite découpée en plusieurs créneaux où je me concentre sur deux ou trois clients. »

Son planning est arrêté chaque lundi matin, mais il est « de plus en plus fréquent » qu’il soit établi dès la semaine précédente.

Adeline n’a rencontré aucune difficulté à travailler à distance.

« Pour moi, le travail à distance s’est avéré comme une solution, ainsi qu’une évidence. C’est plutôt le travail sur site qui m’a posé de nombreuses difficultés (relationnelles et organisationnelles). »

Elle ne souffre pas de l’isolement.

« J’ai toujours travaillé seule, même en tant que salariée. J’y suis habituée. Les moyens de communication permettent une présence à distance, soit pour échanger avec les client.e.s soit pour décompresser et discuter avec ses ami.e.s. Je profite de moments de détente pour sortir et voir du monde. »

Ses conseils pour les secrétaires qui souhaitent travailler exclusivement à domicile :

  • Ne pas avoir peur d’assumer leur choix, quitte à refuser un contrat
  • Avoir une pièce dédiée à leur activité
  • Définir des horaires fixes, mais variables en fonction de SES envies et non imposés par le/la client.e.

Pour en savoir plus sur son activité : https://liria-assistance.jimdo.com

Et vous, est-ce que vous travaillez – ou aimeriez-vous travailler – plutôt sur site, chez vos client.e.s, ou à distance, depuis votre domicile ? Pourquoi ? Est-ce un choix de votre part ? Quels sont les avantages et les inconvénients ?...
Dites-nous tout en commentaire !

Commentaires
Laisser un commentaire
modération a priori

Ce forum est modéré a priori : votre contribution n’apparaîtra qu’après avoir été validée par un administrateur du site.

Qui êtes-vous ?
Votre message

Pour créer des paragraphes, laissez simplement des lignes vides.

Lien hypertexte

(Si votre message se réfère à un article publié sur le Web, ou à une page fournissant plus d’informations, vous pouvez indiquer ci-après le titre de la page et son adresse.)

Lettre d'information

Inscrivez-vous à la lettre de Croquefeuille en remplissant ce formulaire :

Prénom :
Email *  :
* champ obligatoire.

Les plus lus
Publication
Mots-clefs
Les auteurs